por Jed Cawthorne
¿Qué sigue para la gestión de la información? Los profesionales de la gestión de la información, como todos sus colegas de negocios, se encuentran en un punto de inflexión a medida que nos acercamos al segundo año de la pandemia. Recientemente participé en un seminario web de AIIM titulado, “Como un fénix que se levanta de las cenizas, los líderes de mensajería instantánea deben aprovechar la oportunidad”, que abordó los desafíos y oportunidades para la gestión de la información en el futuro.
La presidenta y directora ejecutiva de AIIM, Peggy Winton, dirigió el debate, basándose en los problemas identificados en el informe reciente de AIIM, ” Estado de la industria de gestión inteligente de la información ” (se requiere registro).
El seminario web cubrió mucho terreno, pero quería centrarme en algunos temas importantes: a saber, nuestra respuesta a largo plazo a la pandemia de COVID-19, el futuro de la alfabetización en información y la importancia de las definiciones y el uso del lenguaje para la gestión de la información. Profesionales.
El siguiente paso de la gestión de la información como el proverbial Phoenix
Al discutir el futuro cercano y el posible período intermedio posterior a la pandemia (¿2023?), Winton imaginó que la gestión de la información surgiría de las cenizas, al estilo de Phoenix, para ayudar a las organizaciones a alcanzar mejores resultados para los clientes, empleados u otras partes interesadas. Winton señaló acertadamente que “IM por amor a la mensajería instantánea” no ha logrado ganar tracción, presupuesto o de hecho crear valor más allá de industrias quizás altamente reguladas, donde es más “IM por el bien de los reguladores”.
Un elemento destacado del informe sobre el estado de la industria que surgió en la discusión fue la falta de propiedad y responsabilidad del nivel ejecutivo por la información en toda la organización. Me parece que este problema ha prevalecido durante mis 20 años como miembro de AIIM. Si aún no podemos llegar al punto en que el director de información sea realmente responsable de la información en sí, y no solo de la organización de TI, entonces quizás deberíamos dejar de intentarlo. Quiero decir, han pasado casi 15 años desde que Bob Boiko escribió su libro, ” Laughing at the CIO “.
En cambio, los gerentes de información deben enfocarse en apoyar una línea de negocios para lograr sus objetivos comerciales y mostrar cómo la administración de información puede crear valor comercial. Encuentre una línea de negocio, grupo o equipo que necesite ayuda para lograr sus objetivos y sumérjase en ayudarlos.
¿Estamos gestionando datos o información?
Durante nuestra conversación, Winton notó que estaba viendo mucha confusión entre datos e información. Citó la definición de Gartner de alfabetización en datos: “La capacidad de leer, escribir y comunicar datos en contexto, incluida la comprensión de las fuentes y construcciones de datos, los métodos y técnicas analíticos aplicados, y la capacidad de describir el caso de uso, la aplicación y el valor resultante. . “
AIIM describe la práctica de la gestión inteligente de la información (IIM) de una manera muy similar. Entonces, ¿son palabras intercambiables datos e información? No. Los dos tienen significados muy específicos y no son más intercambiables que la información y el conocimiento. Cada uno tiene significados muy específicos y podemos describir cómo funcionan juntos, pero como he dicho en muchos de mis artículos sobre gestión del conocimiento, no se deje atrapar por los debates un tanto académicos sobre las definiciones. En su lugar, trabajen juntos dentro de su organización y descubran qué definiciones funcionan para usted, en su contexto. Cuando todos están de acuerdo en que usted está hablando de las mismas cosas, cuando tienen un entendimiento compartido, entonces pueden progresar y hacer un buen trabajo juntos.
Dicho esto, veamos la progresión básica, a menudo llamada pirámide DIKW , para ayudar a descubrir las diferencias. Los datos proporcionan la base amplia en la parte inferior del triángulo, progresando hasta la sabiduría en el pináculo. Pero como Wisdom rara vez aparece en la conversación empresarial, centrémonos en los tres principales:
- Datos: elementos individuales que crean conjuntos de variables cualitativas o cuantitativas sobre un objeto.
- Información: datos que se han analizado en un contexto determinado. El contexto a menudo lo proporcionan los metadatos.
- Conocimiento : comprensión de un tema basada en la aplicación de la experiencia a la información.
Datos a la información y al conocimiento en contexto
Hagamos realidad estas definiciones abstractas con una pequeña historia: Imagine una organización minorista que vende una gran cantidad de un widget. Cada vez que se vende un widget, el sistema de punto de venta actualiza una base de datos con información sobre esa venta. En cualquier momento podemos visualizar esos datos tirando de varias representaciones gráficas para mostrar que hemos vendido 100 widgets por hora, o 10,000 por día.
Sin embargo, estos datos sin procesar no son particularmente útiles para nuestros equipos de ventas. Añaden contexto, como el tipo específico de widget, la ubicación en la que se vendió, si el cliente ha comprado nuestros widgets antes, etc. Esta información es más útil, ya que podemos ver que vendemos más widgets en otoño en Toronto que nosotros. en Dallas. Pero, ¿por qué Toronto supera a Dallas?
Cuando procesamos esa información con otros elementos de información, incluida la vasta experiencia de nuestro equipo de ventas, podemos sintetizar el conocimiento para proporcionar información procesable. En este caso, el equipo de ventas puede darse cuenta de que el widget tiene un ciclo de ventas estacional, que la tienda en Toronto posiciona los widgets de manera diferente y que hubo una venta en un artículo adyacente, todo lo cual se suma a mayores ventas de nuestro widget.
Entonces, dependiendo de su campo, es posible que tenga fuertes sentimientos sobre que los datos son diferentes de la información, ¡especialmente si tiene muchas certificaciones y la palabra aparece en el título de su trabajo!
Trabaje con las definiciones que funcionen para usted
Si el uso del término “alfabetización en datos” en lugar de “alfabetización en información” o “gestión del conocimiento” ayuda al progreso de la transformación digital de su organización, siga la corriente. Si su organización históricamente ha invertido esfuerzo e inversión en un centro de gestión de la información de excelencia y menos en un equipo de gestión de datos maestros, eso influirá en dónde desea ubicar su nuevo equipo de automatización de procesos robóticos, por ejemplo.
La conclusión es que, si bien las definiciones son cruciales para nuestro desarrollo académico y profesional, vinculadas a cursos de capacitación, certificaciones y títulos de trabajo, cuando se trata del contexto específico, los objetivos comerciales y la estrategia de su organización, esté preparado para ser flexible. Leer la habitación. No se quede atascado en una discusión sobre si se trata de datos o información, pero considere el bien que puede hacer y el valor comercial que puede generar si, a pesar de ser un profesional de la información certificado (como yo), puede hablar sobre la alfabetización de datos y cómo mejorar en toda su organización traerá beneficios.
Sobre el Autor
Jed Cawthorne es Director de Soluciones de Seguridad y Gobernanza en NetDocuments. Está involucrado en la gestión de productos y trabaja con los clientes para hacer que los productos de NetDocuments tengan un éxito extraordinario aún más.
