SharePoint Knowledge Agent aborda uno de los principales problemas de SharePoint: la gobernanza del contenido. ¿Facilitará la vida a los propietarios de sitios de SharePoint?
por Steve Bynghall
- ¿Qué es el Agente de conocimiento de SharePoint?
- ¿Qué importancia tiene una actualización de SharePoint Knowledge Agent?
- Mejorar la precisión y la fiabilidad de las respuestas del copiloto
- Áreas de mejora para el agente del conocimiento
- Áreas para probar las capacidades del agente de conocimiento
- Marcando la diferencia en la gobernanza del contenido de SharePoint
- Acerca del autor
Microsoft presentó SharePoint Knowledge Agent el 18 de septiembre para abordar uno de los mayores desafíos que enfrentan los usuarios de SharePoint: la gobernanza del contenido.
A lo largo de los años, las organizaciones han introducido SharePoint en sus entornos de trabajo digitales con una gobernanza mínima, solo para experimentar una rápida expansión de sitios web, proliferación de páginas y una montaña creciente de contenido duplicado, obsoleto e irrelevante. ¿El resultado? Poca facilidad de búsqueda, menor adopción de la intranet y menor confianza en el contenido.
La necesidad de una gobernanza de contenido sólida ha cobrado una renovada urgencia en los últimos 18 meses. Sin ella, las organizaciones tienen dificultades para aprovechar al máximo la IA y Microsoft Copilot. Es el principio de “basura entra, basura sale” en acción. Una instancia de SharePoint con contenido erróneo y desactualizado puede provocar que Copilot proporcione respuestas erróneas y desactualizadas a sus preguntas.
SharePoint Knowledge Agent tiene el potencial de resolver el problema al simplificar la gobernanza del contenido y mejorar la gestión del conocimiento organizacional como resultado.
¿Qué es el Agente de conocimiento de SharePoint?
Según Microsoft, Knowledge Agent «ofrece una nueva generación de funciones basadas en IA en SharePoint, diseñadas para optimizar el contenido y potenciar las capacidades de Copilot». Estas funciones incluyen:
- Automatizar el etiquetado inteligente de elementos con metadatos para respaldar la gestión del conocimiento y mejorar la capacidad de Copilot para interpretar el contenido.
- Automatizar diversos aspectos de la gobernanza, como la detección de lagunas de contenido en el comportamiento de búsqueda, la reparación de enlaces rotos y la retirada de contenido inactivo.
- Proporcionar respuestas inteligentes a las preguntas de los usuarios sobre el contenido, aprovechando los nuevos metadatos que se han agregado.
- Simplificar la automatización a través de indicaciones en lenguaje natural, por ejemplo, configurar un flujo de trabajo de correo electrónico basado en una condición simple.
- Apoyar la creación de contenido a través de indicaciones, plantillas, sugerencias inteligentes y generación de IA de secciones de una página, por ejemplo, preguntas frecuentes.
¿Qué importancia tiene una actualización de SharePoint Knowledge Agent?
SharePoint Knowledge Agents se diferencia de las versiones anteriores al abordar las necesidades reales de los administradores de sitios de SharePoint. En primer lugar, cubre una necesidad al incorporar funciones de gobernanza de contenido muy necesarias en SharePoint. En segundo lugar, automatiza muchas de las tareas de gobernanza de contenido que los propietarios de sitios y de contenido suelen carecer del tiempo o las habilidades para realizar, especialmente en entornos descentralizados donde la administración del sitio está a cargo de profesionales con mucha actividad y poca o ninguna formación en comunicación. Incluso en los casos en que las intranets de SharePoint cuentan con un equipo central que gestiona los estándares, los propietarios de contenido tienen dificultades para administrar sus sitios.
“Esta es una de las actualizaciones más significativas para SharePoint en mucho tiempo, especialmente para las intranets y el contenido que sustenta la IA”, declaró Susan Hanley, MVP de Microsoft , a Reworked. “Aborda probablemente la preocupación más importante de gestión de contenido que todos los administradores de intranets tienen en mente: mantener el contenido actualizado y preciso”.
Hanley citó el ejemplo de la función “Mejorar mi sitio” del agente, que señala automáticamente problemas y oportunidades de mejora para los propietarios de sitios. “Si solo buscara enlaces rotos, sería significativo, pero el hecho de que busque eficazmente contenido roto (redundante, obsoleto o trivial) es revolucionario”, afirmó Hanley.
El consultor en entornos laborales digitales, Andrew Pope, también ve un enorme potencial, especialmente en el ámbito de la gestión del conocimiento (GC). «El impacto podría ser enorme. Abordar la taxonomía y mantener el contenido actualizado y relevante ha sido fundamental en la GC», afirmó Pope. «Todos sabemos lo importante que es; sin embargo, para las organizaciones con extensas bibliotecas, ha sido imposible alcanzarlo».
En opinión de Pope, el etiquetado y la clasificación automáticos de contenidos son especialmente útiles, no sólo porque ayudan a ordenar el contenido, sino también porque identifican lagunas en el conocimiento organizacional al destacar lo que la gente buscaba pero no podía encontrar.
SharePoint Knowledge Agent también aporta valor al brindar automatización para los propietarios de sitios, afirmó Luke Mepham , propietario del producto Microsoft 365 en una gran empresa de servicios financieros del Reino Unido.
“La introducción de esta función de agente para administradores de sitios es significativa. Considero que su valor fundamental reside en poner una herramienta de diagnóstico de gestión del conocimiento al alcance de los propietarios de sitios”, afirmó Mepham. “Históricamente, los propietarios de sitios en SharePoint corporativo han contado con muy pocas herramientas para gestionar y mantener lo que, con frecuencia y rapidez, se convierte en un vertedero de documentos”.
Mepham agregó que el principal cuello de botella para la gestión exitosa de contenido y conocimiento en Microsoft 365 siempre ha sido el esfuerzo de etiquetar, organizar y administrar manualmente el contenido, algo que el agente supera al automatizar estas tareas de higiene.
Mejorar la precisión y la fiabilidad de las respuestas del copiloto
Un catalizador clave para el nuevo Agente de Conocimiento es mejorar el valor de Copilot u otras herramientas de IA al reducir eficazmente el impacto de la “basura que entra, basura que sale” que limita el éxito de la IA. Pero ¿cumplirá el agente?
“Si esto nos ayuda a depurar, estructurar y gestionar el contenido, las herramientas de IA existentes resultarán mucho más potentes, pero aún es una incógnita”, afirmó Pope. “Sin duda, esto podría conducir a una adopción más fiable y eficaz de la IA, con la retirada de páginas inactivas y una mejor clasificación”.
El agente tiene el potencial de aumentar la precisión de Copilot, afirmó Mepham. «Cuando se utiliza estratégicamente, primero como herramienta de diagnóstico y luego para exponer metadatos a Copilot —proporcionando contexto sobre la fiabilidad de los datos, el público objetivo, la estructura del contenido y la intención—, es probable que las respuestas de Copilot mejoren drásticamente en términos de precisión y fiabilidad», añadió.
La reciente actualización de Copilot al modelo GPT5 de OpenAI también mejorará significativamente sus resultados si se exponen metadatos extensos y útiles, continuó Mepham. Esta es otra razón por la que el etiquetado automatizado de metadatos de Knowledge Agent adquiere mayor importancia.
“Usar Copilot para crear estos metadatos puede parecer circular o redundante, pero puede considerarse un preprocesamiento que prepara el contenido para Copilot”, dijo Mepham. “Me interesa ver en qué medida esto mejora la exhaustividad, la precisión y el valor de las respuestas de Copilot”.
Knowledge Agent puede aportar valor en otras áreas, como la posibilidad de que los propietarios de sitios web agreguen automáticamente una columna de metadatos a una biblioteca de documentos mediante una solicitud, afirmó Mepham. Por ejemplo, el agente podría identificar un cliente nombrado dentro de los archivos y agregarlo automáticamente. «Si se utiliza correctamente, la capacidad de autocompletar una columna de metadatos mediante una solicitud podría ser un elemento clave que permitiría consultar datos no estructurados en bibliotecas de documentos a gran escala», añadió.
Áreas de mejora para el agente del conocimiento
La reacción inicial a SharePoint Knowledge Agent ha sido mayoritariamente positiva, pero Microsoft seguirá teniendo en cuenta los comentarios de los clientes durante la versión preliminar pública para mejorar el agente antes de su disponibilidad general a principios de 2026. ¿Qué tipo de sugerencias podemos esperar ver?
Ubicación
Actualmente, se accede al Agente de Conocimiento haciendo clic en la esquina inferior derecha de cualquier página, donde se presenta a los usuarios un menú contextual relacionado con la página y su nivel de acceso. Las opciones incluyen “Hacer una pregunta” para los usuarios u “Organizar esta biblioteca” para los propietarios. Hanley comentó que no le gustaba este botón flotante de SharePoint y que preferiría poder controlar dónde aparece, pero sospecha que los usuarios y administradores podrían acostumbrarse con el tiempo.
Sin vista agregada para administradores
Un área de mejora más sustancial sería proporcionar una vista agregada para los propietarios o administradores de varios sitios o áreas de página. “Si soy administrador de SharePoint o tengo varios sitios, me gustaría tener un único lugar donde ver todo mi alcance: todas mis responsabilidades, para poder priorizar dónde enfocarme”, dijo Hanley.
Enfoque por biblioteca
El alcance del agente es otra área de mejora, afirmó Mepham. “Como muchas funciones de SharePoint, el agente se centra en la gestión de sitios y bibliotecas de abajo a arriba”, añadió. “Si bien ofrece la posibilidad de mejorar la calidad localmente, no proporciona un mecanismo para optimizar la gestión de taxonomías a nivel de toda la organización”. El agente también perderá la capacidad de detectar contenido similar en diferentes bibliotecas, una función que podría ser muy útil para los administradores de intranet, continuó.
Peligro de dependencia excesiva
Pope señala un problema inherente al uso de IA generativa para la generación de contenido: la falta de supervisión humana. «Al retirar páginas inactivas automáticamente, corremos el riesgo de eliminar algo sin considerar adecuadamente el impacto», afirmó Pope. «El diseño automático de páginas también me preocupa un poco si dependemos demasiado de esto, en lugar de considerar adecuadamente a nuestra audiencia para las páginas importantes».
Es necesario seguir gestionando la deuda de la arquitectura de la información
Si bien el agente puede ayudar a establecer la gobernanza del contenido, en última instancia, sigue siendo susceptible a los inconvenientes del contenido de bajo valor, lo que puede generar respuestas inexactas o engañosas, continuó Mepham. “La entrada y salida de basura seguirá siendo un problema, ya que el agente de conocimiento crea metadatos y una estructura explícitos a partir de la estructura y el contenido implícitos en los documentos”, afirmó. Las organizaciones podrían aún tener que afrontar su deuda de arquitectura de información técnica antes de poder obtener el máximo provecho del agente, sugirió.
Incertidumbres con los costos
Gabriel Karawani, de ClearPeople, señaló otro problema en una publicación detallada sobre cómo el agente podría realmente respaldar la gestión del conocimiento en la empresa. Karawani señaló que el procesamiento automático de metadatos —una de las capacidades más valiosas del agente— podría tener un costo adicional basado en un modelo de pago por uso, lo cual podría ser difícil de predecir y controlar.
Áreas para probar las capacidades del agente de conocimiento
Dado que se prevé que SharePoint Knowledge Agent esté disponible para el público general a principios del próximo año, ¿qué deberían hacer ahora los equipos de SharePoint? El primer paso obvio es probarlo.
“Mi primera recomendación es probar la vista previa”, aconsejó Hanley. “Puedes ejecutar un script de PowerShell muy simple y aplicarlo a todo el inquilino o solo a un sitio”.
El Papa también dijo que los equipos deberían estar probando activamente el agente ahora, por ejemplo creando algunos escenarios de prueba para ver con qué precisión el agente clasifica los datos.
Los equipos del entorno de trabajo digital también deben pensar en cómo capacitar y apoyar a los propietarios de contenido que utilizan el Agente de Conocimiento, afirmó Mepham. «Las organizaciones deben ser reflexivas sobre su implementación, tener claros los riesgos y las limitaciones, y guiar a los propietarios de sitios web a través de un proceso estructurado y con un buen soporte para aprovechar al máximo las capacidades del agente».
Marcando la diferencia en la gobernanza del contenido de SharePoint
El Agente de Conocimiento de SharePoint aún puede evolucionar antes de estar disponible para el público general. Se realizarán más pruebas, se generarán nuevas reacciones y se generarán nuevas ideas, pero la reacción inicial ha sido positiva.
La gobernanza de contenido es fundamental para el éxito de la gestión del conocimiento, las intranets y Copilot. Las funciones de gobernanza automatizada de SharePoint Knowledge Agent tienen el potencial de marcar una diferencia real en un área que siempre ha sido compleja. Si bien el agente claramente no resolverá todos los problemas de gobernanza de contenido ni garantizará que el contenido genere valor de la noche a la mañana, sin duda podría hacer que esos objetivos sean más alcanzables y aumentar la calidad de los resultados de Copilot. Y esto será bien recibido por muchos.
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Acerca del autor
Steve Bynghall es consultor y escritor independiente radicado en el Reino Unido. Se especializa en intranets, colaboración, negocios sociales, gestión del conocimiento y el entorno de trabajo digital.