por Sam Abadir
- Volviendo a los fundamentos
- Identificación de nuevos escenarios de riesgo
- ¿Qué haremos de manera diferente si hay una segunda ola de la pandemia u otra pandemia en el futuro?
- ¿Qué pasa si las nuevas barreras COVID-19 impiden que sus proveedores negocien?
- ¿Cuáles son los riesgos de seguridad de datos adicionales o mayores?
- Aprovechar a los administradores del conocimiento para informar la estrategia de continuidad del negocio
- Crear una cultura en el lugar de trabajo consciente de los riesgos
- Utilizar herramientas que pueden ayudar
- Estrategias de continuidad informadas por KM
El mundo sabía que era posible un brote viral, especialmente a raíz de virus como el Ébola y el Zika. Sin embargo, nadie podría haber predicho el impacto generalizado que tendría COVID-19 en las personas y empresas de todo el mundo.
Solo en Estados Unidos, más de 100.000 pequeñas empresas han cerrado de forma permanente desde principios de marzo debido al brote de coronavirus, según un estudio realizado por investigadores de la Universidad de Illinois, la Escuela de Negocios de Harvard y la Universidad de Chicago. Entre enero y febrero, la producción industrial en China cayó un 13,5%, según el Foro Económico Mundial , lo que resultó en un número significativo de cadenas de suministro interrumpidas o interrumpidas.
Si bien los líderes no pueden predecir cuándo, exactamente, ocurrirán emergencias como una pandemia, pueden crear planes de continuidad comercial basados en el riesgo para limitar el impacto. A medida que la economía comienza a reabrirse y se desarrolla una “nueva normalidad” para los empleados de todo el mundo, los líderes deben repetir las evaluaciones de riesgo que tengan en cuenta los desafíos emergentes. Al desarrollar dichos planes, se deben considerar las siguientes pautas y tecnologías.
Volviendo a los fundamentos
La pandemia ha traído nuevas reglas para vivir, desde regulaciones de distanciamiento social hasta diferentes canales de comunicación e interacción con proveedores, clientes y socios. Con estos cambios vienen nuevos riesgos, y cada uno de ellos debe evaluarse y contabilizarse en los planes de continuidad del negocio.
Los administradores del conocimiento pueden ayudar a identificar dónde se debe compartir la información y cómo los diferentes departamentos pueden aprovecharla y utilizarla mejor.
Los planes de continuidad del negocio generalmente se han centrado en riesgos como fallas de TI, desastres naturales y cortes de energía. Pero ahora, después de que la pandemia ha arrojado luz sobre la importancia de las estrategias de respaldo, y con oleadas adicionales de COVID-19 potencialmente en marcha, las empresas buscan actualizar y expandir los planes de continuidad comercial para tener en cuenta todos los escenarios y sus riesgos interrelacionados.
A medida que se desarrollan estos planes, es fundamental que las empresas tengan una visión integrada de todos los riesgos para comprender dónde se superponen los recursos y dónde existen cuellos de botella, y dónde los canales de proveedores y clientes podrían verse afectados. Necesitan tener la confianza de que sus soluciones se basan tanto en la ética como en el cumplimiento. Pero, para que eso suceda, las empresas deben volver a lo básico, con líderes que realicen nuevas evaluaciones de riesgos, esta vez, en coordinación con los administradores del conocimiento. Los administradores del conocimiento pueden ayudar a identificar dónde se debe compartir la información y cómo los diferentes departamentos pueden aprovecharla y utilizarla mejor.
Identificación de nuevos escenarios de riesgo
Para iniciar el proceso de actualización de las estrategias de continuidad, los líderes y gestores del conocimiento deberán cuestionar nuevos escenarios de riesgo y su potencial impacto. Deben abordar las siguientes preguntas:
¿Qué haremos de manera diferente si hay una segunda ola de la pandemia u otra pandemia en el futuro?
Muchos científicos e investigadores han dado un paso al frente para afirmar que probablemente habrá olas adicionales de la pandemia. Esto podría significar otra ronda de los mismos riesgos que acaba de enfrentar el mundo, desde trabajo remoto y empleados enfermos hasta una economía cerrada y cadenas de suministro rotas.
¿Qué pasa si las nuevas barreras COVID-19 impiden que sus proveedores negocien?
Las cadenas de suministro globales ya se habían vuelto excepcionalmente complejas antes de COVID-19. Nestlé, por ejemplo, ha declarado que trabaja con 165.000 proveedores directos. La pandemia complicó aún más las cosas, con el distanciamiento social y las órdenes de cierre que obligaron a las fábricas de todas partes a cerrar o reducir su capacidad. En los países gravemente afectados, es posible que algunos proveedores no se recuperen a tiempo, o no puedan legalmente, reabrir en coordinación con el cronograma de sus socios o clientes.
¿Cuáles son los riesgos de seguridad de datos adicionales o mayores?
La pandemia obligó rápidamente a muchas personas a trabajar de forma remota. Con este cambio repentino, los empleados comenzaron a acceder a archivos desde servidores remotos y redes WiFi personales, lo que generó problemas de privacidad y seguridad y afectó la actividad de cumplimiento. Tener una fuerza laboral en muchas redes diferentes hace que la empresa sea más vulnerable a una brecha de seguridad cibernética. Si bien las regulaciones de ciberseguridad y privacidad de datos no son un problema nuevo, es importante tener en cuenta estas formas recientemente introducidas en las que el riesgo podría presentarse.
Aprovechar a los administradores del conocimiento para informar la estrategia de continuidad del negocio
Después de identificar los riesgos recientemente expuestos, los líderes están equipados con la información necesaria para preparar una estrategia de continuidad del negocio actualizada. Por ejemplo, en el ejemplo de la seguridad de los datos, es posible que un tercero con acceso a información confidencial no esté administrando adecuadamente sus políticas de trabajo desde el hogar para cumplir con las regulaciones de privacidad y los contratos de los proveedores. Como resultado, la empresa podría terminar la relación o enviarles equipos seguros y compatibles para continuar.
A medida que se desarrollan estos planes, es fundamental que las empresas tengan una visión integrada de todos los riesgos para comprender dónde se superponen los recursos y dónde existen cuellos de botella, y dónde los canales de proveedores y clientes podrían verse afectados.
Sin embargo, simplemente identificar la estrategia es solo el comienzo. Luego, las empresas deben distribuir el plan a toda la organización.
Como fuente clave de información para una organización, los administradores del conocimiento deben aprovechar y distribuir nueva información utilizando técnicas de aprendizaje que sean más apropiadas para las distintas audiencias de la organización. Aquellos en este rol entienden cómo los nuevos riesgos pueden superponerse con los desafíos existentes, otros riesgos recientemente introducidos o entre departamentos. Como tal, pueden garantizar que las unidades de negocio adecuadas tengan la información y la visibilidad necesarias para ejecutar el plan general de continuidad del negocio, en lo que respecta a su departamento.
Crear una cultura en el lugar de trabajo consciente de los riesgos
Todos los empleados deben comprender y conocer los planes de continuidad del negocio y sus funciones dentro de ellos para que sea eficaz. El administrador del conocimiento puede ayudar a informar a todos los empleados de estos detalles al garantizar que la información basada en riesgos se pueda encontrar fácilmente en los sistemas de información, como la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento (GRC) y las plataformas integradas de gestión de riesgos (IRM). Equipada con la información correcta y una apreciación de los tipos de riesgos que enfrenta la organización en general (y al menos una comprensión básica de su gravedad), la organización puede tomar medidas para convertirse en un lugar de trabajo consciente de los riesgos.
Como fuente clave de información para una organización, los administradores del conocimiento deben aprovechar y distribuir nueva información utilizando técnicas de aprendizaje que sean más apropiadas para las distintas audiencias de la organización.
Un lugar de trabajo consciente de los riesgos es un entorno en el que todos los empleados comprenden, en un alto nivel, cuáles son los peligros potenciales para la empresa, así como cuál es el apetito por el riesgo y el nivel de tolerancia al riesgo. Es importante reconocer que, si aún no está en su lugar, crear una cultura consciente del riesgo, como cualquier otro cambio cultural, lleva tiempo.
Si bien la mitad de una pandemia puede no parecer un buen momento para comenzar este cambio cultural, el momento es perfecto. Los riesgos nunca han estado tan presentes y los empleados probablemente esperan que sus organizaciones promuevan una cultura exitosa basada en el riesgo como parte de la nueva estrategia de continuidad del negocio y el plan general para volver a las operaciones normales después de que pase la interrupción del COVID-19.
Utilizar herramientas que pueden ayudar
Estos pasos pueden parecer abrumadores, pero no es necesario realizarlos manualmente. Existen herramientas que pueden ayudar a que los procesos de identificación de riesgos, desarrollo de un plan y comunicación con las partes interesadas sean fluidos. Las herramientas de planificación y gestión de la continuidad del negocio, como una plataforma de gestión de riesgos integrada, pueden ayudar a las organizaciones a planificar y prepararse para las interrupciones del negocio a fin de minimizar su impacto. Este software permite a las empresas hacer lo siguiente:
- Llevar a cabo la planificación de la continuidad empresarial de la organización
- Realizar evaluación de riesgos y análisis de impacto empresarial
- Aprovechar la información para determinar la estrategia de gestión de la continuidad del negocio
- Desarrollar un plan de continuidad empresarial y resiliencia empresarial
- Confirmar el plan y realizar pruebas de mesa
- Manejar el monitoreo continuo de las fluctuaciones del plan
- Realizar auditorías internas
- Evaluar la efectividad y evolución general del programa
Estrategias de continuidad informadas por KM
Lamentablemente, muchas organizaciones no estaban preparadas para COVID-19. Pero ahora, a medida que los líderes reabren tras la pandemia, la importancia de una estrategia de continuidad eficaz, informada por los administradores del conocimiento, se ha vuelto clara. Con la estrategia, la planificación y las herramientas adecuadas para evaluar y manejar los riesgos, las empresas estarán equipadas para combatir el próximo desafío que se avecina.
