por ALAN MULLEN
DESCUBRIENDO QUE SE ENVIARON Y RECIBIERON 306,4 MIL MILLONES DE CORREOS ELECTRÓNICOS CADA DÍA EN 2020, HAY UN OCÉANO DE DATOS Y UNA OLA CONSTANTE DE INFORMACIÓN QUE LLEGA A NUESTRAS COSTAS COLECTIVAS. LA ERA DIGITAL HA SIDO UNA CARRERA PARA ENCONTRAR FORMAS DE CAPTURAR Y DIFUNDIR INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO, COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL DE LA COMPETITIVIDAD, PERO MUCHAS EMPRESAS HAN DESCUBIERTO QUE LOS DESAFÍOS ASOCIADOS AL TRABAJO OPERACIONAL CONVENCIONAL SE MULTIPLICAN POR FUERZAS DE TRABAJO ALTAMENTE DISTRIBUIDAS.
Las repercusiones de no garantizar que el conocimiento sea fácilmente accesible pueden ser extremadamente costosas y dar como resultado una pérdida de tiempo y recursos. En consecuencia, con la cantidad de información generada dentro de las empresas que no muestra signos de desaceleración, ahora es una cuestión de urgencia que las organizaciones implementen estrategias de gestión claras, efectivas y sólidas. Hay dos tipos principales que surgen, tácito y explícito: el primero es el conocimiento adquirido a través de la experiencia, y el segundo, la información que se puede codificar y enseñar fácilmente. Habiendo experimentado un cambio de paradigma de la información a la experiencia, KM ahora también se basa en ideas. Los tres tipos son increíblemente importantes para que las empresas mejoren la eficiencia de los procesos, deben garantizar el intercambio en primer lugar, acompañado de cerca por la colaboración cruzada entre todos los departamentos y equipos. Para garantizar la eficacia de estas estrategias, deben estar respaldadas por la tecnología. De esa manera, las empresas podrán recopilar y compartir de forma segura el espectro completo de información y activos que tienen con todas las partes relevantes. Ya sea que trabajen en la oficina o de forma remota, los empleadores deben facilitar el acceso a la información bajo demanda a todos los empleados, para que puedan permanecer comprometidos en todo momento. Atrás quedaron los días en los que los empleados estarían felices de esperar hasta que se les otorguen permisos para una carpeta compartida. Sin embargo, las estrategias eficaces de gestión del conocimiento no se refieren únicamente a la accesibilidad. También deben encapsular cómo las empresas identifican, capturan, evalúan y recuperan los activos de información, incluido todo, desde bases de datos, documentos, políticas y procedimientos, y sin olvidar la experiencia y los conocimientos de los trabajadores. Algunas veces, incluso los empleados felices avanzan a medida que alcanzan un punto de su carrera que requiere un cambio. Por lo tanto, una estrategia de GC eficaz evita la pérdida de conocimientos y facilita la transferencia de conocimientos. Al unir personas, procesos, tecnología, estructura y cultura, las empresas pueden implementar estrategias con éxito. La cultura es la pieza final del rompecabezas y construir y promover una cultura de compartir puede requerir cambios significativos dentro de los valores de la organización.
Es un error común pensar que la gestión del conocimiento solo debe ser responsabilidad de un profesional de RR.HH. o un gerente de formación y desarrollo. Ciertamente, los departamentos de recursos humanos pueden liderar la implementación de estrategias efectivas y las herramientas que brindarán la base más sólida para el éxito. Sin embargo, todos los que trabajan en una organización deben y son responsables de compartir ideas y experiencias para resolver problemas e impulsar el negocio. No obstante, lo que las empresas necesitan es un custodio, que coordinará el enfoque de GC elegido y protegerá las soluciones. Aunque el conocimiento es poder, demasiado puede debilitar a las organizaciones. Esto se debe a que la información puede ser contradictoria, faltante o desactualizada, lo que genera confusión entre los empleados y más problemas que soluciones. Por lo tanto, un gerente debe asumir el papel de identificar y salvaguardar la única fuente de la verdad, para aliviar las frustraciones y fomentar el uso generalizado de la base de conocimientos de la empresa. Los rápidos avances tecnológicos han obligado a la administración a madurar desde una actividad estática de documentación de información a plataformas dinámicas impulsadas por IA que ayudan a las organizaciones a actuar sobre los datos de manera más efectiva que nunca. Estas plataformas de autoservicio ayudan a formar un repositorio central que pone fin a la información aislada en varios lugares, lo que permite a los empleados obtener respuestas cuando las necesiten. Sin más respuestas demoradas, archivos incorrectos e información desactualizada, los trabajadores pueden tener la confianza de que lo que están aprendiendo es verdadero y exacto. Al mismo tiempo, si detectan inconsistencias, se sentirán capacitados para impulsar de manera proactiva la información correcta hacia el aprendizaje correcto, lo que es fundamental para la eficacia de cualquier estrategia de gestión del conocimiento en la actualidad. Al facilitar una mayor comunicación interna a través de la plataforma implementada, los empleados pueden estar mejor informados y ser más productivos. Además, las herramientas deben ofrecer altos niveles de seguridad, ya que las violaciones de datos más sofisticadas representan una amenaza para los activos críticos todos los días.
Una cultura de compartir y un enfoque a largo plazo también pueden hacer que las empresas sean más atractivas para los nuevos empleados, ya que pueden ver que tienen visión de futuro con un plan claro y una dirección para el futuro. Los candidatos valoran las organizaciones en las que se aprecia y se celebra el conocimiento, ya que pueden aprovecharlo para obtener el mayor beneficio posible y convertirse en mejores profesionales. Aprovechando las sinergias que existen entre todos sus compañeros, forman un entorno de trabajo más creativo, colaborativo y solidario, que es la persona, actuando como guardián de la estrategia de gestión del conocimiento de la empresa. La escalabilidad debe ocupar un lugar destacado en la lista de requisitos para preparar el negocio para el futuro y permitirle crecer y adaptarse a las necesidades cambiantes a lo largo del tiempo. La solución debe ir más allá de la base de datos interna estándar como el aspecto de las redes sociales muy buscado y valorado en la actualidad. No solo atrae a los mejores talentos, sino que también ayuda a retenerlos. Con el conocimiento al alcance de la mano, los empleados están preparados para el éxito, lo que los lleva a una mayor satisfacción y compromiso. Pueden resolver problemas más fácilmente ya que están claramente documentados y están capacitados para compartir sus propias ideas y experiencias con el equipo.
Las plataformas modernas pueden agilizar los procesos de gestión del conocimiento, lo que permite a los empleados buscar y encontrar los materiales que necesitan. Eso no solo libera al personal de RR.HH. de responder las mismas preguntas una y otra vez, sino que también acelera la toma de decisiones y la resolución de problemas. Esto permite a los trabajadores ser más eficientes y mantenerse al día con los cambios en un panorama en rápida evolución y las empresas tienen una ventaja competitiva, ya que se vuelven más ágiles y receptivos a las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes. La agilidad es crucial en el mundo pospandémico actual para que las empresas se recuperen y prosperen en el futuro. A medida que las organizaciones buscan desarrollar y repensar sus estrategias de gestión del conocimiento, deben implementar soluciones que les ayuden a lograr sus objetivos y aprovechar los beneficios. Las plataformas impulsadas por IA no solo mejoran la calidad y la capacidad de colaborar, sino que también facilitan el acceso a la experiencia y las prácticas líderes para mejorar las decisiones comerciales. Con una estrategia y herramientas eficaces, las empresas pueden hacer que la información fluya con precisión y cosechar los beneficios de una fuerza laboral más productiva y solidaria. Después de todo, una inversión en conocimiento paga el mejor interés.
