flujos de trabajo

por Andrew McDermott

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La gestión de tareas para bufetes de abogados no es tarea fácil. Desde la gestión de abogados, clientes exigentes y el seguimiento constante del tiempo facturable; Es fácil que las tareas se pierdan en la confusión.

Si no tiene una práctica estándar establecida, es fácil para los socios y asociados crear su propia forma de completar las tareas, incluso si, sin saberlo, causa más dolor de cabeza para la empresa. Esta variación afecta las tasas de utilización y realización de su empresa. Como resultado, los socios gerentes dedican una cantidad significativa de su tiempo al trabajo ajetreado, cuando deberían concentrarse en hacer crecer la empresa. 

No es culpa suya. Una cosa es si los socios y asociados deliberadamente se niegan a seguir las políticas y procedimientos que ha establecido. Es completamente diferente si no hay políticas y procedimientos a seguir. 

¿Qué son los flujos de trabajo y por qué su empresa los necesita?

¿A qué se refiere específicamente la frase “gestión de sistemas”? 

“Un sistema es un procedimiento, proceso o método que le permite lograr resultados específicos, positivos y repetibles. De hecho, la única forma de lograr el éxito a largo plazo en su práctica legal es con una serie de sistemas. Estos sistemas pueden ser simples como una lista de verificación que siguen los asociados o tan complejos como un algoritmo “.

Entonces, ¿estamos hablando de un flujo de trabajo? Un flujo de trabajo es una serie de pasos que se requieren para completar una acción específica (es decir, redactar un alegato). Los sistemas se refieren a una colección de flujos de trabajo. Aquí hay un resumen de mi publicación anterior. 

Flujos de trabajoPensamiento sistémico
Son creados por el pensamiento sistémicoProduce una colección de flujos de trabajo en una organización.
Son una secuencia de pasos o procesos para tareas específicas.Depende de la causalidad
Confíe en el mapeo del sistemaUtiliza ciclos de retroalimentación para iterar y mejorar
Existir como parte de un sistemaCrea armonía en su grupo de flujos de trabajo 

La gestión de sistemas es la creación de   flujos de trabajo eficaces  y  exitosos . Al pensar en la causa y el efecto que rodean el resultado deseado, puede crear una serie de flujos de trabajo que producen resultados favorables.

Sin flujos de trabajo, sin sistemas. Ningún sistema significa que todos en su organización son una ley en sí mismos, como hemos visto anteriormente. ¿No pueden los bufetes de abogados lograr los mismos resultados  sin  flujos de trabajo?

Por qué su bufete de abogados necesita flujos de trabajo

La investigación actual muestra que las empresas están perdiendo tiempo para:

  • Al abogado promedio se le  paga solo por  2.5 horas de trabajo  por día . Eso es un problema por sí solo hasta que te das cuenta de la verdad sobre el trabajo de los empleados. Cuando los abogados facturan 40 o 50 horas por semana, en realidad están   trabajando de 60 a 70 horas a la semana. 
  • Los profesionales del derecho  pierden una cantidad considerable de tiempo  innecesariamente. Por ejemplo,  un documento técnico de IDC  descubrió que los trabajadores del conocimiento  desperdiciaban 11,2 horas a la semana  clasificando los desafíos de la gestión de documentos (DMS). Este documento técnico  calculó la pérdida en $ 19,732  por trabajador del conocimiento, por año, o una  pérdida del 21,3 por ciento  en la productividad total de la empresa. Esto no incluye pérdidas de otras áreas. 
  • Las tasas de utilización de las empresas, una medida de la productividad de las empresas y la eficiencia de facturación, están estancadas o cayendo; Los abogados están perdiendo una enorme cantidad de tiempo debido al trabajo administrativo no facturable, errores, demandas de desarrollo comercial y mala planificación. 
  • Esto tiene un efecto inevitable y  negativo en las tasas de realización de los bufetes de abogados . La explicación habitual sugiere que las tasas de realización están cayendo debido a disputas de precios y facturación, lo cual es parcialmente correcto. Pero la mala utilización significa que las tasas de realización se ven afectadas mucho antes de que la facturación juegue un papel. 
  • Pero, ¿qué pasa con las preocupaciones sobre los precios y las disputas de facturación? Aquí hay una cita de  The 2019 State of the Legal Market. “Dado el tibio crecimiento en la demanda de servicios de bufetes de abogados, la mayor disposición de los clientes a trasladar el negocio a firmas de menor costo o proveedores de servicios alternativos, y el continuo retroceso del cliente en los aumentos de tarifas (como se refleja en la disminución de las tasas de realización), es Es contradictorio que las empresas propongan aumentos de tarifas agresivos o que los clientes los acepten “. ¿Qué significa esto? Gran utilización = gran realización , los dos van de la mano. 

¿Y los beneficios? ¿Las ventajas que conlleva el uso de flujos de trabajo? 

  1. Mantenimiento adecuado de registros.  Los flujos de trabajo le muestran dónde buscar para identificar problemas. Responden preguntas importantes: qué se debe hacer, quién completó qué, cuándo se completó y dónde encontrar los registros. 
  2. Productividad incrementada.  Con los flujos de trabajo adecuados, puede aumentar la productividad a pedido. Las mejoras incrementales en sus flujos de trabajo producen un aumento exponencial de la productividad. Esta mayor utilización significa aumentar la realización, ¿recuerdas? 
  3. Asignación precisa de recursos.  Saber quién, qué, dónde y cuándo significa que tiene una idea clara de los recursos que deben asignarse a asuntos y proyectos específicos. 
  4. Mejora de la moral de los empleados.  Los flujos de trabajo brindan a sus empleados la estructura que necesitan para superar las expectativas. Sus empleados tienen una idea clara del trabajo que debe realizarse. No hay confusión sobre lo que se debe hacer o cómo hacerlo. Los empleados tienen un sentido de realización y propósito. 
  5. Priorización de tareas.  Los flujos de trabajo le brindan los datos que necesita para lograr economías de escala. Puede identificar el trabajo que debe subcontratarse a un profesional independiente, entregarse a un asociado junior o remitirse a un asociado senior. Su equipo sabe qué tareas deben automatizarse y qué tareas deben enviarse a un asistente virtual. Es claro, preciso y eficiente. 

Estos flujos de trabajo son la base. Dirigen su bufete de abogados, eliminando la necesidad de microgestión. Los flujos de trabajo lo recompensan por trabajar  en  su negocio en lugar de  en  su negocio. Cuanto mejor haga esto, más fácil le resultará lograr un alto crecimiento bajo demanda. Así es como las empresas de alto crecimiento mantienen su historial excepcional. 

¿Recuerda los flujos de trabajo que mencioné anteriormente? He aquí un resumen rápido. 

No olvide que necesita estos flujos de trabajo, ya sea asociado, socio o propietario de su propia empresa. Si es el propietario de su bufete de abogados, los necesita todos.  

Flujos de trabajo de servicioFlujos de trabajo de desarrollo empresarial
Gestión de la prácticaMarketing y publicidad 
Gestión de proyectos y tareasDesarrollo de contenido (video, audio, discursos, etc.)
Seguimiento del tiempo Embudos de ventas y desarrollo de leads
Inventarios de serviciosPlanes de medios digitales y offline
Gestión de clientes Informes de empresas, análisis comerciales y de  marketing 
Protocolos y herramientas de gestión de documentosFlujos de trabajo y herramientas de CRM
Métodos patentados y secretos comerciales 
  
Flujos de trabajo de seguridad Flujos de trabajo financieros
Políticas de seguridad Facturación y facturación
Planes de seguridad, aplicaciones y datos Pagos (online y offline)
Seguro de ciberseguridadEstructuras de precios y tarifas
Plan de respuesta a incidentes de incumplimientoePayments
Planes de recuperación ante desastres y emergenciasFlujos de trabajo de teneduría de libros  y  contabilidad
Protocolos de seguridad física y  cibernéticaReporte y retención de nómina
Gestión de datos  (copias de seguridad, almacenamiento, archivo, etc.)Presupuesto y previsión 
Protocolos de gestión de Internet, intranet y correo electrónicoAsegurar y gestionar el capital de crecimiento 
Gestión de derechos de usuario 
  
Flujos de trabajo de servicio al clienteFlujos de trabajo de recursos humanos
Protocolos de respuesta del cliente (teléfono, correo electrónico, mensajes de texto, etc.)Metodologías de contratación (es decir, Topgrading)
Procedimientos de admisión de clientesPlanes de contratación y retención
Protocolos de descuento, amortización y amortizaciónGrupo de talentos (autónomo, contrato, empleado) 
Programación de citas y eventosFormación de los empleados 
 Beneficios y procedimientos de nómina

¿Cómo va a crear estos flujos de trabajo y configurar las cosas? Es difícil configurar las cosas sin un plan, pero eso es exactamente lo que necesita en este momento. 

Cómo crear una gestión de tareas estable para bufetes de abogados con flujos de trabajo de alto rendimiento

¿Cómo va a crear flujos de trabajo? 

  1. Establecer metas y objetivos específicos 
  2. Describe tus recursos disponibles
  3. Enumere todas las tareas que deben completarse
  4. Cree una lista de empleados / roles responsables de cada tarea / paso
  5. Crea un diagrama de flujo de trabajo o un mapa mental
  6. Capacite a sus empleados en el nuevo flujo de trabajo
  7. Implemente su nuevo flujo de trabajo
  8. Analizar el rendimiento del flujo de trabajo 
  9. Iterar y mejorar

Establecer metas y objetivos específicos

La especificidad y la simplicidad son clave aquí cuando se trata de la gestión de tareas para bufetes de abogados. Deberá evitar crear objetivos y resultados amplios o vagos. Puede consultar la tabla anterior para obtener una lista de las categorías con las que puede comenzar. Para nuestro ejemplo, usemos la categoría “seguimiento del tiempo”. El seguimiento del tiempo es demasiado amplio, por lo que debemos simplificarlo un poco más.

Simplifiquémoslo aún más: ” llene su hoja de horas “. 

Este resultado es simple, claro y conciso. También es importante porque el título  es  el objetivo. Este paso es importante porque todos los pasos posteriores dependen de este. 

Describe tus recursos disponibles

Cuando describe sus recursos disponibles, se asegura de que sus empleados hayan necesitado producir los resultados que desea. No es diferente con nuestro   ejemplo de “completar su hoja de tiempo” . La descripción de los recursos disponibles comienza con preguntas. 

  • ¿Qué necesitan para producir este resultado?
  • ¿Qué les impedirá producir este resultado?

A continuación, se muestra un ejemplo de las herramientas y los recursos que necesitarían sus empleados.

  • Software de seguimiento del tiempo basado en la nube
  • Una hoja de precios para cada tipo de empleado (es decir, $ 367 por hora)
  • Los incrementos / unidades de facturación deseados (es decir, 1/10 de una hora 6 min)
  • Códigos y formatos de facturación ABA / LEDES

Es un paso simple y directo que es necesario si espera resultados consistentes de sus empleados.

Enumere todas las tareas que deben completarse

Eso es exactamente lo que parece. 

  • Seleccionar los servicios correctos 
  • Establecer los incrementos de seguimiento de tiempo adecuados
  • Usar las descripciones de servicios correctas
  • Ingresando su tiempo usando los incrementos de facturación correctos

Simplemente enumera cada uno de los pasos necesarios para ” completar su hoja de tiempo “. Este paso es fácil, pero su enfoque debe ser completo. Un elemento de una tarea pendiente afecta a los pasos posteriores de su flujo de trabajo.

Cree una lista de empleados / roles responsables de cada tarea / paso

A continuación, querrá asignar propietarios a cada tarea. Puede asignar tareas a personas específicas o roles específicos. Deberá determinar qué es lo mejor para su bufete de abogados.

Cada tarea o paso debe tenerse en cuenta. No debería haber sorpresas. Si necesita agregar más pasos, alguien debe ser responsable de ellos.

Crea un diagrama de flujo de trabajo o un mapa mental

En este paso, simplemente está visualizando el proceso tal como lo tiene, a través de un diagrama de flujo de trabajo o un mapa mental. Supongamos que está describiendo el flujo de trabajo para la preparación de testamentos. Como se veria eso? Aquí hay un ejemplo de  Precedent .

Un diagrama de flujo de trabajo o un mapa mental visualiza el proceso, dándoles a todos una vista panorámica de  (a.)  El trabajo que debe realizarse  (b.)  Los pasos específicos que se tomarán para lograr el resultado deseado. Hacer esto significa que es más fácil para los empleados producir resultados. 

Capacite a sus empleados en el nuevo flujo de trabajo

Cuando capacita a sus empleados, está describiendo los estándares específicos y de desempeño que deberán cumplir. La capacitación asegura que obtenga exactamente lo que está pidiendo, minimizando accidentes, errores o negligencia. Esta formación inicial reduce los gastos debido a descuentos, errores o reelaboración.

Implemente su nuevo flujo de trabajo

La implementación de su flujo de trabajo establece un punto de referencia importante. Puede establecer un punto de partida importante para su empresa. Es una buena idea implementar las cosas lentamente. Implemente flujos de trabajo con un equipo pequeño o en un grupo de práctica específico antes de realizar cambios en toda la empresa.

Si lo hace, evitará las interrupciones importantes que surjan de una implementación mal concebida.

Analizar el rendimiento del flujo de trabajo 

Al documentar los pasos en su flujo de trabajo, puede analizar el rendimiento, identificar puntos de falla y delinear posibles áreas de mejora. Aquí hay algunas preguntas que puede hacer para analizar su flujo de trabajo.

  • ¿Está funcionando su flujo de trabajo? 
  • ¿Dónde están los puntos de falla en su flujo de trabajo?
  • ¿Van las cosas como se esperaba?
  • ¿A sus empleados les está tomando más o menos tiempo completar cada tarea?
  • ¿La calidad del trabajo es mayor o menor de lo esperado?
  • ¿Cuánto tiempo se tarda en completar una tarea u objetivo? 
  • ¿Dónde cae el desempeño de su bufete de abogados en relación con la competencia?

La prueba es un paso importante. Una comprensión teórica de su flujo de trabajo es un buen comienzo, pero querrá datos del mundo real sobre el desempeño de su empresa lo más rápido posible. Por eso es importante probar sus flujos de trabajo de forma inmediata y coherente.

Iterar y mejorar

Las respuestas a estas preguntas le brindan instrucciones claras. Tendrá los datos que necesita para realizar mejoras, ajustes y cambios inmediatos en los flujos de trabajo de su bufete de abogados.

La mejor parte de estos cambios es el hecho de que puede iterar y mejorar o deshacer cambios. Puede realizar ajustes en toda la empresa o ajustes específicos en un pequeño grupo de práctica.

La gestión de tareas para bufetes de abogados  es importante

¿Están sus socios y asociados enfocados en hacer las cosas a su manera? Puede que no sea culpa de su empleado. Como hemos visto, el rendimiento inconsistente no siempre se debe al incumplimiento. Es una falta de gestión de sistemas.

Usando sistemas y flujos de trabajo, su bufete de abogados puede lograr resultados específicos, positivos y repetibles. Si está buscando lograr el éxito a largo plazo en su bufete de abogados, esto no es opcional, es obligatorio. La mala gestión de los sistemas es un desastre para muchos bufetes de abogados.

Con una  gran utilización, viene una gran realización. Cree los flujos de trabajo adecuados y aplíquelos de forma coherente. Haga lo que sea necesario para crear un bufete de abogados de alto crecimiento y encontrará que sus competidores se vuelven irrelevantes.

Fuente: https://www.natlawreview.com/article/task-management-law-firms-how-to-use-workflows

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