La gestión de proyectos mantiene el trabajo aislado

por Paige Erickson, directora general, EMEA – Workfront

UNA DE LAS PREGUNTAS MÁS IMPORTANTES QUE MANTIENE A LOS LÍDERES EMPRESARIALES EN ESTE MOMENTO ES SI DEBERÍAN PREPARAR A SU PERSONAL PARA REGRESAR A LA OFICINA EL PRÓXIMO AÑO O SIMPLEMENTE ADOPTAR EL TRABAJO REMOTO A LARGO PLAZO. PERO ESA ES LA PREGUNTA INCORRECTA SOBRE EL FUTURO DEL TRABAJO. NO ES EL LUGAR DONDE TRABAJAMOS LO FUNDAMENTAL, SINO LA FORMA EN QUE TRABAJAMOS. LAS EMPRESAS DEBEN CONSIDERAR CÓMO PUEDEN ADMINISTRAR DE MANERA INTEGRAL EL RESULTADO DEL TRABAJO, DONDEQUIERA QUE SE ENCUENTRE SU GENTE.

La gestión de proyectos mantiene el trabajo aislado
La gestión de proyectos mantiene el trabajo aislado

Las empresas se han apresurado a digitalizar todas sus operaciones, para permitir que los equipos se comuniquen, colaboren, organicen tareas y gestionen proyectos, mientras trabajan de forma remota. En la mayoría de los casos, la tecnología que respalda estas actividades se implementa a nivel individual y de equipo, lo que significa que diferentes equipos utilizan diferentes herramientas de colaboración y gestión de tareas o proyectos y, a veces, diferentes funciones en el mismo departamento. Y aunque permitir que los equipos elijan sus propias herramientas puede traer beneficios a corto plazo, la práctica también puede crear silos si esas herramientas y los datos que generan no están conectados.

En lugar de fomentar la colaboración, este enfoque fragmentado de la gestión de proyectos puede crear presiones adicionales tanto para los empleados como para los líderes encargados de cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa.

El software de gestión de proyectos ayuda a gestionar proyectos con objetivos claros, plazos definidos y roles distintos. Antes de la pandemia, la digitalización y la globalización de los negocios ya estaban desafiando esta forma lineal de trabajo.

COVID-19 agregó más leña al fuego, insistiendo en que las empresas apoyen un ecosistema distribuido de talentos, socios y clientes caracterizado por un flujo ininterrumpido de solicitudes de trabajo, interrupciones y bandejas de entrada desbordadas. Este caos comprensible choca con la necesidad de que las empresas se vuelvan aún más centradas y eficientes en el trabajo más importante. Las herramientas tradicionales de administración de proyectos con su enfoque lineal simplemente no fueron diseñadas para la era digital, y mucho menos para una disrupción que continúa desafiando casi todas las normas.

Sin una visión singular del trabajo en todos los equipos y departamentos, es imposible que los líderes sepan si el trabajo avanza en relación con los objetivos estratégicos, o de qué manera, cómo planificar y administrar los recursos de manera efectiva, o cómo identificar y mitigar los obstáculos. El problema solo está empeorando a medida que más trabajo de alto valor se vuelve digital y los trabajadores continúan trabajando de forma nómada.

A diferencia de muchas herramientas de gestión de proyectos que rastrean proyectos individuales, una plataforma de gestión del trabajo proporciona un único sistema operativo de registro del trabajo (similar al CRM para los clientes) que conecta los artefactos de trabajo, los datos y los sistemas en todo un departamento, así como en la empresa.

Las plataformas de administración del trabajo brindan a los equipos una plataforma central para compartir el trabajo y las actualizaciones, administrar procesos complejos y garantizar un trabajo consistente y de alta calidad. Esto significa que los equipos pueden rastrear, administrar y orquestar completamente todos los elementos del trabajo y optimizar los esfuerzos entre departamentos y en toda la empresa, todo desde un solo lugar.

Cuando todo el trabajo se rastrea en una plataforma central, las empresas obtienen la visibilidad para tomar mejores decisiones. Además de recopilar y medir los datos del trabajo que tiene lugar dentro de estos entornos, las plataformas de nivel empresarial también se integran con otras herramientas de trabajo diseñadas específicamente, como Jira, Adobe Experience Cloud y ServiceNow, así como herramientas de comunicación y colaboración como Slack, Teams y Google.

Como resultado, las plataformas de gestión del trabajo pueden proporcionar a los líderes empresariales información en tiempo real sobre todos los programas, proyectos, personas, recursos y trabajo en toda la organización.

Con los equipos configurados para ser remotos o dispersos en las burbujas de trabajo durante mucho tiempo, las organizaciones deben proporcionar a sus equipos una forma de conectar la comunicación laboral y la colaboración en toda la empresa.

Ya sea que su objetivo sea una mayor eficiencia o un mejor soporte para los equipos, todos deben trabajar en un sistema unificado que facilite el monitoreo del flujo y la asignación de trabajos sin interferir con el trabajo real. Las plataformas de gestión del trabajo centralizan las conversaciones, la colaboración y los datos, eliminando los silos y permitiendo la coordinación entre equipos, departamentos y empresas.

A pesar de luchar por la eficiencia y la productividad, el caos sigue reinando en el mundo del trabajo. Como revela el informe Workfront State of Work , los trabajadores solo pasan el 40% de su día en sus tareas principales, con correos electrónicos constantes, reuniones y la cantidad de herramientas de gestión de proyectos digitales que utilizan para navegar, todo lo que interfiere con la productividad. Este es un desafío para toda la organización que muestra que la mayoría de las empresas no están equipadas para el futuro del trabajo.

Cuando el trabajo se gestiona correctamente, hay menos necesidad de distracciones, comprobación de mensajes o estados de proyectos, o duplicación de trabajo en varios sistemas. Esto libera todo ese tiempo perdido en la jornada laboral para centrarse en la innovación y los proyectos creativos, para que su equipo pueda hacer su mejor trabajo.

Uno de los factores clave para mantener a su equipo comprometido y concentrado mientras trabaja de forma remota es asegurarse de que se sienta satisfecho con su trabajo diario. Según el informe, el 91% de los trabajadores del conocimiento están orgullosos del trabajo que realizan. Pero a pesar de ese entusiasmo, el 42% dijo que la cantidad de aplicaciones de gestión de proyectos que ofrecen sus empresas en realidad las hace menos productivas.

Sentirse improductivo puede ser el primer paso en el camino hacia la falta de compromiso en el lugar de trabajo, por lo que es importante que las empresas no permitan que el entusiasmo de los trabajadores se desperdicie. La gestión del trabajo presenta una gran oportunidad para que las empresas ayuden a la productividad y apoyen a los empleados para que hagan su mejor trabajo y se sientan realizados mientras lo hacen.

Debido a que las plataformas de gestión del trabajo también se integran con otras herramientas de trabajo especialmente diseñadas (Jira, Adobe Experience Cloud, ServiceNow, etc.), los empleados pueden continuar operando en los entornos diseñados para tipos específicos de actividades. Al mismo tiempo, también tienen acceso a toda la información que necesitan para hacer su mejor trabajo, así como visibilidad instantánea de cómo su trabajo está contribuyendo a los objetivos de la empresa. Empoderar a los empleados con las herramientas y la información adecuadas conduce a un mayor compromiso, productividad y retención, lo cual es saludable tanto para el resultado final como para los trabajadores individuales.

Cuando se trata de algo tan importante como los objetivos estratégicos de su organización, no desea que los miembros de su equipo estén aislados en una variedad de aplicaciones que brindan poca o ninguna visibilidad sobre si el trabajo está alineado o no con las prioridades estratégicas de la empresa. Eso significa que necesita un sistema que integre todo su software principal o aplicaciones específicas de función, como hojas de tiempo, conjuntos creativos o sistemas de contabilidad. Cuando todo el trabajo está conectado y compartido, los líderes pueden identificar y eliminar obstáculos, reducir el esfuerzo y los recursos desperdiciados y eliminar el riesgo de no entregar resultados críticos.

Este año, la situación del trabajo ha cambiado a un ritmo vertiginoso. Ahora, tanto los trabajadores como las empresas necesitan claridad y una colaboración fluida, ya sea desde casa, en la oficina o en cualquier otro lugar. Está claro que el software de gestión de proyectos tradicional o las aplicaciones múltiples que operan en silos ya no pueden ofrecer la eficiencia que necesitan las empresas. En el cambiante mundo del trabajo, en el que los equipos trabajan de forma remota o incluso en diferentes zonas horarias, la colaboración entre funciones, disciplinas y regiones es la nueva norma.

Las plataformas de gestión del trabajo ofrecen la solución centralizada que tanto se necesita para gestionar y colaborar en todo tipo de trabajo en toda la empresa. Es hora de decir adiós a la disfunción de la gestión de proyectos y comenzar a gestionar el trabajo de forma integral.

Fuente: https://www.thehrdirector.com/features/future-of-hr/is-project-management-keeping-work-siloed/

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