La guía rápida para definir el alcance de tu proyecto en 8 pasos

por Julia Martins

Al gestionar un proyecto, trata de evitar que este sea demasiado pequeño o demasiado grande. Por el contrario, lo ideal es que tenga el tamaño correcto: que sea lo suficientemente grande para capturar todos los entregables del proyecto y, a su vez, lo suficientemente pequeño para alcanzar los objetivos.

La mejor manera de lograrlo es definir el alcance de tu proyecto. Definir el alcance te ayuda a cumplir con los entregables del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, sin sobrecargar al equipo. En este artículo, incluiremos todo lo que necesitas saber para definir y gestionar el alcance de tu proyecto.

¿Qué es el alcance de un proyecto?

El alcance del proyecto te permite establecer límites en tu proyecto y definir con precisión los objetivos, plazos y entregables del proyecto que deseas lograr. Al definir claramente el alcance de tu proyecto, puedes asegurarte de lograr las metas y objetivos de tu proyecto sin sufrir demoras ni sobrecarga de trabajo.

Definir el alcance de tu proyecto no es una tarea que deba realizar una sola persona. Por el contrario, debes alinearte con los principales participantes ​​del proyecto y asegurarte de que todos estén en sintonía. Si estás trabajando en un lanzamiento de marketing de un producto, por ejemplo, asegúrate de estar alineado con los participantes de los equipos más relevantes de tu empresa, como los equipos de productos, diseño y contenido. Dependiendo de la complejidad de tu proyecto, también puede ser importante definir un proceso de control de cambios; pero no te preocupes, hablaremos de eso más adelante.

¿Qué es la declaración del alcance de un proyecto?

Una declaración del alcance del proyecto es simplemente un documento escrito que especifica el alcance de dicho proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, la declaración del alcance podría ser una sección del plan del proyecto o un documento independiente. Además, si estás trabajando con un equipo o agencia externos, puedes convertir la declaración del alcance en una declaración de trabajo (SOW) para consolidar el acuerdo con tu proveedor.

¿Qué es la corrupción del alcance?

Una ‘corrupción’ en el alcance sucede cuando los entregables exceden el alcance del proyecto. Imagina, por ejemplo, que estás trabajando en el lanzamiento de un producto, pero no has redactado una declaración del alcance del proyecto. De repente, en la mitad del proyecto, un involucrado agrega un entregable adicional: redactar un comunicado de prensa. Unos días después, otro involucrado solicita una publicación de blog sobre el producto nuevo. Estos entregables adicionales que tu equipo de proyecto no esperaba o no estaba preparado para realizar, podría causar estrés innecesario o incluso retrasos en los entregables originales del proyecto.

Cuando tu proyecto sufre una corrupción en su alcance, acabas trabajando en tareas que no habías previsto al inicio del proyecto. Esto puede provocar retrasos, sobrecarga de trabajo o entregables de menor calidad.

La mejor manera de prevenir corrupciones en el alcance es crear una declaración clara del alcance al inicio del proyecto y compartirla con todos los involucrados relevantes tan pronto como sea posible. De esa manera, todos estarán informados sobre lo que está incluido en el proyecto y lo que no.

Los beneficios de definir el alcance de tu proyecto durante la etapa inicial

La definición del alcance del proyecto es un elemento fundamental en el proceso de planificación. Sin una declaración del alcance claramente establecida, el proyecto podría desviarse y superar la capacidad productiva de tu equipo, causando retrasos o agotamiento. El alcance del proyecto te permite visualizar el ciclo de vida completo del proyecto y garantizar que los objetivos establecidos se puedan alcanzar. Concretamente, definir el alcance de tu proyecto te permite:

• Asegurarte de que todos los involucrados comprendan claramente los límites del proyecto
• Controlar las expectativas de los involucrados y ganar adeptos
• Reducir los riesgos del proyecto
• Establecer un presupuesto y realizar la planificación de los recursos de forma adecuada
• Alinear a tu proyecto en torno a los objetivos principales
• Evitar la corrupción en el alcance
• Establecer un proceso formal para las solicitudes de cambio (para proyectos complejos)

8 pasos para definir el alcance de tu proyecto

1. Comienza con los objetivos de tu proyecto

Antes de poder definir el alcance, primero necesitas plantear los objetivos del proyecto. Los objetivos del proyecto son los activos que planeas entregar al final de tu proyecto. Si bien determinar el alcance del proyecto te ayuda a lograr tus objetivos, primero debes saber cuáles son esos objetivos.

2. Elabora una planificación de los recursos si todavía no lo has hecho

Además de los objetivos del proyecto, también necesitas saber qué recursos tendrás a tu disposición. En la gestión de proyectos, un recurso puede ser cualquier cosa, desde el presupuesto del proyecto hasta la disponibilidad laboral del equipo. Un plan de gestión de recursos establece qué recursos tienes disponibles para este proyecto y cómo se utilizarán.

Planifica definir tu plan de gestión de recursos antes de crear el alcance del proyecto. De esa manera, sabrás exactamente qué recursos tienes disponibles al momento de redactar la declaración del alcance de tu proyecto y podrás ajustar el alcance en función de dicha disponibilidad.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es el proceso de planificación y programación de los recursos y actividades de tu equipo. Los recursos pueden abarcar de todo, desde el equipamiento y los fondos económicos hasta las herramientas técnicas y el volumen de trabajo de los empleados. En definitiva, todo lo que sea útil para concretar tu proyecto.

Cuando decidas cómo gestionar o asignar los recursos de tu equipo, considera estas preguntas:

1. ¿Cuál es la disponibilidad de cada recurso?
2. ¿Cuáles son los cronogramas para cada actividad?
3. ¿Cuántos recursos se necesitarán para llevar a cabo todas las actividades?
4. ¿Quién es la mejor persona para realizar la actividad de manera eficaz?

Bien, entonces, ¿qué es un plan de gestión de recursos?

Un plan de gestión de recursos se usa para gestionar y asignar todo tipo de recursos que necesites para tu proyecto. Un plan eficaz establece los recursos específicos (incluidos los recursos humanos, financieros, técnicos y físicos) y todas las actividades necesarias durante el curso de un proyecto o iniciativa. Como gerente de proyectos, este plan te servirá como guía y te brindará una visión integral de todas las piezas de un proyecto: el presupuesto, el personal, la carga de trabajo y los recursos tecnológicos, entre otras cosas. Puedes gestionar, programar y asignar fácilmente todos los recursos y, al mismo tiempo, maximizar la disponibilidad de recursos. Aprender a gestionar los recursos te permitirá a ti, y a tu equipo, ejecutar proyectos de manera efectiva.

Por qué tu equipo se puede ver favorecido por un plan de gestión de recursos

Con frecuencia, no notamos que los miembros de nuestro equipo están tapados de proyectos hasta que es demasiado tarde. Pero no tiene por qué ser así. La gestión de recursos te permite a ti, el gerente o líder del equipo, asegurarte de que los demás miembros se sientan seguros con respecto a la cantidad de trabajo que tienen que realizar, así como también, con respecto a las herramientas que necesitan para poder cumplir con cada trabajo.

Un plan efectivo para la gestión de los recursos no solo te ayuda a asignar esos recursos como corresponde, sino que sirve para que los proyectos fluyan sin problemas y, en consecuencia, evitas que los empleados sufran agotamiento. Cuando la gestión de recursos se hace bien, empoderas a tu equipo para que produzca su trabajo a un ritmo constante y con una mejor calidad. Mejor aún, al saber que cuentan con la capacidad productiva suficiente como para hacer el trabajo de la mejor manera posible, los integrantes de tu equipo se sentirán satisfechos al terminar el día.

Pregunta frecuente: ¿Debería crear un plan de gestión de recursos para mi proyecto?

La primera respuesta es sí. La gestión de recursos en la gestión de proyectos no es solo un capricho. Es imprescindible para respaldar a tu equipo y para evitar el agotamiento. Los beneficios de la programación de los recursos compensarán ampliamente el tiempo invertido en organizarla. De hecho, la cantidad de proyectos que tu equipo pueda abordar, junto con la calidad de cada uno, dependerá de esta gestión de los recursos. Como líder de proyectos, la gestión de recursos es tu oportunidad para optimizar la eficiencia, prevenir la sobrecarga de trabajo y gestionar con eficacia los recursos de tu equipo.

5 beneficios de la gestión de recursos

Si no estás del todo convencido de que la gestión de recursos sea esencial para el éxito de tu equipo, analicémosla con más detalle. Observa estas ventajas que no querrás perderte:

1. Observa el panorama completo

Cuando sabes lo que está haciendo tu equipo, puedes asignar mejor los recursos para los proyectos nuevos que surjan. Mantener un plan de gestión de recursos a partir de una fuente única de referencias te ofrece una visión desde adentro. Puedes realizar cambios en tu plan de gestión de recursos para prevenir la sobrecarga de trabajo y maximizar la eficiencia del equipo. La visión global de alto nivel te ayuda a unir los puntos de los recursos con las tareas específicas y, a la vez, con el cronograma del proyecto, para así poder decidir si el volumen de trabajo de una persona es mucho o poco. Esta es tu oportunidad para detectar posibles problemas desde un principio.

2. Distribuye el trabajo como corresponde

Probablemente, conozcas las fortalezas y debilidades de los miembros de tu equipo. A medida que asignas los recursos, es importante tener en cuenta quién tendrá más éxito con cada tarea o actividad. Habla con tu equipo con regularidad y permíteles formar parte del proceso de toma de decisiones. Se sentirán empoderados desde el comienzo. Controla quién tiene demasiado trabajo en otros proyectos y quién tiene disponibilidad extra para asegurarte de emplear su tiempo de manera efectiva.

3. Mantén al equipo informado

Para no dejar lugar a dudas, asegúrate de ser transparente con tu equipo. Es importante porque cuando todos saben quién hace qué y para cuándo, la confusión disminuye y los miembros del equipo tienen más claridad en cuanto a sus responsabilidades. Además, pueden ver cómo su parte del proyecto encaja con la visión global del equipo o la empresa. Y cuando un equipo trabaja bien en conjunto, los proyectos automáticamente marchan mejor. Además, trabajar así es más divertido.

4. Establece objetivos realistas

No tiene sentido establecer objetivos que sabes que no se podrán alcanzar. Por el contrario, la gestión de recursos te da la posibilidad de definir lo que puedes llevar a cabo de manera realista y cuándo lo harás. Tener todo especificado, incluidos todos los recursos necesarios, te ayuda a detectar las dependencias y a hacer los ajustes, de ser necesario. A veces, esto implica nivelar los recursos de tu equipo: cambiar las fechas de entrega y las prioridades por otras más razonables. A pesar de que sabemos que nadie tiene la intención de incumplir las fechas de entrega, equilibrar los recursos de forma proactiva puede ser útil para evitar que en tu equipo alguien se olvide por completo de algún plazo.

5. Mejora las próximas planificaciones

Si sigues de cerca el trabajo de cada uno de los empleados que dependen de ti y asignas los recursos disponibles en función de esa información, notarás que lo harás cada vez mejor con el paso del tiempo. A medida que te familiarizas con el proceso de gestión de recursos, adquieres una mayor habilidad para estimar y pronosticar el volumen de trabajo a futuro. También puede ser útil para justificar por qué necesitas más presupuesto o personas si recibes un proyecto similar. Además, te permite tomar decisiones informadas a la hora de planificar la cantidad de empleados que necesitas.

5 pasos para crear un plan de gestión de recursos

Puedes crear planes para gestión de recursos en cualquier herramienta. De hecho, teóricamente, incluso podrías usar una hoja de cálculo para analizar los detalles de la utilización de los recursos y su disponibilidad. Pero la mejor herramienta para gestión de recursos será una que funcione como la fuente de referencias central de tu equipo.

Asana es una herramienta de gestión del trabajo diseñada para ayudar a que los equipos se mantengan sincronizados, cumplan con los plazos y alcancen sus objetivos. Con Asana para la gestión de los recursos, accedes fácilmente a información sobre qué hacen todos en tu equipo, qué recursos están disponibles y cómo evitar el agotamiento. Con los Portafolios y la Gestión de recursos, puedes obtener claridad sobre cuál es el volumen de trabajo de tu equipo y asignar los recursos en función de esta información. Después, cuando surja un proyecto nuevo, podrás usar ese conocimiento de los recursos de tu equipo para gestionar mejor el personal del proyecto nuevo. A continuación te mostramos cómo hacerlo:

1. Define los objetivos del proyecto

Para asignar mejor los recursos de tu equipo, debes saber cuáles son los objetivos del proyecto. Por ejemplo, ¿es un simple blog o artículo, o una campaña más comprometida? ¿Qué métricas se usarán para medir el éxito de tu proyecto?

2. Unifica conceptos sobre el alcance del proyecto

¿Qué es el alcance del proyecto? De ser posible, reúnete con los involucrados del proyecto para unificar conceptos acerca de cuánto tiempo y recursos habrá que dedicar a esta iniciativa. Te aportará una idea más clara de cuál será el plan del proyecto y te ayudará a decidir qué recursos son los más adecuados para el trabajo. En esta instancia del proceso, puede ser de gran ayuda que pongas en práctica la fluidez de los recursos (o smoothing), nos referimos a que te asegures de que no te falten recursos dentro del alcance y cronograma del proyecto.

3. Identifica los tipos de recursos que necesitas

Tal como lo mencionamos antes, un recurso en el plan de gestión de recursos puede incluir equipamiento para el equipo, software, el presupuesto o el volumen de trabajo de los empleados. La identificación de los tipos de recursos que necesitas es una parte fundamental de la creación del plan para gestión de recursos, ya que te permite determinar los recursos con que ya cuentas.

4. Identifica los recursos disponibles

Este punto es fundamental para la gestión de recursos. Lo ideal es que si tu equipo gestiona proyectos con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, podrás entender perfectamente qué tiene cada uno por hacer y, además, identificar quién debería formar parte del personal involucrado en este proyecto. Dependiendo del alcance del proyecto, es probable que debas equilibrar los recursos y cambiar la prioridad de otros trabajos para evitar cargar a tu equipo con demasiado trabajo.

5. Controla el progreso del proyecto

Para ser un excelente gerente de recursos, comunícate con frecuencia con los miembros de tu equipo durante el ciclo de vida del proyecto. Pregunta cómo están. ¿Sienten que tienen demasiado trabajo o, por el contrario, el proyecto tiene demasiado personal asignado? Aclárales que cuentan con tu apoyo y, lo que es más importante, que entiendes el trabajo que tienen que hacer. Es una excelente manera de mostrar continuamente el respaldo que brindas a tu equipo.

Las mejores prácticas para la gestión de recursos

Estás a punto de crear un plan para gestión de recursos. Pero ¿quieres convertirte en un experto de la gestión de recursos? Si eres un gerente de programas o gerente de proyectos, prueba estos 11 consejos para comenzar.

1. Mide plazos realistas. Ten conocimiento de cuánto tiempo le llevará a cada empleado realizar el trabajo. Luego, planificar sobre la marcha será mucho más fácil.
2. Establece fechas de inicio y fin. Contar con una duración definida para cada tarea te permite obtener un plazo realista en cuanto al tiempo que le llevará a cada miembro del equipo llevar a cabo una tarea. Al asegurarte de establecer las fechas de inicio y fin, podrás ofrecer un cronograma preciso para todo el proyecto.
3. Conoce las habilidades de tus empleados. Conocer quién es muy bueno en ciertas tareas te ayuda a definir los mejores recursos para cada una de ellas.
4. Prioriza el trabajo. Decide desde un principio cuáles son las prioridades en cuanto a la gestión de recursos de tu equipo. Crea un cronograma de tus tareas con prioridad máxima y define cuáles serán los recursos que te permitirán garantizarlas.
5. Ayuda a que tu equipo aumente su tasa de utilización. La tasa de utilización es la cantidad de tiempo que dedica el equipo de un proyecto a realizar trabajos concretos, estratégicos o “facturables”. En promedio, los empleados dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo, como lo son perseguir aprobaciones o buscar documentos. Reducir los pormenores del trabajo es la mejor forma de empoderar a tu equipo para que su desempeño sea excepcional y aumentar así, la tasa de utilización.
6. Haz ajustes sobre la marcha para lograr mayor eficacia. La gestión de proyectos, por lo general, requiere de un esfuerzo continuo. Las tareas y los cronogramas pueden cambiar a medida que aparecen diferentes problemas. No temas modificar los recursos en caso de ser necesario para ser lo más eficaz posible.
7. Mantén algunos horarios disponibles. Aunque la planificación de la gestión de recursos es fundamental desde un principio, no puedes tener todo bajo control. Ten algunos horarios extra disponibles en caso de que surjan problemas y trata de ser flexible.
8. Elige el estilo de gestión de recursos que mejor se adapte a tu equipo. Tú conoces a tu equipo mejor que nadie. Usa ese conocimiento para definir la mejor metodología a aplicar para la gestión de recursos, como la gestión de recursos por hora, puntos o cantidad de tareas.
9. Comunícate con tu equipo. Asegúrate de tener los tiempos reales de la carga laboral de tu equipo y de que cada miembro sienta que su volumen de trabajo es justo y viable. Te puede ayudar con las próximas planificaciones y así mejorar la forma en que asignas los recursos.
10. Conecta tu plan de gestión de recursos con tu plan operativo. La planificación de operacionesse refiere al proceso de crear un cronograma detallado de las actividades que realizará el equipo cada semana, o incluso cada día. Incorpora tu plan para la gestión de recursos en tu plan operativo para gestionar el tiempo del equipo de manera más efectiva.
11. Obtén la herramienta adecuada para la gestión del trabajo. Está bien usar una hoja de cálculo, pero la gestión de recursos, en breve, se tornará muy confusa. En cambio, intenta usar una herramienta de gestión del trabajo que incluya funciones de gestión de portafolios del proyecto, como la de medir fácilmente el volumen de trabajo del equipo. Obtendrás una vista en perspectiva de alto nivel del proyecto de tu equipo, y podrás examinar a fondo y ver los detalles de las tareas, todo en un único lugar. En Asana, incluso puedes ver las tareas individuales, arrastrarlas y soltarlas según sea necesario.

Fuente: https://asana.com/es/resources/resource-management-plan