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por Erika Giles

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La información y el conocimiento se pierden fácilmente en la confusión del día a día durante las operaciones comerciales estándar. A veces, los mejores vendedores incluso se llevan información importante cuando se van.

Esto puede hacer que el resto de su equipo de ventas se sienta perdido mientras luchan por buscar conocimiento o información, lo que ralentiza la productividad y la eficiencia.

La gestión del conocimiento es la mejor forma de minimizar las tareas administrativas, como buscar, editar y gestionar contenido de ventas.

Analicemos los conceptos básicos de la gestión del conocimiento, por qué necesita un sistema de gestión del conocimiento y algunos consejos útiles para capturar y gestionar el conocimiento de ventas.

¿Qué es la gestión del conocimiento de ventas?

La gestión del conocimiento (KM) describe las actividades, las soluciones y el conocimiento que se documentan, retienen, almacenan y comparten en un departamento u organización de ventas.

Básicamente, la gestión del conocimiento de ventas es el proceso de mantener el conocimiento de ventas en un lugar central donde se puede encontrar y distribuir fácilmente.

El lugar de almacenamiento para la gestión del conocimiento de ventas se suele denominar solución o sistema de gestión del conocimiento. Algunas soluciones de GC conocidas incluyen:

  • Sistemas de gestión de contenido
  • Sistemas de base de conocimientos
  • Herramientas de inteligencia artificial
  • Almacenamiento de datos
  • Sistemas de gestión de documentos electrónicos
  • Sistemas de Soporte a la Decisión

La gestión del conocimiento de ventas tiene una serie de beneficios que sus equipos de ventas y marketing pueden aprovechar.

Por qué necesita sistemas de gestión del conocimiento para las ventas

Estos son algunos de los beneficios de utilizar un sistema de gestión del conocimiento (KMS) para su departamento de ventas:

Brindan capacitación personalizada.

Los sistemas de base de conocimientos rastrean cosas como:

  • El contenido al que se accede con más frecuencia.
  • Las preguntas más frecuentes de clientes y vendedores.
  • Los tipos de actividades realizadas por los vendedores que obtienen los mejores resultados.

Esto ayuda a proporcionar capacitación personalizada para cada vendedor porque los gerentes de ventas pueden obtener información sobre lo que aún necesitan aprender. Por ejemplo, pueden ver en un alto nivel sobre qué tiene suficiente información su equipo y qué áreas necesitan más contenido educativo.

Luego, pueden crear capacitaciones que se centren en los datos que analizan desde el KMS. A menudo, esto da como resultado una estrategia de formación mucho más eficaz.

Facilitan la colaboración.

El marketing y las ventas deben trabajar juntos para tener un impacto positivo en sus resultados. Un KMS es una buena forma de hacer esto.

El marketing crea el contenido y proporciona su información sobre las preguntas comunes de los clientes y los puntos débiles. Ventas accede a ese contenido y transmite el conocimiento a los clientes potenciales.

El contenido que no se puede encontrar o distribuir fácilmente no sirve para las ventas. Un KMS que contiene todo su contenido hace posible la colaboración entre marketing y ventas.

Ayudan a que los miembros de su equipo estén en la misma página.

¿Alguna vez ha tenido vendedores que parecían estar en dos planetas diferentes? Alinear su equipo para lograr consistencia y eficiencia es esencial para su éxito y la satisfacción de los clientes.

Después de todo, usted no quiere que los miembros de su equipo le digan cosas contradictorias a sus prospectos.

Un repositorio de contenido central alivia ese problema. Todos los miembros de su equipo deben saber dónde dirigirse para acceder a información importante que les ayude a cerrar ventas.

Los KMS facilitan que los vendedores se mantengan actualizados sobre los procesos, el contenido y las ofertas. También les permite utilizar las notas y los documentos almacenados como referencia para que puedan responder a las preguntas de los posibles clientes sin adivinar, tener que volver a llamarlos más tarde o ponerlos en espera.

Aumentan la productividad de su equipo.

La búsqueda de conocimientos lleva tiempo. Es probable que sus vendedores tengan asuntos más importantes que atender, en lugar de buscar respuestas en manuales extensos, Google Docs o en la web.

Fomentan una cultura de intercambio de conocimientos.

Los buenos sistemas de gestión del conocimiento le permiten compartir información sin problemas entre departamentos. Esto facilita que los líderes de equipo fomenten la lluvia de ideas, la innovación y la resolución de problemas comunes utilizando la experiencia y la sabiduría colectivas.

Pueden reducir el tiempo y el costo de la capacitación.

Capacitar a un nuevo empleado requiere mucho tiempo y puede alejar a los mejores empleados de sus actividades diarias. Tener un KMS en su lugar le brinda un recurso inmediato para que sus nuevos aprendices lo revisen y aprendan.

Muchos KMS le permiten compilar recursos para situaciones específicas. De esta manera, puede tener una sección dedicada a los nuevos empleados para que pueda asegurarse de que interactúen con el contenido y la información más relevantes relacionados con sus puestos y su empresa.

También puede agregar videos de capacitación pregrabados para que los vean, en la mayoría de los casos.

Actúan como espacios de almacenamiento seguros y confiables para archivos importantes.

Su información importante debe estar protegida, lo que significa que deben colocarse en algún lugar con seguridad para que los piratas informáticos o los errores humanos no le cuesten nada.

Los sistemas KMS tienen protección para sus documentos y garantías importantes para que la información secreta de su empresa esté segura.

Facilitan el estudio de datos para obtener conocimientos.

Guardar informes anteriores en un KMS le ayuda a ver la prueba histórica de sus campañas y esfuerzos. La mayoría de las veces, sus datos provienen de varias plataformas diferentes, y para descubrir la relación entre dos o más informes se requiere un mayor esfuerzo e investigación.

Los informes debidamente etiquetados en un KMS lo ayudan a analizar los datos en un solo lugar para que pueda ver claramente lo que está haciendo bien y lo que está haciendo mal.

Cómo capturar y administrar el conocimiento de ventas

A continuación, presentamos siete formas en las que puede capturar y administrar con éxito el conocimiento de ventas para su organización.

1. Encuentre el software adecuado.

El uso de herramientas diseñadas para ayudarlo a crear un sistema de gestión del conocimiento puede ayudarlo a ahorrar tiempo y recursos en la construcción del suyo.

Algunas de las mejores herramientas y software que puede elegir incluyen:

  • Estante: este sistema utiliza inteligencia artificial avanzada para documentar grandes cantidades de datos y recuperar documentos rápidamente. También obtiene acceso a análisis e informes para asegurarse de que toda su garantía esté bien organizada.
  • Losa: esta herramienta se utiliza para la gestión del conocimiento a largo plazo. Permite a los usuarios crear su propio sistema wiki que muestra sus datos de forma creativa.
  • Evernote: este sistema de gestión del conocimiento le facilita la organización y la búsqueda de todos sus materiales de ventas.
  • Rstudio : Rstudio es un KMS atractivo y organizado que invita a la colaboración y al intercambio de conocimientos. En esta plataforma, puede publicar y responder preguntas para las personas de su organización.

2. Contenido de la etiqueta.

Su sistema de gestión del conocimiento necesita etiquetas, títulos y descripciones para cada activo digital. Las capacidades de filtrado en su KMS ayudan a los usuarios a obtener una búsqueda más precisa, lo que facilita que los miembros de su equipo de ventas encuentren exactamente lo que están buscando.

3. Grabe todo.

Compartir conocimientos es un buen punto de partida, pero no es suficiente. Necesitas grabarlo. Grabe sesiones de formación, correos electrónicos, seminarios web y otras actividades importantes relacionadas con las ventas.

De esta manera puede desarrollarlos y compartirlos con todo el equipo y los nuevos miembros del equipo.

Un taller o capacitación no es suficiente para que la mayoría de la gente retenga información. Registrar su intercambio de conocimientos permite a los representantes de ventas y a los miembros del equipo consultarlo más adelante.

4. Documente su proceso de ventas.

Documente su proceso de ventas en su totalidad. Decirle a los miembros de su equipo de ventas lo que deberían hacer en cada paso del camino probablemente no se quedará en sus recuerdos.

Escríbalo e incluya detalles importantes que no quiere que se pierdan. De esta forma, si alguna vez se sienten perdidos o inseguros sobre lo que se supone que deben hacer durante una venta, pueden consultar esta garantía.

5. Asegúrese de que se pueda rastrear el conocimiento de ventas distribuidas.

Probablemente tendrá que utilizar una herramienta que le proporcione una URL rastreable para su contenido y material de ventas. Con una URL rastreable, puede ver a quién se ha enviado su material publicitario y si lo han abierto.

Esto puede ayudarlo a ver qué partes del contenido se utilizan con más frecuencia y cuáles no. También puede ver qué miembros del equipo aprovechan el conocimiento de ventas con más frecuencia.

6. Identificar lagunas en el conocimiento.

Consulte sus informes de CRM para ver con qué áreas su equipo de ventas tiene más problemas. Consulte el historial de búsqueda en su propia base de conocimientos para ver la información que están buscando pero que no encuentran.

Cree contenido de conocimiento de ventas que supere estas brechas.

7. Cree y distribuya Battlecards de ventas.

Las cartas de batalla de ventas son cartas de referencia que sirven como aperitivos y que comparan su negocio con su competencia. Permite a los representantes de ventas responder fácilmente a las preguntas y superar las objeciones que puedan plantear los clientes potenciales.

Cree tarjetas de batalla usando una plantilla para una variedad de categorías y agréguelas a su repositorio de contenido central para un fácil acceso.

Sus representantes podrán usar estas tarjetas en llamadas telefónicas o durante reuniones para abordar rápidamente sus inquietudes.

Comience a evaluar su proceso de ventas para ver dónde tiene problemas su equipo de ventas, de modo que pueda identificar el contenido de conocimiento al que necesitan acceder.

Las soluciones de gestión del conocimiento se pueden implementar fácilmente en su proceso de ventas para que pueda comenzar a cosechar los beneficios de inmediato. Mantenga su conocimiento centralizado para que pueda asegurarse de que su equipo de ventas no pierda su tiempo en tareas administrativas innecesarias.

Fuente: https://www.business2community.com/sales-management/how-to-improve-sales-knowledge-management-for-aligning-reps-and-boosting-performance-02362994

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