Seguimos acumulando herramientas sin preguntarnos por qué. La respuesta podría ser más simple de lo que creemos: detenerse, pensar, hablar.
por Andrew Pope
“I Got You Babe” de Sonny y Cher te despierta de golpe. ¡Pero qué sorpresa! Es el mismo día que ayer. Y el día anterior. Y antes de ese.
Pero en lugar de la marmota performativa que anuncia el fin del invierno, nuestro Día de la Marmota en el trabajo consiste en revisar notificaciones, realizar múltiples tareas durante reuniones interminables, ignorar correos electrónicos sobre el refrigerador roto en la oficina de Doha y reaccionar al incesante ping de los mensajes de chat. Y esto se repite día tras día.
Bienvenidos al entorno laboral digital de 2026. Similar a 2025 y 2024, pero con la expectativa de que la IA se integre cada vez más (hablaremos más sobre esto más adelante). El entorno laboral digital siempre se ha tratado precisamente de eso: trabajo digital, pero la variedad de aplicaciones, el alcance, el nivel de ruido y el impacto en prácticas tradicionalmente no digitales nos están llevando rápidamente hacia un entorno laboral y una vida completamente digitales.
Productividad en todas partes, pero ni una gota para beber
Recientemente les pregunté a los asistentes de la Conferencia sobre el Lugar de Trabajo Digital en Christchurch, Nueva Zelanda, “¿Qué harían para que el trabajo fuera menos pesado mañana?”. “Detener todas las notificaciones” fue la primera respuesta, con un sólido murmullo de aprobación.
El mensaje se mantuvo igual en todas las vías y conversaciones: estamos saturados de notificaciones, estamos retrasados en las habilidades que necesitamos y no estamos aprovechando al máximo nuestras inversiones. La interacción de agente a agente es la que está de moda, pero la experiencia de nuestros empleados está muy lejos de esta utopía automatizada.
La realidad es que estamos saturados de herramientas. ¿Necesitas mejorar tu productividad? Aquí tienes otra aplicación de productividad. Todo bien si las usamos juntos de forma consistente. Sin embargo, no es así. Todo se desmorona cuando, debido a hábitos, preferencias y una falta general de consenso, todos usamos herramientas diferentes para hacer lo mismo, dentro del mismo equipo.
Es genial usar el planificador para organizar visiblemente nuestra carga de trabajo. No es bueno que el gerente siga convocando reuniones improvisadas para actualizar las tareas. No ayuda que nuestro gerente comercial use los canales de Teams para estar al tanto. Peor aún es que la mitad del equipo use el chat para enterarse de lo que ocurre.
¿La IA está marcando la diferencia o haciendo que todo sea más complicado?
¿Te cuesta mantenerte al día con tu semana? La IA está aquí para ayudarnos. Y hasta cierto punto, sí. Pero la experiencia demuestra que, en lugar de integrar la IA en los flujos de trabajo habituales, para muchos de nosotros, la adopción de la IA es puntual. La usamos para resolver problemas, comprender mejor las cosas, mejorar nuestras comunicaciones o simplemente experimentar con ella.
El problema es que esto consume muchísimo tiempo, ya que no solo tenemos que desarrollar nuestros casos de uso, sino también probar nuestras indicaciones una y otra vez. Toda la operación suele llevar mucho más tiempo que cuando, con la información a mano o tras una breve charla con un compañero, podríamos tomar una decisión o actuar con relativa rapidez.
Ya no nos dejamos llevar por nuestra intuición ni le comentamos algo a un compañero. Lo hemos reemplazado por intentar obtener el resultado perfecto . Y lo hacemos hasta que volvemos a ejecutar la instrucción y obtenemos un resultado perfecto completamente diferente .
Diseñado para ser adictivo
Aquí vemos una nueva capa de sobrecarga de herramientas: la batalla por el dominio tecnológico en nuestro trabajo y vida personal. Las herramientas de IA están diseñadas para ser adictivas: la forma en que nos hablan amablemente con esa efusiva y falsa sinceridad, intentando darnos la respuesta que creen que queremos oír, y luego disculpándose profusamente por equivocarse (de nuevo). La tecnología que usamos en el trabajo y en casa nos hace dependientes de ella. ¿De qué otra manera van a rentabilizar estas organizaciones estas desorbitadas inversiones en centros de datos?
Sí, pueden ayudar; sí, usarlas tiene valor. Pero también lo tiene no usarlas. No todas las respuestas tienen que provenir de la IA. No toda comunicación tiene que perfeccionarse para que sea «perfecta», en lugar de auténtica.
No corras hacia el fondo. Detente, piensa, habla.
Muchos empleados sienten la presión de aumentar el uso de la IA para lograr una mayor productividad. Hemos visto las métricas, los ahorros de tiempo reportados y las ganancias personales prometidas. Sin embargo, apresurarse a implementar la IA puede empeorar las cosas. Ante la falta de claridad, la expectativa de obtener algún tipo de resultado de la IA conlleva el riesgo de generar más ruido en forma de descuido, resúmenes no deseados y tareas asignadas sin el contexto de la reunión. Incluso si no hacemos nada, los agentes de Copilot en Microsoft Teams aparecen para resumir un nuevo canal, lo queramos o no.
Estoy criticando injustamente la IA, cuando la proliferación de chats, canales, comunidades, reuniones, cuadernos y contenido es igualmente culpable de ahogarnos en ruido (junto con la ensuciación general de la tecnología ). Lo que necesitamos para ser productivos está ahí dentro, pero es difícil saber dónde está o qué es.
El problema subyacente no son las herramientas, sino nuestros hábitos. Seguimos añadiendo más herramientas de productividad , adoptando las últimas aplicaciones de colaboración e integrando la IA en nuestras reuniones sin pararnos a preguntarnos “¿por qué?”.
¿Hemos acordado qué herramientas necesitamos para realizar mejor nuestro trabajo? La constancia es mucho más eficaz para la productividad que usar todas las herramientas disponibles.
En segundo lugar, ¿nos hemos parado a pensar en lo que intentamos lograr? ¿Es la IA la mejor manera de lograrlo? A menudo, no lo sabemos. Y ahí es donde necesitamos usar la herramienta más poderosa que tenemos en el trabajo: la conversación . Así es como transformamos los problemas en soluciones. Así es como aplicamos el contexto, la experiencia, el pensamiento innovador y el pensamiento crítico.
¿La solución al ruido en el trabajo?
Sin embargo, se está produciendo una tendencia alarmante: estamos reemplazando las conversaciones con encuestas, sistemas y comunicación formal. Los equipos reconocen los problemas que enfrentan, pero, según Psychology Today , carecen de la seguridad psicológica o el espacio para hablar de ellos.
Los equipos necesitan dedicar tiempo a estas conversaciones y normalizarlas. El rol de los líderes es brindar espacios donde se nos anime a compartir frustraciones y, sobre todo, programar tiempo para analizarlas con el equipo. Para identificar problemas y prioridades, acuerden los espacios de colaboración preferidos , los canales de comunicación y el rol específico que la IA debe desempeñar en el equipo.
Sin embargo, esto solo reducirá parcialmente el ruido si seguimos añadiendo herramientas de productividad (y esos resúmenes de IA no solicitados). Gran parte de esto nos lleva al viejo dilema de “¿qué herramienta y cuándo?”. Si no hemos abordado esto, nada nos impedirá inundar a nuestros colegas con notificaciones de nuestra aplicación favorita. Y simplemente nos devolverán el favor, en un lugar totalmente diferente.
Así como tomamos la decisión consciente de alejarnos de las redes sociales por nuestra salud mental, deberíamos considerar si necesitamos limitar nuestra dependencia de las herramientas en el trabajo. La productividad no se basa en las aplicaciones, sino en tener tiempo para hacer las cosas. ¿Necesitamos una dieta tecnológica?
Nota del editor: ¿Qué más podemos hacer para recuperar nuestro enfoque?
- Priorización Implacable: Cómo Evitar el Síndrome del Objeto Brillante — La incapacidad de los líderes para priorizar conlleva riesgos que van más allá del incumplimiento de plazos o los sobrecostos presupuestarios. El peligro es la pérdida de enfoque e impulso organizacional.
- El diseño del trabajo es la manera en que se escalan el desempeño, el compromiso y el bienestar : cuando los líderes organizan el trabajo en torno a cómo las personas realmente colaboran, impulsarán el desempeño y ayudarán a los trabajadores a terminar sus días con energía, no con agotamiento.
- La multitarea es un mito: cómo recuperar el enfoque y la productividad . Si está pasando de revisar presupuestos, aprobar tiempos libres y confirmar las imágenes correctas en una relación pública a la vez, es probable que cometa un error.
Acerca del autor
Andrew, como propietario de Designing Collaboration , analiza la tecnología en el entorno laboral desde la perspectiva de los trabajadores . Ayuda a sus clientes a tener mayor claridad y confianza al elegir cómo y por qué usar las herramientas digitales para el entorno laboral, a superar la falta de alineación entre las prácticas digitales y laborales, a mejorar malos hábitos como la dependencia excesiva del correo electrónico y las reuniones difíciles, y a mejorar la salud y la cultura digital, como la de “siempre conectado”.Entrena habilidades técnicas y blandas prácticas para liderar y empoderar equipos en lugares de trabajo digitales y desarrolla estrategias para aprovechar la tecnología de colaboración para satisfacer las necesidades organizacionales, de equipo e individuales, ya sean objetivos específicos, mayor productividad o mejor bienestar.