Gestión del Conocimiento Moderno

por Arpita Maity


Gestión del Conocimiento Moderno
Gestión del Conocimiento Moderno

Está ampliamente aceptado que el compromiso de los empleados juega un papel esencial en el éxito de una empresa. Pero, ¿sabía que una fuerza laboral comprometida y basada en el conocimiento , con acceso a las herramientas digitales que necesitan para hacer su trabajo, podría contribuir a un 21% más de rentabilidad y un 20% más de ventas? Es difícil ignorar los beneficios de una fuerza laboral comprometida con cifras como esas.

La realidad para las empresas, sin embargo, es que en los últimos años un número creciente de herramientas y sistemas  algunos de cosecha propia, algunos terceros  han creado una expansión información que ha llegado a ser no sólo es difícil de manejar, pero también muy perjudicial para el calidad y exactitud de la información. Pasar horas buscando información, que resulta obsoleta o desactualizada, ha provocado una pérdida de confianza entre los empleados en la información crítica de su negocio.

La firma de analistas Forrester sugiere que los CMO y CIO no están enfrentando esta “bomba de tiempo” de fragilidad digital, y deben hacer más para preservar y proteger la información digital para asegurarse de que esté disponible cuando sea necesario para satisfacer las necesidades comerciales, legales o de gestión del conocimiento. 

Solucionando el problema de la fragilidad digital

Solucionar el problema de la fragilidad digital es más fácil de decir que de hacer. La respuesta está en la centralización del conocimiento: centralizar a las personas, los procesos y la tecnología de manera que se construya una organización rica en conocimientos. Echemos un vistazo a los pilares de la centralización del conocimiento:

  1. Fuente única de la verdad: establezca un modelo de información y un esquema de datos asociado, de modo que cada elemento de datos sea creado, administrado (o editado) en un solo lugar de referencia. Esto ayudará a garantizar que los datos sean auténticos, relevantes y referenciables.
  2. Colaboración unificada: una vez que haya una única fuente de verdad, los empleados de toda la organización podrán interactuar con la información y colaborar de manera unificada, manteniendo la información precisa e intacta a lo largo del tiempo.
  3. Reutilización de contenido: esta es una forma de utilizar las mismas piezas de contenido en varios lugares. Permite a las organizaciones reducir los costos de desarrollo de contenido y al mismo tiempo mejorar la calidad de la información.
  4. Calidad y coherencia: la clave para establecer la confianza de los empleados en la información que se encuentra en toda la empresa es garantizar su calidad y coherencia. La centralización del conocimiento es un paso hacia esto, pero no siempre lo asegura. Lo que nos lleva al siguiente pilar clave …
  5. Gobernanza de la información : equilibra el uso y la seguridad de la información. El gobierno de la información es un enfoque holístico para administrar la información corporativa mediante la implementación de procesos, roles, controles y métricas que tratan la información como un activo crítico para el negocio.
  6. Análisis e información: las organizaciones pueden usar el análisis de contenido para comprender el contenido que se crea, cómo se usa, el contexto en el que se usa y la naturaleza de ese contenido. Es especialmente relevante para las organizaciones donde el conocimiento es el núcleo de su negocio. Esto ayuda a lograr el objetivo principal de un ECM, es decir, entregar el contenido relevante a las personas adecuadas a través de los canales adecuados en el momento adecuado para respaldar el objetivo correcto. Lo que finalmente conduce al descubrimiento …
  7. Búsqueda y descubrimiento: encontrar la información correcta en el creciente tsunami de contenido es un desafío, la centralización del conocimiento tiene la promesa de hacer que la búsqueda de la información correcta en el momento adecuado sea fácil y manejable para los empleados, socios y clientes.

Por supuesto, los siete pilares descritos anteriormente son exigentes, y es una gran pregunta en el mundo cada vez más complejo de hoy. Desafortunadamente, la forma en que funcionaba el contenido en el pasado no satisface nuestras necesidades modernas de gestión del conocimiento, ya que necesitamos que el contenido funcione tan duro como lo hacemos los humanos.

  • Necesitamos contenido que pueda entregarse por sí mismo a cualquier canal donde se necesite sin ningún esfuerzo adicional.
  • Necesitamos contenido que pueda describirse a sí mismo en un nivel mucho más detallado que vaya más allá de las páginas del documento.
  • Necesitamos contenido que pueda autoensamblarse para poder impulsar la interfaz de usuario conversacional, como chatbots inteligentes y otros dispositivos de IoT.

En resumen, lo que necesitamos es contenido que comprenda mejor las necesidades del usuario para habilitar procesos y sistemas inteligentes a escala para cumplir con las expectativas de búsqueda contextual.

Gestión inteligente de contenidos y conocimientos

A medida que trabajamos en los fundamentos de la gestión del conocimiento, al mismo tiempo también debemos asegurarnos de que el contenido sea seguro y preciso a través de la gobernanza del contenido, lo que permite la auditabilidad y el cumplimiento. Con un sistema diseñado para estos nuevos requisitos, no solo puede establecer una respuesta correcta con una sólida base de gestión del conocimiento moderna, sino también garantizar la seguridad y la agilidad empresarial. Los sistemas de gestión de contenidos especializados permiten la creación, gestión y entrega de contenido inteligente, que se define de la siguiente manera:

  • Estructurado: los componentes del contenido están organizados de manera predecible y tienen una relación definida entre ellos, lo que permite proporcionar información sobre el uso y mejorar la capacidad de búsqueda.
  • Almacenado en componentes específicos del tema: la información de significado se puede buscar / acceder a un nivel mucho más granular (un componente puede ser tan pequeño como una palabra o tan grande como un párrafo)
  • Reutilizable: los componentes más pequeños del contenido que están etiquetados se pueden reutilizar varias veces.
  • Sin formato: el contenido se puede utilizar en cualquier canal de información sin necesidad de volver a trabajar
  • Enriquecido con Metadatos de contenido está etiquetado que permite “entender” lo que es una pieza de información está a punto  por lo tanto los humanos y las máquinas pueden trabajar con él de forma independiente, así como de manera interdependiente

El contenido inteligente junto con una base de gestión del conocimiento moderna puede transformar radicalmente una organización. Se pueden implementar muchas iniciativas recientes de transformación digital, que incluyen:

  • Intranets modernas (y centros de conocimiento) que se basan en pull versus push para las necesidades de información diarias de los empleados, que muestran contenido relevante personalizado para las necesidades del individuo
  • Bases de conocimientos innovadoras de soporte al cliente que requieren nuevas generaciones de información bajo demanda
  • Intercambio seguro de información con agentes externos, como socios y agentes de campo
  • Interfaces de usuario conversacionales, como chatbots y agentes de voz para dispositivos IoT

Nuevo enfoque para gestionar el contenido empresarial

Un enfoque unificado hacia el contenido inteligente en toda la organización tiene varios beneficios, que van desde:

  • Ahorro de costos con la reutilización de contenido
  • Gobernanza de la información con derechos de acceso y seguimiento de cambios
  • Entrega adaptable de información consistente a cualquier canal digital
  • Descubriendo insights

En resumen, el contenido inteligente brilla cuando está centralizado en toda la organización sin barreras entre personas y departamentos. Un enfoque integrado para la gestión de contenido, que utiliza fragmentos modulares de información que están etiquetados, proporciona reutilización y preparación de la máquina para ayudar a impulsar la monetización, la productividad, la información empresarial y la seguridad. El uso de un sistema de gestión de contenido especializado, como un sistema de gestión de contenido de componentes (CCMS), permite a las organizaciones aprovechar esos beneficios. Desafortunadamente, no todos los ejecutivos de nivel C dan la misma importancia a las experiencias de los empleados , pero con un aumento potencial en las ganancias del 20%, ¿no es hora de que la gestión del conocimiento se convierta en un problema de la sala de juntas?

Fuente: https://www.kmworld.com/Articles/Editorial/ViewPoints/Fundamentals-of-modern-knowledge-management-141885.aspx

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