Si bien la transición a una oficina sin papel puede ser costosa, los beneficios de la tecnología sin papel son suficientes para justificar el costo para la mayoría de las organizaciones.
por Reda Chouffani
Liberar al personal de la oficina de buscar entre pilas de papel para encontrar un solo documento o lidiar con archivadores desbordados ha sido una de las grandes soluciones a las que pueden aspirar las oficinas modernas.
Pero incluso con esta motivación, digitalizar todo, desde extractos bancarios, registros médicos y otros formularios en papel, puede ser intimidante para muchos y, en la mayoría de los casos, requiere una evaluación exhaustiva de los verdaderos beneficios de la tecnología sin papel.
¿Qué es una oficina sin papeles?
En general, el término oficina sin papel cubre cualquier práctica que reduzca la dependencia del papel de una organización para sus operaciones comerciales diarias. Estos documentos pueden ser formularios entrantes de vendedores, proveedores o clientes, o cualquier información no generada o transmitida electrónicamente a una oficina.
El cumplimiento normativo ha sido el factor impulsor para que algunas industrias cambien del papel a lo digital. Obligó a muchas organizaciones a cambiar a registros electrónicos o enfrentar sanciones y pérdida de apoyo financiero. Por ejemplo, la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio proporcionó a los consultorios médicos el respaldo para invertir en la infraestructura necesaria para dejar de usar papel.
Beneficios de una oficina sin papel
Reducir la cantidad de papel que utiliza una organización se traduce en varias ventajas distintas. En la parte superior de esa lista, puede reducir los costos comerciales y, al mismo tiempo, mejorar la productividad y la eficiencia del personal. Algunos de los otros beneficios de la tecnología sin papel incluyen los siguientes:
- mejor colaboración al usar documentos electrónicos para compartir información, especialmente con aquellos que no se encuentran en la misma ubicación física;
- seguimiento mejorado del acceso a registros y eliminación del acceso no autorizado a la información;
- recuperar espacio físico eliminando la necesidad de salas de registros;
- errores reducidos asociados con escritura ilegible y cambio a documentos electrónicos;
- la capacidad de capturar datos discretos y realizar análisis de datos;
- escanear documentos heredados para capturarlos digitalmente y hacerlos más fáciles de buscar;
- mejora de la productividad del personal; y
- capacidades de extracción de datos y enrutamiento inteligente basado en contenido.
Retos de una oficina sin papel
A pesar de los beneficios de la oficina sin papel, existen algunos inconvenientes que impiden que algunas organizaciones implementen completamente una oficina sin papel, incluidos los siguientes:
- Muchas organizaciones todavía usan documentos en papel y convertirlos a un formato digital puede ser una carga.
- El uso de un sistema digital puede ralentizar algunos flujos de trabajo para los empleados que no son tan eficientes con el software.
- Los sistemas digitales, si no se respaldan y protegen adecuadamente, pueden experimentar una costosa pérdida de datos.
- Algunas regulaciones, como HIPAA y contratos legales, requieren que los registros se mantengan en formato de papel durante varios años.
- Las aplicaciones y los sistemas necesarios para el mantenimiento de registros digitales pueden ser costosos.
- Los ataques de ransomware y otras amenazas de seguridad están afectando a más y más organizaciones.
- Al escanear documentos antiguos, el tiempo de transición puede dejar las oficinas en un modelo híbrido, donde los empleados deben usar documentos en papel y registros digitales simultáneamente.
Decidir dejar de usar papel
Al evaluar si avanzar hacia una oficina sin papel, las empresas deben tomar medidas para garantizar que la organización tome la decisión correcta, incluidas las siguientes:
- Identifique los requisitos y oportunidades asociados con la eliminación del papel y su efecto en el negocio.
- Identifique todos los riesgos asociados con la ausencia de papel.
- Determinar la inversión necesaria para implementar el sistema.
- Evalúe otras empresas que hayan adoptado un camino similar hacia una oficina sin papel y determine su posición general sobre la iniciativa.
- Obtenga la aceptación del liderazgo para ayudar a impulsar el cambio en toda la organización o las unidades de negocio.
Dejar de usar papel generalmente se considera un paso en la dirección correcta, ya que las organizaciones intentan mantenerse al día con los avances de software que eliminan lentamente la necesidad de papel. Si bien el proceso puede parecer desalentador para aquellos que todavía manejan una gran cantidad de papel, los beneficios de una oficina sin papel pueden hacer que valga la pena.