¿Qué es la gestión de activos digitales (DAM)? Una guía completa

Explore los aspectos esenciales de la gestión de activos digitales (DAM), sus beneficios y cómo optimiza la gestión de activos y la colaboración entre industrias.

por Michelle Hawley

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Lo esencial

• Beneficios sistemáticos. La gestión de activos digitales (DAM) mejora la eficiencia de la organización al centralizar el almacenamiento y el acceso a los activos de medios digitales.
• Evolución de la plataforma DAM. La evolución del software DAM desde el almacenamiento simple hasta los sistemas complejos que incorporan IA y ML ha aumentado en gran medida su funcionalidad y aplicación.
• Importancia estratégica. La gestión eficaz de los activos digitales es fundamental para mantener la coherencia de la marca y mejorar los flujos de trabajo en diversas plataformas e industrias.

No puede permitirse el lujo de ignorar el problema de la gestión de activos digitales DAM, o DAM. Es un enfoque sistemático y una tecnología utilizada por las organizaciones para centralizar la organización, el almacenamiento y el acceso a los activos de medios digitales, como imágenes, videos y documentos, lo que facilita flujos de trabajo eficientes y la colaboración entre equipos.

Solid DAM puede hacer que su negocio sea más eficiente. Un DAM deficiente puede dar lugar a desperdicios, confusión y muchas oportunidades perdidas.

¿Qué es la gestión de activos digitales (DAM)?

La gestión de activos digitales se refiere al software que almacena, organiza y recupera archivos multimedia enriquecidos (o activos) como fotos, vídeos y audio. Agiliza la gestión de contenidos digitales, permitiendo una colaboración, el intercambio y la distribución eficientes a través de diversas plataformas y canales, mejorando los flujos de trabajo y la utilización de los activos.

Breve historia de la gestión de activos digitales

La gestión de activos digitales tiene una rica historia que abarca más de tres décadas. El concepto de DAM ganó protagonismo en la década de 1990, impulsado principalmente por la necesidad de gestionar y organizar el creciente volumen de activos de medios digitales. Inicialmente, las soluciones DAM eran sistemas de almacenamiento simples que permitían a los usuarios almacenar y recuperar archivos digitales. Sin embargo, a medida que el volumen y la complejidad de los activos digitales continuaron creciendo, las soluciones DAM evolucionaron para incluir funciones avanzadas como el etiquetado de metadatos, las capacidades de búsqueda y la gestión del flujo de trabajo.

A mediados y finales de la década de 2000, las soluciones DAM comenzaron a pasar de los sistemas locales a los basados en la nube, ofreciendo una mayor escalabilidad, flexibilidad y accesibilidad. Esto marcó un punto de inflexión significativo en la historia de DAM, ya que permitió a las organizaciones administrar sus activos digitales de manera más eficiente y efectiva.

Hoy en día, las soluciones DAM son una parte esencial de la infraestructura digital de una organización, ya que desempeñan un papel fundamental en la gestión y optimización de los activos digitales en diversas industrias. La integración de las tecnologías de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) ha mejorado aún más las capacidades de las soluciones DAM, lo que permite a las organizaciones automatizar tareas, obtener información y tomar decisiones basadas en datos.

¿Qué es un activo digital?

Un activo digital es cualquier contenido o medio que, si está formateado en una fuente binaria e incluye el derecho a usarlo.

Algunos ejemplos de activos digitales son:

• Imágenes
• Videos
• Archivos de audio
• Documentos
• Cálculo
• Presentaciones
• Animaciones
• Libros electrónicos
• Fragmentos de código

Ejemplos y tipos de activos digitales

Los activos digitales son cualquier tipo de contenido digital que tenga valor para una organización. Algunos ejemplos de activos digitales son:

• Imágenes (fotos, gráficos, logotipos)
• Vídeos (vídeos de marketing, demostraciones de productos, vídeos de formación)
• Archivos de audio (música, podcasts, voces en off)
• Documentos (PDF, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel)
• Presentaciones (presentaciones de PowerPoint, Google Slides)
• Páginas web (archivos HTML, archivos CSS, archivos JavaScript)
• Contenido de redes sociales (publicaciones de Facebook, tweets de Twitter, publicaciones de Instagram)
• Plantillas de correo electrónico (correos electrónicos HTML, boletines informativos por correo electrónico)
• Materiales de marketing (folletos, volantes, carteles)
• Información del producto (descripciones de productos, especificaciones de productos, imágenes de productos)

Los tipos de activos digitales se pueden clasificar en:

• Recursos multimedia (imágenes, vídeos, archivos de audio)
• Activos de documentos (PDF, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel)
• Recursos de presentación (presentaciones de PowerPoint, Google Slides)
• Recursos web (archivos HTML, archivos CSS, archivos JavaScript)
• Activos de redes sociales (publicaciones de Facebook, tweets de Twitter, publicaciones de Instagram)
• Activos de correo electrónico (correos electrónicos HTML, boletines informativos por correo electrónico)
• Activos de marketing (folletos, volantes, carteles)
• Activos del producto (descripciones de productos, especificaciones de productos, imágenes de productos)

Cómo funcionan los sistemas de gestión de activos digitales

El software de gestión de activos digitales es fundamental para gestionar y optimizar el uso del contenido digital dentro de una organización. Al centralizar los activos digitales en un repositorio seguro, el software DAM mejora la accesibilidad y agiliza los flujos de trabajo asociados a la gestión de contenidos.

Las plataformas de gestión de activos digitales gestionan varios tipos de archivos multimedia, como vídeos y audio, y cuentan con herramientas que mejoran la habilitación de ventas y agilizan los flujos de trabajo.

Repositorio Central

Las herramientas de gestión de activos digitales proporcionan una plataforma centralizada donde se almacenan todos los activos digitales. Este repositorio permite un fácil acceso y organización de los activos, utilizando metadatos, etiquetas y categorización para facilitar una rápida recuperación y gestión. Los activos se pueden clasificar por tipo, proyecto o cualquier otro criterio personalizable.

Metadatos e indexación

Los metadatos son fundamentales en los sistemas de gestión de activos digitales. La gestión eficaz de metadatos implica organizar y aplicar etiquetas descriptivas, palabras clave y otros identificadores que hagan que los activos digitales se puedan buscar fácilmente dentro del sistema. La indexación permite capacidades de búsqueda avanzadas, lo que permite a los usuarios localizar activos específicos en función de atributos o contenido detallados. Al optimizar la gestión de metadatos, los sistemas DAM mejoran significativamente la eficiencia y la precisión de la recuperación de activos, agilizando los flujos de trabajo y respaldando el cumplimiento de los estándares de gestión de datos.

Acceso y seguridad

El software DAM garantiza que los activos digitales sean seguros y accesibles para los usuarios autorizados. Permite a los administradores establecer controles de acceso y permisos, lo que garantiza que los activos confidenciales estén protegidos contra el acceso no autorizado mientras aún están disponibles para quienes los necesiten.

Integración y Distribución

El software de gestión de activos digitales está diseñado para integrarse con otras herramientas, como un sistema de gestión de contenidos (CMS), una plataforma de automatización de marketing y canales de redes sociales. Esta integración permite una distribución fluida de los activos a través de múltiples canales, lo que garantiza el uso coherente de contenido actualizado y aprobado.

Control de versiones

El control de versiones es una característica crucial del software DAM que respalda la gestión efectiva de proyectos. Realiza un seguimiento de las diferentes versiones de un activo digital, lo que permite a los usuarios acceder a los activos digitales y volver a versiones anteriores si es necesario. Esto es especialmente importante en entornos colaborativos donde las revisiones múltiples son comunes.

Análisis e informes

Un sistema moderno de gestión de activos digitales ofrece funciones de análisis e informes que ayudan a realizar un seguimiento del uso y el rendimiento de los activos en diferentes plataformas. Estos conocimientos son invaluables para optimizar las estrategias de gestión de activos y comprender el impacto del contenido.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de activos digitales?

El software de gestión de activos digitales ofrece una serie de beneficios que pueden mejorar significativamente la eficiencia de la organización, mejorar la utilización de los activos y garantizar la coherencia de la marca en múltiples plataformas.

He aquí un desglose:

Mejor organización y recuperación

El software DAM simplifica la organización de valiosos activos digitales a través de un etiquetado, categorización e indexación avanzados. Esta organización permite la recuperación rápida de activos utilizando criterios específicos, lo que reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de archivos multimedia y aumenta la productividad. El almacenamiento centralizado significa que todos los activos están en un solo lugar, accesibles para todos los usuarios autorizados.

Colaboración interna y externa más sencilla

Con la solución de gestión de activos digitales adecuada, los equipos pueden colaborar de forma más eficaz, independientemente de su ubicación física. El software admite actualizaciones en tiempo real y control de versiones, lo que garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a las últimas versiones de los activos. Esta sincronización es crucial para mantener la coherencia y la precisión en los proyectos colaborativos.

Seguridad y control mejorados

La seguridad es primordial en la gestión de activos digitales. El software DAM proporciona sólidas funciones de seguridad, incluidos permisos de acceso controlado y autenticación de usuarios. Estas características garantizan que los activos confidenciales estén protegidos contra el acceso no autorizado, al tiempo que facilitan el intercambio entre los usuarios autorizados.

Marca y gestión de marca coherentes

Intentar mantener la coherencia de la marca en todos los canales puede ser un reto, especialmente para las grandes organizaciones. Los sistemas de gestión de activos digitales ayudan a hacer cumplir las directrices de la marca al almacenar las plantillas aprobadas y los activos de la marca en una ubicación central. Esta centralización garantiza que todos los materiales de marketing, independientemente de la plataforma, se alineen con los estándares de marca de la empresa.

Eficiencia de costos y tiempo

Al automatizar la gestión de los activos digitales, el software DAM reduce la mano de obra necesaria para la administración de los activos. También minimiza las redundancias en la creación y el almacenamiento de activos, lo que supone un importante ahorro de costes. Además, la facilidad de acceder y reutilizar los activos existentes reduce la necesidad de crear nuevos contenidos, ahorrando tiempo y recursos.

Escalabilidad y flexibilidad

Los sistemas DAM están diseñados para crecer con una organización. Ya sea ampliando el número de activos o ampliando los tipos de medios almacenados, DAM puede manejar mayores cargas sin sacrificar el rendimiento. Su flexibilidad también significa que puede adaptarse a las nuevas tecnologías y formatos de medios a medida que surgen.

Analítica para una mejor toma de decisiones

Los sistemas avanzados de gestión de activos digitales vienen equipados con herramientas de análisis que proporcionan información sobre el uso y el rendimiento de los activos. Estos análisis ayudan a las organizaciones a tomar decisiones basadas en datos sobre la estrategia de contenido, la creación y distribución de activos, optimizando el impacto de los activos digitales.

Principales casos de uso de DAM

Una plataforma de gestión de activos digitales puede servir para una amplia gama de casos de uso en diversas industrias, mejorando la forma en que las organizaciones manejan, comparten y publican contenido digital.

A continuación, se muestran algunas aplicaciones y escenarios clave para el uso de la gestión de activos digitales:

Marketing y Gestión de Marca

Las soluciones de gestión de activos digitales son muy valiosas para los equipos de ventas y marketing que gestionan grandes volúmenes de activos digitales, como imágenes, vídeos y documentos. Al proporcionar una única fuente de información para todos los activos de la marca, DAM garantiza la coherencia de los mensajes de la marca en todos los canales y campañas de marketing. También acelera la creación y distribución de materiales de marketing al simplificar la búsqueda y recuperación de activos.

Producción y Diseño Creativo

Para los equipos creativos, el software DAM facilita el proceso de diseño al proporcionar un acceso rápido a activos multimedia como gráficos, plantillas y archivos de diseño. Es compatible con el control de versiones y la gestión del flujo de trabajo, que son cruciales para el seguimiento de las revisiones y las aprobaciones finales en proyectos creativos. Este proceso simplificado ayuda a reducir los cuellos de botella y mejorar la colaboración entre diseñadores, redactores y otras partes interesadas.

Medios de comunicación y entretenimiento

En los sectores de los medios de comunicación y el entretenimiento, el software de gestión de activos digitales gestiona una amplia gama de tipos de contenido, como secuencias de vídeo en bruto, clips finalizados, materiales archivados y activos promocionales. El software de gestión de activos multimedia desempeña un papel crucial en la optimización de los flujos de trabajo de los proyectos y en la mejora de la colaboración entre los equipos. DAM permite la catalogación y recuperación eficiente de medios, cruciales para los procesos de producción, transmisión y distribución de contenidos.

Venta al por menor y comercio electrónico

DAM apoya las operaciones minoristas y de comercio electrónico mediante la gestión de archivos digitales como imágenes de productos, descripciones y materiales promocionales utilizados en plataformas en línea. Ayuda a garantizar que todos los listados de productos estén actualizados y sean coherentes con los estándares de la marca, mejorando la experiencia del cliente y respaldando las estrategias de ventas.

Educación e investigación

En las instituciones educativas y las organizaciones de investigación, el software de gestión de activos digitales ayuda a gestionar activos digitales como documentos de investigación, materiales educativos y recursos de aprendizaje multimedia. Al organizar estos activos de forma centralizada, DAM mejora la accesibilidad para estudiantes, educadores e investigadores, creando un mejor entorno de aprendizaje y colaboración.

Atención sanitaria

Las organizaciones sanitarias utilizan DAM para gestionar de forma segura las imágenes clínicas, los materiales educativos para los pacientes y los documentos administrativos. Garantiza el cumplimiento de la normativa relativa al tratamiento de información sensible y mejora la eficiencia de las comunicaciones médicas y la atención al paciente.

Organizaciones sin fines de lucro y gobierno

Para las organizaciones sin fines de lucro y las agencias gubernamentales, el software de gestión de activos digitales ayuda a administrar activos digitales como informes, solicitudes de subvenciones, videos de capacitación y materiales de campaña. DAM ayuda a mantener la transparencia, agilizar los esfuerzos de comunicación y archivar documentos importantes para facilitar el acceso y el cumplimiento normativo.

Fabricación e Ingeniería

En la fabricación y la ingeniería, un sistema DAM se utiliza para gestionar las especificaciones técnicas, los manuales de productos y las instrucciones de montaje. Facilita el intercambio de información precisa y actualizada entre departamentos y con socios externos, lo que garantiza que todas las partes interesadas tengan acceso a la documentación necesaria para el desarrollo y el mantenimiento de productos.

Qué buscar en un sistema DAM

Al seleccionar una solución de gestión de activos digitales, tenga en cuenta las características y capacidades que se alineen con las necesidades de su organización.

A continuación, se muestra un desglose de los principales factores que debe buscar en un sistema DAM:

Sólidas capacidades de búsqueda y metadatos

Una solución DAM sólida ofrece potentes funcionalidades de búsqueda que permiten a los usuarios localizar rápidamente los activos mediante metadatos, etiquetas e incluso búsquedas basadas en contenido. La capacidad de personalizar los campos de metadatos y utilizar opciones de filtrado avanzadas es esencial para una recuperación eficiente de activos.

Interfaz de usuario intuitiva

La interfaz de usuario de un sistema de gestión de activos digitales debe ser intuitiva y fácil de usar, permitiendo a los usuarios de todos los niveles de habilidad navegar y gestionar los activos de forma eficaz. Una interfaz de usuario fácil de usar reduce el tiempo de capacitación y aumenta la adopción por parte de los usuarios.

Integración con los sistemas existentes

Asegúrese de que el sistema DAM se integre a la perfección con otras herramientas que utiliza su organización, como los sistemas de gestión de contenidos (CMS), el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y las plataformas de automatización de marketing. La integración perfecta ayuda a mantener la continuidad del flujo de trabajo y la coherencia de los datos en todas las plataformas.

Escalabilidad

Una buena plataforma de gestión de activos digitales debe ser escalable para adaptarse a su creciente biblioteca de activos digitales y a las cambiantes necesidades empresariales. Debe manejar cantidades cada vez mayores de datos y usuarios adicionales sin degradación del rendimiento, lo que garantiza la usabilidad a largo plazo.

Características de seguridad

La seguridad es crucial en los sistemas DAM, especialmente cuando se administra contenido confidencial o propietario. Busque características como controles de acceso seguros, configuración de permisos y cifrado para proteger sus activos digitales contra accesos no autorizados e infracciones.

Compatibilidad con múltiples tipos de activos

El mejor software DAM admitirá una amplia gama de tipos de activos digitales, incluidas imágenes, videos, archivos de audio, documentos y más. Esta versatilidad es crucial para satisfacer diversas necesidades dentro de su organización.

Control de versiones

El control de versiones es imprescindible en cualquier software de gestión de activos digitales, ya que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios, volver a versiones anteriores y gestionar varias versiones del mismo activo. Esta característica es especialmente importante en entornos colaborativos en los que se producen varias ediciones.

Soluciones basadas en la nube frente a soluciones locales

Considere si una solución DAM basada en la nube o en las instalaciones es más adecuada para su organización en función de factores como el costo, el control, los requisitos de seguridad y la accesibilidad del equipo. Las soluciones basadas en la nube ofrecen flexibilidad y reducen los gastos generales de TI, mientras que las soluciones locales proporcionan más control sobre la seguridad y el hardware.

Herramientas de análisis e informes

Las capacidades avanzadas de análisis e informes pueden ayudarlo a comprender cómo se utilizan los activos digitales y cuáles tienen un mejor rendimiento. Esta información puede impulsar decisiones más informadas sobre la creación de activos y la gestión del ciclo de vida.

Atención al cliente y comunidad

Evaluar el nivel de atención al cliente proporcionado por el proveedor de DAM, incluidos los recursos de formación, el soporte técnico y las comunidades de usuarios. Un equipo de soporte receptivo y servicial puede mejorar significativamente la experiencia de DAM.

Al evaluar cuidadosamente estas características, puede elegir una solución DAM que no solo satisfaga sus necesidades actuales, sino que también respalde el crecimiento futuro de su organización y las estrategias de gestión de activos digitales.

Cómo implementar un sistema de gestión de activos digitales

El uso de un sistema de gestión de activos digitales es un paso crucial para agilizar la gestión de activos y mejorar la eficiencia operativa dentro de una organización. Una implementación adecuada garantiza que su sistema DAM sea totalmente compatible con sus flujos de trabajo de contenido y objetivos comerciales.

• Defina sus objetivos y requisitos
  • Defina claramente lo que pretende lograr con el sistema DAM. Tenga en cuenta los tipos de activos que administra, cómo se utilizan y los problemas que necesita resolver. Recopile información de todas las partes interesadas para describir los requisitos y objetivos específicos del sistema.
• Evalúe y seleccione un proveedor de DAM
  • Investigue y compare varios proveedores de DAM en función de sus requisitos. Tenga en cuenta factores como la funcionalidad, la facilidad de uso, las capacidades de integración, la atención al cliente y los precios. Elija el proveedor que mejor se adapte a las necesidades de su organización.
• Planificar el proyecto de implementación
  • Cree un plan de proyecto detallado que incluya cronogramas, hitos clave, asignación de recursos y presupuesto. Asegúrese de tener un gerente de proyecto para liderar la implementación y roles y responsabilidades claros definidos para el equipo.
• Migración de activos existentes
  • Organice y prepare sus activos digitales existentes para la migración. Esto puede implicar la limpieza de duplicados, el establecimiento de convenciones de nomenclatura de archivos y el etiquetado de activos con metadatos. Utilice las herramientas proporcionadas por el sistema DAM para facilitar una migración eficiente y ordenada.
• Integración con otros sistemas
  • Integra el software de gestión de activos digitales con otras herramientas y plataformas utilizadas por tu organización, como CMS, CRM o herramientas de automatización de marketing. Esta integración debería respaldar flujos de trabajo fluidos y la coherencia de los datos en todos los sistemas.
• Configurar controles de seguridad y acceso
  • Configure los roles y permisos de los usuarios para garantizar el acceso seguro al software DAM. Configure opciones de seguridad que se alineen con las políticas de seguridad de la información de su organización.
• Capacite a sus usuarios
  • Desarrollar un programa de formación integral para todos los usuarios de la plataforma DAM. Esto incluye no solo funcionalidades básicas, sino también las mejores prácticas para la gestión de activos y flujos de trabajo específicos para su organización. El administrador de activos digitales supervisa esta frase crucial, asegurándose de que todos entiendan cómo aprovechar al máximo las capacidades del sistema.
• Transmitir en vivo y monitorear
  • Implemente el sistema DAM en su organización. Supervise de cerca la implementación para abordar cualquier problema. Recopile comentarios de los usuarios para identificar áreas de mejora.
• Evalúe y optimice
  • Una vez que el sistema haya estado operativo durante algún tiempo, evalúe su rendimiento en relación con sus objetivos iniciales. Busque formas de optimizar el uso del sistema, actualice los materiales de capacitación según sea necesario y realice ajustes en función de los comentarios de los usuarios y las necesidades cambiantes.
• Planifique el mantenimiento y las actualizaciones continuas
  • Establezca una rutina para el mantenimiento regular y las actualizaciones del sistema de gestión de activos digitales. Manténgase informado sobre las nuevas funciones y mejoras de su proveedor de DAM y planifique revisiones periódicas del sistema para asegurarse de que sigue satisfaciendo las necesidades de su negocio.

Mejores prácticas de gestión de activos digitales

La gestión eficaz de activos digitales requiere una combinación de personas, procesos y tecnología. Estas son algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta:

• Desarrolle una estrategia clara de gestión de activos digitales que se alinee con las metas y objetivos de su organización.
• Establecer un repositorio de activos digitales centralizado que sea accesible para todas las partes interesadas.
• Utilice los metadatos para etiquetar y categorizar los activos digitales, lo que facilita su búsqueda y recuperación.
• Implemente un sistema de gestión de flujos de trabajo para automatizar tareas y agilizar procesos.
• Asegúrese de que los activos digitales estén debidamente respaldados y almacenados en un entorno seguro.
• Establezca controles de acceso y permisos para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder y modificar los activos digitales.
• Revise y actualice periódicamente los activos digitales para asegurarse de que siguen siendo relevantes y precisos.
• Utilice herramientas de análisis e informes para realizar un seguimiento del uso y el rendimiento de los activos digitales.

Gestión de activos digitales: precios y retorno de la inversión

El coste de las soluciones de gestión de activos digitales puede variar ampliamente, en función del tamaño y la complejidad de la organización, el número de usuarios y las características y funcionalidades necesarias. Estos son algunos modelos de precios generales a tener en cuenta:

• Precios por usuario: Este modelo cobra una tarifa plana por usuario, que suele oscilar entre 10 y 50 dólares por usuario al mes.
• Precios basados en el almacenamiento: Este modelo cobra una tarifa basada en la cantidad de almacenamiento requerida, que suele oscilar entre 0,10 y 1,00 USD por GB al mes.
• Precios basados en funciones: Este modelo cobra una tarifa basada en las características y funcionalidades requeridas, que generalmente oscila entre $ 100 y $ 1,000 por mes.
• Precios para empresas: Este modelo cobra una tarifa plana para implementaciones a gran escala, que suele oscilar entre 10.000 y 50.000 dólares al año.

Para calcular el retorno de la inversión de una solución de gestión de activos digitales, hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• Ahorro de tiempo: ¿Cuánto tiempo ahorrará la solución a su organización en términos de búsqueda, recuperación y gestión de activos digitales?
• Ahorro de costes: ¿Cuánto ahorrará la solución a su organización en términos de reducción de costos de almacenamiento, mejora de la eficiencia del flujo de trabajo y reducción de errores?
• Crecimiento de los ingresos: ¿En qué medida contribuirá la solución al crecimiento de los ingresos a través de la mejora de los esfuerzos de marketing y ventas?
• Mejora de la productividad: ¿En qué medida la solución mejorará la productividad y la eficiencia en toda la organización?

Al tener en cuenta estos factores, puede calcular el retorno de la inversión de una solución de gestión de activos digitales y presentar un caso de negocio convincente para la inversión tanto a las partes interesadas internas como a las externas.

Más allá de la implementación: Visualizando el futuro con la gestión de activos digitales (DAM)

Un sistema DAM robusto no es solo un repositorio, es una herramienta dinámica que se adapta a las tendencias y tecnologías emergentes, desde el etiquetado de activos impulsado por IA hasta la gestión de contenido de realidad virtual. El valor real de invertir en DAM radica en su potencial para transformar la forma en que su organización gestiona la información, colabora entre departamentos y se relaciona con los clientes.

Fuente: https://www.cmswire.com/cms/enterprise-cms/digital-asset-management-defined-006371.php

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Examining 19 Enterprise Digital Asset Management Solutions

By Michelle Hawley and Kaya Ismail

Online marketing is an essential tool for modern businesses. Marketing across multiple social media platforms, email and other digital avenues presents fresh challenges for brand owners. Digital Asset Management (DAM) solutions can help make common challenges such as localization, rights management and maintaining a consistent brand identity easier for growing brands to cope with.

Even small business owners can now conduct campaigns with a reach that big brands would have envied in the 1990s. They can reach more customers, collect more data and have more touchpoints and assets. DAM software helps creatives and marketing teams keep track of those assets. There are many solutions available, from free and open source platforms suited to smaller teams, to enterprise-level solutions offering support, management, hosting and API integrations that make each department’s job that little bit easier.

According to one study by Research and Markets, the global digital asset management market is expected to be worth more than $8.1 billion by 2026 — a significant leap from the $2.9 billion valuation in 2020. Brands who run ad campaigns, have podcasts, share video content and run online streams need to be able to keep track of their content.

What Is Enterprise Digital Asset Management?

Enterprise digital asset management solutions allow organizations that deal with media-rich content to create, manage, archive, repurpose and manipulate digital media assets. Those assets could be images, videos, 3D assets or documents. It organizes digital assets based on associated metadata that contains a unique description to each asset, making it more searchable, reusable and manageable.

Digital asset management software can also be used to control which employees have access to specific assets. Asset management also helps organizations avoid issues with duplication, where people recreate existing work because they couldn’t find the original asset.

DAM has played a significant role in brand management by ensuring teams have access to the correct brand materials at all times. This helps to facilitate brand consistency across the organization and across external touchpoints. In addition, DAM can help an organization to keep their digital assets secure, safe organized. When relevant assets are stored in a central location in the cloud, they’re accessible to workers from around the world. Marketing managers can easily keep track of assets’ usage for rights management purposes.

What Is the Value of DAM?

When used correctly, these systems can increase productivity: Each person can focus on the core part of their job, whether that’s the production or distribution of assets, while also staying updated about each step in the workflow. For instance, DAM can help content creators attribute the correct source in their materials, public relations staff find the best images to use with their press releases and graphic designers find new assets for their work. When a campaign is ready to go, a marketer can search for the resource they need in the DAM. They can then distribute it to the relevant marketing channels.

There are free DAM platforms; however, they often lack important features used by enterprises. If you want to build a strong brand, it’s important to use the right tools. In this article, we take a look at 19 enterprise DAM solutions included in Gartner’s Peer Insights. 

1. Acquia DAM

Acquia acquired Widen in 2021 and the Widen Collective now goes by Acquia DAM, which is available as a standalone product or as an integration with Acquia DXP. Acquia offers a combined DAM and PIM platform with automated content lifecycle management and enterprise governance control. Acquia DAM allows users to curate groups of assets for different teams and provides self-service access to finalized content.

Acquia DAM is a SaaS-based platform used by a number of large brands, including Crayola, Dyson and LG. Like many other enterprise offerings, its features include searching, sharing and collaboration tools, as well as workflow automation. The platform also offers brand management tools to help marketing executives stay in control of their image across multiple channels.

2. Adobe Experience Manager Assets

Adobe’s DAM, Adobe Experience Manager Assets, enables you to manage all content and digital assets on a single platform. It also works to streamline collaborative processes, which will allow marketers and creatives to work together more effectively. Equipped with AI capabilities and data-driven insights, the tool identifies which content is achieving a high ROI.

It integrates smoothly with the rest of the company’s tools, including Adobe Creative Cloud, and works well for high volume asset management. Digital assets are stored in the cloud, offering security, redundancy and ease of storage and management. When coupled with the Adobe Workfront tool, it offers powerful integration and workflow features. Workfront includes numerous planning and collaboration features for various departments, and the Workfront Library serves as a digital content hub.

Workfront Library puts organizations in control of every step of the lifecycle of their digital assets, from creation to inclusion in marketing and social media campaigns. When used alongside other Creative Cloud tools, every team member benefits from a seamless working experience.

3. Aprimo Digital Asset Management

Aprimo’s software as a service (SaaS) digital asset management system acts as an asset repository that can automate the delivery of approved, brand-compliant content. It comes with ideation capabilities that help to streamline both content ideation and content planning. Also, you can connect Aprimo to third-party systems like web content management, ecommerce, Adobe Creative Cloud, customer relationship management, enterprise resource planning and product information management. 

Aprimo lets companies monitor content design, creation and distribution in one easy to use tool. This means managers always know how much content costs to create and how well that content performs for the organization. There’s no need to be a tech expert to get the most out of Aprimo. All of the information your team members need is right there on their dashboard.

4. Brandfolder

Brandfolder by Smartsheet is an enterprise-grade platform for secure collaboration, including digital asset management. Unlike some other platforms that focus exclusively on managing creative assets, Smartsheet’s ecosystem offers tools to monitor marketing campaigns, calculate campaign ROI, assign tasks to different team members and generally unify marketing efforts.

The platform promises enterprise-grade security and governance controls to ensure compliance with local data security and privacy standards. Integration with Adobe and other popular creativity tools means designers can work in the way they prefer, while still ensuring other team members are kept in the loop.

5. Bynder

Bynder aims to provide a central storage point for digital assets. It leverages AWS global services to enable scalability and performance. The system can handle a huge variety of files and makes searching for content easy. Users can search tags, metadata and even inside PDF documents to find what they need. The file preview feature lets users view digital content without having to download it first.

Bynder has publishing on demand features that give users access to a smart template tool which helps to create branded materials. It can support a variety of asset types, meaning it’s suitable for business cards, advertisements and banners. To cater to a variety of users with varying levels of expertise, it offers intuitive workflow options. The search interface can be customized to meet an individual organization’s needs.

6. Canto

Canto is a digital asset management platform used by many big brands, including Domino’s, Rolex and Birkenstock. The platform offers time-saving smart sharing features to help marketers and creatives create new content quickly and easily. Assets can be tagged and categorized, and it’s easy to view metadata about each file without having to drill through complex menus.

Canto comes with a gallery-style interface where you can preview visual content. Administrators can define user roles by admin, contributor and consumer and each role comes with their predefined permissions and capabilities. The platform’s dashboard is easy-to-use, and you can run various reports to see which content is performing well.

7. CELUM

CELUM’s DAM solution provides a platform where users can upload, search, manage and share files. It is compliant with the General Data Protection Regulation (GDPR) and integrates with a variety of other platforms and applications. The agile collaboration system streamlines each step of creating assets and using them for marketing and branding campaigns. There are several different pricing structures available to support companies of various sizes.

CELUM supports file sharing, custom workflows and automation of common tasks. Creatives and editors can work together, adding annotations and proofreading documents in the cloud interface. The work-in-progress feature enables you to automate and track the creative process via version and task management. CELUM’s DAM is designed to cover the entire document lifecycle.

8. Cloudinary

The Cloudinary platform aims to bridge the gap between asset management and delivery. It helps the creative, development and marketing teams work together to use assets effectively and efficiently. Not only does the platform support asset storage, it allows users to manage, search, share and manipulate assets online.

Cloudinary’s DAM platform has AI capabilities that can assist you in tagging assets. You can set the automatic tagging feature by color, object and facial recognition for both images and video content, and assets stored on the DAM can be manipulated in real-time. The platform also has an extensible API to support easy integration with other systems in your workflows.

9. Digizuite

Digizuite’s DAM is based on Microsoft Azure and AWS, offering maximum performance and scalability in a secure environment. They provide a mobile client and an easy-to-use media manager for accessing media stored in the cloud.

These sophisticated tools let your marketing and sales team access digital content across many channels from any of their devices. Confidential information is secured and controlled by enhanced access and permission controls. In addition, Digizuite offers standard integration to commonly used applications like Microsoft Office, Sitecore and open API integration services.

10. Extensis Portfolio

Extensis Portfolio is an enterprise-grade digital asset management suite. The platform is designed for sharing all forms of digital content with on-site colleagues, remote workers, contractors and even clients. It works with audio, documents, images and videos.

This DAM software has a feature known as Flexible Organization. Using this feature, you can define multiple catalogs and folders to meet the needs of your company. Using a combination of tags, categories and metadata, the predictive, Google-like search feature can help to speed up the search process dramatically. The search function also automatically saves conditional search settings and assigns metadata to them to create a smart gallery with that search setting. This feature can save your team a lot of time if they regularly work with the same kinds of files. 

11. Filecamp

Filecamp is a digital asset management solution that caters to the needs of diverse industries, designed to streamline the organization, sharing and management of digital media files. Filecamp’s interface is user-friendly, facilitating easy navigation and asset retrieval. It also supports various file types, including images, videos and documents, and enhances collaboration through customizable sharing options and granular access controls. 

The platform leverages cloud-based technology, ensuring that assets are secure and accessible from anywhere in the world. It also offers custom branding capabilities, allowing businesses to personalize their DAM workspace. 

12. Hyland’s Nuxeo Platform

Nuxeo integrates with legacy enterprise content management, so you can access your organization’s digital assets without changing the location of the assets. It is a powerful, extensible and highly customizable asset management system that is aimed at organizations handling high volumes of assets.

The AI-powered auto-tagging features enable users to quickly find content despite where it has been created. Users can create detailed, granular taxonomies to enhance the power of the search feature. This makes it simple for designers to find the photo, logo or video they are looking for. In addition, Nuxeo comes with a pay-as-you-go video transcoding tool and a low-code workflow management feature.

13. IntelligenceBank

IntelligenceBank combines advanced features like AI-driven asset management, approval workflows and creative templates, aimed at enhancing marketing operations. It facilitates smooth asset management, sharing and compliance with brand guidelines, making it ideal for a range of industries. Currently, it’s used by a number of well-known brands, including Hertz, Hyatt and KFC. 

The platform integrates with various creative applications, content management systems and Microsoft and Google Apps, streamlining workflows and improving efficiency. It also emphasizes ease of use and customization to suit diverse business needs. 

14. Kontainer

Kontainer is both a digital asset management and product information management solution. It offers a centralized system for organizing, managing and distributing various assets like images, videos, logos and PR material. This platform is designed to be user-friendly and efficient, featuring tools such as auto metadata tagging, integrations with Office, content management systems, Adobe and email marketing, as well as advanced search and filter capabilities.

Kontainer emphasizes security and GDPR-compliant rights management, allowing for differentiated access control both internally and externally. It’s aimed at optimizing workflows and enhancing collaboration across different teams and external partners. 

15. MediaValet

MediaValet enables you to upload large media files (up to 5 TB/file) with its high-speed and secure upload application. It is a powerful content management and DAM system that helps a company centralize its data storage. The tool also helps brands maintain a consistent and professional image across all of their digital assets.

The tool lets managers centralize storage, searching and distribution. Designers and creatives know they have one central place to go to when they need assets for a project. Creatives can make use of MediaValet’s Creative Spaces to work on assets stored on the DAM via native applications (e.g., InDesign, Illustrator, PhotoShop). The Creative Spaces feature is a hybrid application made specifically for simultaneous collaboration on works in progress. 

16. OpenText Media Management

OpenText can integrate with various stakeholders and departments including marketing, ecommerce and design. The tool is aimed at large organizations and has particularly strong support for video marketing content.

It also provides you with the digital tools to create a “media-enabled” organization. The OpenText tool can automate repetitive tasks and streamline the review and approval process. OpenText has recently redesigned the user experience on their OpenText Media Management (OTMM) platform to allow users to find assets easily.

17. Veeva Vault PromoMats

Veeva is a cloud platform that aims to speed up the process of creating and distributing compliant content. It is aimed at highly specialized industries, such as the pharmaceuticals industry, and includes support for medical, legal and regulatory reviews.

Another useful feature of the platform is the reporting tool that helps marketers gather information to inform their future campaigns. In addition, the platform features a tool that can bulk publish or withdraw content across multiple platforms. This is a particularly useful tool for those who may need to quickly withdraw or update campaigns based on regulatory requirements.

18. Wedia

Wedia is a cloud-based, cross-platform DAM with support for a huge list of file types. It can handle 360-degree images, 3D assets, documents, photos and videos. Wedia developed their DAM to allow users to find assets quickly and conveniently. Users can search, view and manage content on their desktops, laptops or tablets.

The platform comes with automated rendition features that enable you to produce numerous versions from a single master copy. This DAM solution also gives users full control over published content through tracking and recording. AI auto tags and metadata offer powerful search features, including ones to extract text and recognize emotions or faces in images.

19. WoodWing

WoodWing is an enterprise-grade content orchestration solution used by several major brands, including Coca-Cola, Forbes and Heineken. It includes tools for digital asset management, workflow management and publishing. The platform aims to be scalable, flexible and easy to use for managing storytelling and content creation for companies in a variety of industries.

WoodWing integrates with Adobe Creative Cloud and features automated versioning and sophisticated collaboration tools. Granular permissions and powerful library and collection management features ensure people can always find and access the assets they need while keeping marketing leaders in control of the brand’s look and identity at all times.

Fuente: https://www.cmswire.com/digital-asset-management/examining-19-enterprise-digital-asset-management-solutions/

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Sobre el autor

Michelle Hawley es una periodista experimentada que se especializa en informar sobre el impacto de la tecnología en la sociedad. Como editora sénior de Simpler Media Group y reportera de CMSWire y Reworked, ofrece una cobertura en profundidad de una serie de temas importantes, como la experiencia de los empleados, el liderazgo, la experiencia del cliente, el marketing y mucho más. Con un MFA en escritura creativa y experiencia en inbound marketing, ofrece perspectivas únicas sobre los temas de liderazgo, experiencia del cliente, marketing y experiencia del empleado. Michelle contribuyó anteriormente a publicaciones como The Press Enterprise y The Ladders. Actualmente reside en Pensilvania con su esposo y dos perros.

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