La redacción inconsistente, los archivos inaccesibles y las referencias desactualizadas no solo molestan a los reguladores, sino que confunden a los clientes y forman a los LLMs con la historia equivocada.
por Lawrence Shaw
- La esencia
- Preguntas frecuentes: Documentos estructurados, cumplimiento e IA generativa
- Mantener las marcas visibles con el mensaje adecuado en la era de la IA generativa
- Por qué se pasan por alto los documentos
- El problema con los documentos no estructurados
- Lo que las marcas deben hacer para estructurar sus documentos en el futuro
- Lidiando con el pasado
- Un nuevo enfoque para administrar documentos estructurados
La esencia
- El cumplimiento es un objetivo en movimiento. Los cambios rápidos en la privacidad, la accesibilidad y las normativas del sector hacen que los documentos obsoletos sean ahora un riesgo regulatorio y legal directo.
- Los LLMs ya han leído tu contenido. La IA generativa puede repetir con confianza información antigua o incorrecta de tus PDFs como si fuera un hecho, amplificando el daño reputacional.
- La estructura es la red de seguridad. Los documentos estructurados basados en marcado permiten actualizar componentes críticos una vez y encadenar redacciones precisas en todas partes.
- Los documentos no estructurados son el eslabón débil. Los archivos estáticos, “imprimirse primero”, son más difíciles de actualizar, menos accesibles, más caros de mantener y más difíciles de interpretar para GEO y LLMs.
- La IA finalmente hace realista arreglar esto. Las herramientas modernas pueden convertir contenido heredado, imponer la estructura en el futuro y ayudar a las marcas a recuperar el control de su patrimonio documental online.
El estricto panorama regulatorio y el auge de la optimización generativa de motores (GEO) obligan a las marcas a asegurarse de que su contenido online esté actualizado y cumpla con la normativa. Pero con demasiada frecuencia los documentos online quedan desactualizados y suponen un riesgo: estructurar documentos con el margen adecuado puede marcar la diferencia.
La necesidad de garantizar que tu contenido online esté actualizado y sea totalmente conforme sigue cobrando cada vez más importancia. Dos razones principales: un panorama regulatorio cada vez más complejo y los LLMs que probablemente ya han analizado tu contenido.
Las regulaciones sobre áreas como la privacidad y la accesibilidad, así como consideraciones específicas de la industria, se están volviendo más complejas, evolucionando a diferentes niveles según países, estados de EE. UU. y sectores regulados. Para las grandes empresas que trabajan entre jurisdicciones, los equipos de cumplimiento deben mirar hacia adelante, hacia atrás, hacia arriba, hacia abajo y probablemente también hacia un lado a medida que surjan nuevas legislaciones.
Preguntas frecuentes: Documentos estructurados, cumplimiento e IA generativa
Esta FAQ enmarca los problemas fundamentales detrás de la gestión documental estructurada en un mundo impulsado por GEO e IA y explica por qué las marcas ya no pueden permitirse tratar los PDFs como “hechos”.
Mantener las marcas visibles con el mensaje adecuado en la era de la IA generativa
En segundo lugar, la IA generativa está cambiando rápidamente la forma en que buscamos y consumimos información, y la optimización de motores generativos (GEO) está creciendo como disciplina. Los equipos de marketing deben trabajar para minimizar el riesgo relacionado con el cumplimiento normativo y asegurarse de que su marca sea visible con el mensaje adecuado.
Los Grandes Modelos de Lenguaje (LLMs) ya habrán analizado e interpretado tu contenido y pueden estar presentando detalles desactualizados o erróneos con confianza como la verdad establecida.
Dipo Ajose-Coker, arquitecto de soluciones y estratega en RWS Group, y durante muchos años redactor técnico en el sector sanitario, comentó: “La IA generativa ya ha leído vuestro contenido; La verdadera pregunta es, ¿qué historia está contando? El riesgo no es simplemente que tus documentos estén desactualizados; es que la IA repite con confianza lo que ya no es cierto.” Ajose-Coker añadió que esto significa que, aunque antes el cumplimiento se centraba en cumplir con las normativas actuales, ahora implica anticipar cómo interpretará la IA el contenido mañana.
En general, esto presenta un riesgo de reputación y cumplimiento y, por lo tanto, una pérdida de valor, ya que las organizaciones deberán actuar y gastar dinero para abordar las inconsistencias y reducir la posibilidad de un problema regulatorio o de marca. Por ejemplo, considere una industria regulada como la farmacéutica y un documento antiguo que se refiere a un medicamento que se usa en una jurisdicción donde posteriormente se ha retirado, un hecho que sigue siendo citado por la IA generativa. Esto tiene problemas regulatorios potencialmente graves.
Documentos estructurados vs no estructurados
Una comparación de riesgo, esfuerzo y valor a largo plazo entre tipos de documentos.
| Categoría | Documentos estructurados | Documentos no estructurados |
|---|---|---|
| Definición | Etiquetado con marcado (similar a XML/HTML) que permite actualizar, reutilizar, acceder y optimizar GEO. | Archivos estáticos, a menudo PDFs, sin marcado y desconectados del contenido fuente. |
| Riesgo de cumplimiento | Bajo: los componentes individuales se pueden actualizar globalmente y seguir siendo rastreables. | Alto: persisten detalles obsoletos, lo que crea exposición regulatoria en todas las jurisdicciones. |
| Riesgo de marca | Bajo — flujo de redacción y mensaje consistente en todas las versiones. | Alto — las inconsistencias se propagan rápidamente por los LLMs y superficies GEO. |
| Coste de mantenimiento | Menor a largo plazo: las actualizaciones centralizadas se propagan automáticamente. | Más alto — actualizaciones manuales a través de múltiples archivos y canales. |
| Escalabilidad | Alto — Las variantes globales (por ejemplo, por país) pueden generarse automáticamente. | Bajo — cada variación requiere ediciones independientes. |
| Accesibilidad | Fuerte — el marcado soporta tecnologías de asistencia. | Débil — Los PDFs a menudo no cumplen con los estándares de accesibilidad. |
| Visibilidad GEO/LLM | Alta — un margen claro mejora la interpretación de la IA y la presencia de marca. | Pobre — los LLMs malinterpretan o alucinan por contenido estático desactualizado. |
| Casos de uso ideales | Manuales de producto, documentación de servicio, contratos, plantillas globales. | Archivos heredados, documentos puntuales, artefactos imprimibles no optimizados para uso digital. |
Por qué se pasan por alto los documentos
Gestionar tu contenido para que esté actualizado y totalmente conforme siempre ha sido más complicado para los documentos en comparación con las páginas web.
Por qué la actualización de documentos se vuelve tan compleja
Hay múltiples razones para esto, a menudo causadas por silos que hacen que cambiar documentos sea una tarea más compleja de lo que debería ser, en comparación con las páginas web que son fácilmente editables en su sistema de gestión de contenido (CMS):
- A veces hay que volver al sistema original en el que se creó el documento, como Adobe InDesign, para realizar el cambio.
- Los documentos tienden a tener propietarios diferentes a los del equipo de marketing web o digital, por lo que hay un ciclo más complicado para obtener la aprobación de las actualizaciones de acción.
- Los documentos se pueden guardar en sitios de terceros con rutas poco claras para realizar los cambios necesarios.
- Los documentos suelen pasar desapercibidos porque suelen estar más ocultos, y a veces un equipo ni siquiera es consciente de la gran cantidad de documentos que forman parte de un patrimonio digital “oculto”.
- A veces los documentos necesitan una marca temporal por razones regulatorias, lo que complica su actualización.
- El número de documentos o equivalentes está aumentando —por ejemplo, transcripciones en vídeo, que rara vez se revisan— y el volumen hace que esto sea un “problema complicado” (una estimación sugiere que hay la asombrosa cifra de 15 billones de documentos en el mundo).
El problema con los documentos no estructurados
Pero el mayor problema de todos es que muchos documentos no están estructurados.
Por qué la estructura importa en un mundo de GEO y cumplimiento normativo
Los documentos estructurados se pueden definir como aquellos que han sido etiquetados adecuadamente utilizando un lenguaje de marcado como XML de la misma manera que una página web usa HTML que puede optimizarse para el cumplimiento, la distribución en línea y la administración continua.
El uso de marcado en secciones o componentes particulares de un documento significa que dentro del sistema de gestión de documentos adecuado es posible actualizar ciertas secciones de un documento que son críticas y se relacionan con el cumplimiento, como las instrucciones de seguridad en el manual de un producto. Cualquier sección o declaración particular que se actualice y que luego pueda fluir a través de todos los documentos relacionados. Esto es esencial para garantizar que la marca y la redacción sean coherentes y estén actualizadas cuando se requiera un cambio urgente.
Trabajar con documentos estructurados también tiene otras ventajas, por ejemplo, cuando necesita localizar documentos particulares a escala, como agregar un nombre de contacto y detalles diferentes para cada versión de un documento a nivel de país.
El marcado adecuado dentro de un documento también puede facilitar la accesibilidad, de modo que un PDF, cuando se muestra en línea, pueda ser entendido por las tecnologías de apoyo de la misma manera que las páginas web.
El marcado como puente entre el cumplimiento y la visibilidad
El esquema de marcado también es una parte clave de la Optimización del Motor Generativo (GEO) para ayudar al LLM a comprender mejor las diferentes partes de tu documento, extraer contenido valioso y, en última instancia, impulsar la visibilidad de la marca.
Los documentos no estructurados, especialmente los en formato PDF, carecen de lenguaje de marcado. A menudo se generan con una mentalidad “imprimible” que no tiene en cuenta que se vean digitalmente o que necesiten ser modificados. Según Ajose-Coker, a menudo se consideran una producción final. “Muchas organizaciones siguen considerando los PDFs como el final del proceso de contenido; pero un PDF es solo una instantánea estática de información que antes se verificaba pero que ahora está desconectada de su fuente.”
Sin embargo, en el mundo actual habilitado por la IA, este enfoque representa un riesgo, particularmente en las industrias reguladas. Ajose-Coker dijo: “La trazabilidad y la confianza exigen contenido que esté componente, donde cada pieza de información pueda verificarse, atribuirse y mantenerse actualizada individualmente. Cada vez que el contenido se bloquea en un formato que no se puede buscar, actualizar o verificar fácilmente, se convierte en una responsabilidad”.
Con una colección creciente de documentos no estructurados, el resultado es un contenido que es potencialmente mucho más costoso de administrar y actualizar, es menos probable que sea accesible u optimizado para GEO, y presenta un mayor riesgo de cumplimiento y reputación.
Lo que las marcas deben hacer para estructurar sus documentos en el futuro
La solución obvia a este problema es tratar de aplicar estructura a los documentos. A primera vista, esto puede parecer imposible o increíblemente costoso de hacer a escala, pero la IAlo está haciendo más alcanzable. Aquí es más fácil considerar el problema en dos partes:
- Garantizar que los documentos en el futuro estén estructurados.
- Convertir documentos no estructurados del pasado en documentos estructurados para el futuro.
Construcción de un marco para la autoría estructurada
Primero consideremos el futuro. Hay un trabajo considerable para montar un sistema desde cero que realmente produzca documentos estructurados, pero que reduzca el riesgo, impulse la eficiencia y abra nuevas posibilidades en la gestión documental. A un nivel muy general:
- Identificar la necesidad y definir el alcance: Realiza una auditoría e identifica los documentos que están más en riesgo y que se beneficiarían de estar estructurados; estos pueden ser, por ejemplo, tus manuales de producto, resúmenes de servicios, contratos o informes de alto perfil. Analiza dónde están los componentes más sensibles que normalmente necesitan actualizarse globalmente.
- Busca la solución adecuada: Busca un entorno técnico de autoría o una solución de publicación que permita estructurar documentos a gran escala y que tenga los niveles adecuados de granularidad para tus necesidades. Hay varios elementos a tener en cuenta para adquirir la solución adecuada, incluyendo facilidad de uso, escalabilidad e incluso funciones de IA que pueden apoyar el proceso de autoría, convertir documentos previamente no estructurados y detectar posibles problemas de cumplimiento.
- Establecer un marco de gobernanza: Habilite la gobernanza con roles, responsabilidades y procesos de revisión definidos para gestionar los cambios globales cuando sea necesario y cómo esto fluye a los documentos disponibles en diferentes canales. Respalde el enfoque con las políticas y protocolos adecuados, como registros de auditoría para respaldar el cumplimiento y métricas para impulsar la mejora.
- Plantillas para configurar: Crea las plantillas de publicación adecuadas que te permitan recrear tus informes como documentos estructurados que apoyen el cumplimiento, pero también potencialmente para optimizar para GEO.
- Haz que suceda: Establece la formación y el apoyo adecuados para que todo suceda y luego evoluciona y ajusta el sistema usando métricas y retroalimentación del mundo real. Considera empezar poco a poco y ampliar el número de documentos cubiertos por el enfoque a medida que el proceso se estabilice.
Ajose-Coker señaló que llevar este enfoque al ecosistema documental puede cambiar por completo la mentalidad en torno a la gestión de documentos. “La autoría estructurada cambia la forma en que las organizaciones piensan sobre los documentos: dejas de editar archivos y empiezas a gestionar el conocimiento. Cada actualización se convierte en una única fuente de verdad que se transmite automáticamente a través de todas las versiones, en todos los idiomas, en todos los canales.”
Lidiando con el pasado
Cómo la IA convierte documentos heredados a gran escala
Pero, ¿qué pasa con la gran cantidad de documentos no estructurados que ya existen? La IA ya está comenzando a eliminar este problema con varias soluciones y agentes que pueden, a escala:
- Convierta documentos no estructurados en estructurados
- Extraiga datos no estructurados que se pueden integrar en un entorno de creación estructurado
- Reciba una URL de un documento no estructurado y produzca instantáneamente un documento estructurado que también sea totalmente accesible y más compatible con GEO.
- Rastree su patrimonio digital para encontrar documentos ocultos no estructurados que quizás no conozca y déles la estructura adecuada.
Extraer datos estructurados de documentos no estructurados no es nada nuevo. Sin embargo, la velocidad, el volumen y los niveles de precisión que las soluciones actuales impulsadas por IA pueden ofrecer cambian las reglas del juego y significan que es realmente posible volver a controlar sus documentos en línea.
Ajose-Coker también dijo que la IA finalmente está reduciendo las barreras para lidiar con los documentos no estructurados existentes:
“Durante años, los documentos heredados se consideraron demasiado desordenados o demasiado costosos de arreglar. El costo de la inacción a menudo superaba el costo de la conversión. Pero la IA ha cambiado esa ecuación. Brinda a las organizaciones una segunda oportunidad en su historial de contenido. En lugar de dejar que los documentos heredados se desvanezcan en riesgo e irrelevancia, ahora podemos llevarlos a un ecosistema estructurado donde se pueden buscar, rastrear y estar listos para la próxima generación de herramientas de IA”.
Un nuevo enfoque para administrar documentos estructurados
Todos necesitamos mucha más disciplina en la gestión de los documentos online — y eso implica aplicar estructura.
Donde se encuentran la IA y la gobernanza
El auge de la IA generativa obligará a las organizaciones que aún no han aplicado un enfoque sistemático a la gestión de documentos a aplicar mucho más rigor. Afortunadamente, la IA y la evolución de las plataformas CMS y las soluciones de creación estructurada están reduciendo las barreras y haciendo que esto sea realista en términos de costo y esfuerzo. Las organizaciones pueden utilizar las soluciones disponibles hoy en día que se ocupan de los documentos del pasado y de los que se crearán en el futuro, apoyando el cumplimiento, reduciendo el riesgo y apoyando GEO.
Sobre el autor
Lawrence Shaw es el fundador de AAAnow. Ha administrado el Boeing / RR 777 EMCS, lanzó un ISP en 1999 y una plataforma de comercio electrónico temprana en 2002.