por Daniela McVicker
Algunas personas pueden creer que la gestión de proyectos puede ser un trabajo simple, ya que habrá muchos empleados trabajando en un proyecto determinado. En realidad, la gestión de proyectos es coherente con varias responsabilidades y otras subtareas dentro del trabajo en sí.
Junto con eso, las personas que componen un equipo directivo deberán trabajar en perfecta armonía y colaboración. Esto hace que la gestión de proyectos sea especialmente desafiante y requiere un cierto conjunto de habilidades.
Además de las habilidades estándar que cualquiera esperaría que tuviera un gerente de proyecto, también hay algunas que a menudo se pueden pasar por alto. Aquí hay algunas habilidades muy importantes y útiles que un gerente de proyecto debe tener, incluso si no suelen ser notadas.
Creatividad
Esta habilidad parece encajar mejor en la gestión de productos. Sin embargo, la creatividad juega un papel importante en la gestión de proyectos financiados por el gobierno y el gobierno, ya que puede ayudar a encontrar soluciones en situaciones difíciles.
La falta de pensamiento creativo fue una de las razones por las que Obamacare fracasó. Cuando se aprobó el proyecto de ley, muchas empresas se vieron presionadas por el gobierno, incapaces de pagar el seguro de sus empleados.
La política de Obamacare y la incapacidad de alterar el proyecto de ley puso a muchas empresas en una posición sin salida.
Por lo tanto, las empresas se vieron obligadas a despedir empleados a tiempo completo o transferirlos a un estado de tiempo parcial y dejaron de contratar por completo. Todo esto sucedió porque la política falló en ofrecer soluciones flexibles para las empresas en los Estados Unidos, lo que hizo que este proyecto federal fuera un fracaso.
Control de calidad
Aunque parece esencial, otra habilidad que a menudo se pasa por alto en los gerentes contratados para curar un proyecto federal es la capacidad de controlar y garantizar la calidad.
La falta de control de calidad en la gestión de proyectos se puede observar mejor en el ejemplo del fallido proyecto CitiTime Management de la ciudad de Nueva York que le costó a la administración de Bloomberg $ 700 millones.
El proyecto tenía como objetivo automatizar las operaciones de nómina y fue ejecutado por el banco Citi. El costo inicial de este proyecto fue de $ 68 millones, pero rápidamente se disparó a $ 700 millones bajo la administración del Director de Presupuesto del alcalde Bloomberg y la Oficina de Administración de Nómina.
Lo que podría ser una gran solución para la ciudad resultó ser un intento fallido de control de calidad. El Departamento de Investigación de la Ciudad de Nueva York, entre las acusaciones generales de fraude, citó las siguientes deficiencias :
- supervisión ejecutiva inadecuada
- no responsabilizar a los contratistas
- No planificar el futuro control de la ciudad sobre la gestión y el mantenimiento de los proyectos.
Todas las deficiencias citadas indicaron que la administración de Bloomberg no logró controlar la calidad de la ejecución del proyecto, lo que provocó la pérdida de un proyecto de $ 700 millones.
Habilidades de comunicación
Estas habilidades blandas son esenciales en la gestión de proyectos. La falta de habilidades de comunicación puede provocar gastos imprevistos, incumplimiento de los plazos y, como resultado, el fracaso del proyecto.
La mala comunicación fue una de las razones por las que el gobierno abandonó el proyecto ERP de la Fuerza Aérea de EE. UU. De mil millones de dólares.
Este proyecto de planificación de recursos empresariales fue una gran idea para integrar todos los sistemas tecnológicos que usaba la Fuerza Aérea en un software integral.
Sin embargo, el proyecto carecía de un líder que organizara la comunicación y pudiera ser responsable de todas las decisiones. Como resultado, los oficiales de la Fuerza Aérea reestructuraron el programa tres veces, cambiando constantemente la lista de requisitos y finalmente descartando el proyecto por completo.
Como resultado, un proyecto financiado por el gobierno con mucho potencial fracasó debido a una mala comunicación.
Conocimiento tecnológico
Podría pensar que cuando el gobierno contrata gerentes para liderar proyectos relacionados con la tecnología, se asegurarán de investigar el conocimiento y la experiencia del gerente de proyecto en tecnología.
Sin embargo, la historia muestra que el conocimiento tecnológico a menudo puede ser una habilidad de gestión de proyectos pasada por alto. Esta vez, la situación tuvo lugar en el Reino Unido y le costó al gobierno £ 10 mil millones.
El sistema de registro de pacientes del NHS iba a ser uno de los sistemas de seguimiento de registros más innovadores del mundo. Sin embargo, el proyecto fracasó porque los nuevos sistemas de TI regionales que administraban el sistema de registro de pacientes del NHS estaban mal administrados .
Uno de los problemas que llevó al fracaso del proyecto fue la incapacidad del gobierno para gestionar los proyectos de TI debido a la falta de conocimientos y experiencia en tecnología entre los miembros del Parlamento, quienes podían delegar la gestión de este proyecto en profesionales más competentes.
Delegación
En el ejemplo anterior del NHS, la gestión del proyecto también carecía de habilidades de delegación.
La capacidad de delegar y asignar tareas es una de las más cruciales en la gestión de proyectos. El desempeño de algunas empresas depende por completo de la capacidad de la administración para distribuir las tareas de manera adecuada.
Por ejemplo, los sitios web de servicios de redacción y la calidad del trabajo que realizan dependen en gran medida de qué tan bien cada líder de equipo distribuyó las tareas de redacción a sus subordinados de acuerdo con su conocimiento y experiencia.
Lo mismo funciona para proyectos financiados por el gobierno. La responsabilidad aquí, sin embargo, es mucho más seria que en la gestión de productos.
Los gobiernos financian la mayoría de sus proyectos con dinero de los contribuyentes. La falta de habilidades de delegación adecuadas en la gestión de proyectos puede conducir a gastos considerables y, en última instancia, puede terminar en un fracaso que le cuesta a la nación miles de millones.
Priorización
Cuando el proyecto es muy ambicioso, la priorización es una de las habilidades clave que debe tener un gerente para llevar este proyecto al éxito.
Sin embargo, las habilidades de planificación y priorización también pueden pasarse por alto, como en el ejemplo del sistema de casos virtuales del FBI.
Este proyecto le costó al gobierno de EE. UU. $ 170 millones y tenía como objetivo modernizar los sistemas tecnológicos del FBI y los diversos activos de información. Después de cinco años de negociaciones y reestructuraciones de ida y vuelta, el proyecto fue abandonado.
En su informe, el FBI citó las siguientes razones del fracaso del proyecto :
- falta de plano
- cambios repetidos en la especificación
- microgestión
Todas estas razones indican la falta de una adecuada planificación y priorización en la gestión de proyectos, lo que, después de cinco años de indecisión, obligó al gobierno de Estados Unidos a abandonar este proyecto por completo.
Reacción al estrés
En el fallido proyecto del FBI, otra razón citada en el informe oficial fue el frecuente cambio de gerentes responsables de este proyecto. Esto conduce a una habilidad de gestión de proyectos más pasada por alto, que es la reacción al estrés.
Los proyectos financiados por el gobierno a menudo involucran sumas considerables de dinero, lo que agrega responsabilidad y, como resultado, estrés. Es por eso que los gerentes de proyectos que trabajan en empresas financiadas por el gobierno deben ser resistentes al estrés y preservar la capacidad de mantener la calma y pensar con claridad en situaciones difíciles.
Espíritu de colaboración
Otra habilidad de gestión de proyectos que a menudo se pasa por alto es la capacidad de crear una atmósfera de participación y colaboración. Muchos de los proyectos mencionados anteriormente fracasaron porque los gerentes carecían de esta habilidad esencial.
Esta capacidad incluye las habilidades de delegación, creatividad, control de calidad, comunicación y priorización antes mencionadas. Un buen gerente de un proyecto financiado por el gobierno federal o el gobierno debe ser un jugador de equipo que comprenda el papel de cada miembro del equipo para alcanzar la meta del proyecto.
Conclusión
Los proyectos financiados por el gobierno implican una gran responsabilidad y rendición de cuentas. Es por eso que el proceso de selección para los gerentes de proyecto, en este caso, debería ser más elaborado.
Las agencias federales deben mirar más allá del conjunto estándar de habilidades que buscan en los gerentes de proyectos para asegurarse de contratar a una persona que se encargará de impulsar el asunto.
