La IA generativa llega a la gestión de proyectos: una visión general de cuatro soluciones

Un vistazo a cómo Asana, ClickUp, Monday.com y Wrike han incorporado funciones de inteligencia artificial generativa para mejorar la gestión de proyectos y apoyar a los gerentes de proyectos.

por Steve Bynghall

Los proveedores han pasado los últimos años introduciendo rápidamente una variedad de funciones de inteligencia artificial generativa en las aplicaciones y productos de software para el lugar de trabajo que ya utilizamos. A veces es difícil pensar en una plataforma que no tenga algún tipo de función impulsada por IA o servicio integrado de uno de los principales modelos de lenguajes grandes (LLM).

Si bien algunas de estas características de GenAI pueden parecer IA por el mero hecho de serlo, el software de gestión de proyectos es una clase de aplicación en la que la incorporación de IA generativa tiene mucho sentido. 

Los proyectos pueden ser complejos, grandes y requerir muchos recursos, pero también tienen una estructura. GenAI ofrece una variedad de funciones que ayudan a impulsar la eficiencia y la productividad, desde la configuración del proyecto hasta el análisis y la generación de informes, para ayudar a los gerentes de proyectos a cumplir con los plazos y el presupuesto.

El software de gestión de proyectos es un mercado maduro con una gama de productos bien establecidos. Desde sus bases originales en diagramas de Gantt, gestión de tareas y tableros Kanban, las soluciones de gestión de proyectos se han expandido hacia suites de productividad más amplias, que abarcan aspectos de colaboración, automatización del flujo de trabajo, gestión de datos, gestión de documentos, gestión del conocimiento y visualización de datos.

¿Cómo ayuda la IA a la gestión de proyectos?

Las funciones de IA generativa en el software de gestión de proyectos tienden a centrarse en una serie de usos: 

• La generación de texto para crear planes de proyectos, descripciones de tareas y, en ocasiones, respuestas.
• Mejorar y traducir el texto existente en cualquiera de los anteriores.
• Resúmenes e informes inteligentes automatizados, por ejemplo, sobre el estado del proyecto.
• Responder preguntas o realizar acciones relacionadas con el proyecto basadas en consultas en lenguaje natural.
• Optimizar y automatizar la configuración de proyectos a partir de artefactos menos estructurados, como notas de reuniones e incluso hilos de discusión, en particular creando tareas y subtareas basadas en estas fuentes. 
• Sugerencias inteligentes de oportunidades para la creación de automatizaciones, flujos de trabajo y aplicaciones, con la capacidad de luego configurarlas.
• Análisis de diferentes aspectos de un proyecto, por ejemplo, cubriendo la evaluación de riesgos, el análisis de obstáculos y el análisis de sentimientos.
• La capacidad de configurar indicaciones o acciones de IA específicas como sugerencias para los usuarios.
• Funciones especializadas, según el producto en particular, como la automatización de aspectos de la gestión de datos. 

Características compartidas del software de gestión de proyectos basado en IA  

Las funciones de IA en el software de gestión de proyectos tienden a compartir una serie de características. 

En primer lugar, los proveedores tienden a ponerle marca a lo que, en esencia, podría ser un conjunto de funciones de IA dispares. Por ejemplo, monday.com tiene monday.ai, ClickUp tiene ClickUp Brain y Wrike tiene Wrike Work Intelligence. Dado el alto interés potencial de los clientes, los proveedores están ansiosos por destacar sus credenciales de IA, por lo que este tipo de marca y presentación no resulta sorprendente. 

En segundo lugar, se garantiza la privacidad de los datos. Ninguno de los datos introducidos por un cliente se utiliza posteriormente para entrenar modelos de IA, ni por parte del proveedor de software ni por parte del tercero propietario del LLM. ClickUp, por ejemplo, garantiza a los clientes que sus acuerdos  con terceros garantizan que los datos del cliente no se conserven ni se utilicen para el entrenamiento.

En tercer lugar, la IA está disponible como un extra de pago o como parte de una de las suscripciones. Si bien las funciones de IA no suelen estar incluidas en las versiones freemium, parece estar disponible para la mayoría de los usuarios. 

En cuarto lugar, los proveedores basan estas funciones en algunos de los LLM más conocidos. OpenAI parece impulsar la mayoría de las integraciones con Monday.com, ClickUp, Wrike y Asana, aunque este último también utiliza Anthropic, el proveedor detrás de Claude. Es probable que esto evolucione debido a la volatilidad del espacio de los LLM y las soluciones, como lo ha demostrado la reciente debacle de Deepseek. De hecho, algunos de los proveedores de soluciones de gestión de proyectos afirman que sus modelos se actualizan constantemente.

Por último, es casi seguro que el conjunto de características que se ofrecen actualmente se ampliará a medida que la funcionalidad de la IA progrese y se convierta en un requisito fundamental para las empresas que buscan adquirir software de gestión de proyectos. 

Analicemos algunas de las soluciones específicas.

Monday.com: inteligencia artificial

Monday.com es una popular solución de gestión de proyectos y productividad fundada por Roy Mann, Eran Kampf y Eran Zinman en 2012. Originalmente lanzado como “Dapulse”, el producto cambió su nombre a monday.com en 2017. La empresa tiene su sede en Tel Aviv, Israel. 

La oferta de inteligencia artificial de la empresa se comercializa como monday AI . Monday AI está diseñada para “gestionar el trabajo pesado de su equipo y convertir sus datos en información procesable”. Aprovecha Azure OpenAI como su proveedor de servicios, pero enfatiza que podría utilizar otros LLM en el futuro. La solución está disponible actualmente para clientes con planes “Pro” y “Enterprise”. 

Las funciones de inteligencia artificial de Monday.com están integradas en todo el producto y permiten a los usuarios elegir una serie de acciones de inteligencia artificial predefinidas. Algunas de ellas implican la generación y manipulación de contenido, incluida la capacidad de traducir contenido y mejorar el texto. También es posible resumir y reducir grandes cantidades de texto a un conjunto de viñetas, por ejemplo. 

Otras acciones se centran en organizar, gestionar y automatizar los datos. Por ejemplo, la acción “Categorizar” permite a los usuarios analizar y categorizar volúmenes de datos en tablas y luego etiquetarlos con diferentes criterios, como analizar una lista de tareas pendientes o próximas para luego etiquetarlas automáticamente por tipo de tarea o tal vez por nivel de urgencia. Se podría realizar un ejercicio similar con una lista de solicitudes o tickets para luego asignarlos a la persona adecuada en función de la tarea. Los usuarios también pueden automatizar estas tareas y flujos de trabajo mediante la creación de acciones personalizadas o aplicaciones de IA.

El análisis de sentimiento integrado en Monday AI puede analizar el sentimiento del texto libre y luego resumir estos puntos en una tabla con un indicador de sentimiento para cada punto. 

Al igual que con algunas de las otras soluciones, Monday AI también puede extraer acciones del texto, como resúmenes de reuniones o notas, para sugerir subacciones que luego pueden asignarse a su vez. 

Los clientes también pueden crear sus propias acciones personalizadas predeterminadas utilizando lenguaje natural para respaldar la automatización y los flujos de trabajo, que luego se pueden activar cuando se seleccionan. Por ejemplo, puede configurar la plataforma para que resuma automáticamente las notas de las reuniones y extraiga las tareas sugeridas cada vez que se elija la acción “Convertir reuniones en tareas”. 

Además de esto, una aplicación de “asistente de IA” permite a los desarrolladores o administradores con conocimientos más técnicos crear una aplicación de IA personalizada para acceder y utilizar diferentes funciones en toda la plataforma. La aplicación podría crear documentos con una plantilla particular, exportar datos o incluso integrar un asistente de voz. Cualquiera que esté interesado en un mayor desarrollo puede utilizar la API de monday.com. 

ClickUp: cerebro ClickUp

Zeb Evans y Alex Yurkowski  fundaron  ClickUp en 2017 en San Diego. La plataforma de gestión de proyectos y productividad basada en SaaS se presenta como una solución integral con una serie de funciones para el lugar de trabajo, entre las que se incluyen tareas de gestión de proyectos, colaboración, pizarra y funciones de chat. 

La oferta de inteligencia artificial de ClickUp,  ClickUp Brain , afirma ser “la primera red neuronal del mundo que conecta tareas, documentos, personas y todo el conocimiento de su empresa con inteligencia artificial”. La oferta se basa en modelos OpenAI y está disponible como complemento pago para suscripciones existentes. 

ClickUp Brain cuenta con tres funciones principales: AI Knowledge Manager, AI Project Manager y AI Writer for Work. El asistente de escritura de este último genera contenido, corrige la ortografía, realiza traducciones y también escribe mensajes a partir de notas abreviadas. También incluye transcripción de voz y video. Algunas de las capacidades de escritura pueden ayudar directamente con aspectos de la gestión de proyectos, incluida la capacidad de crear tablas para resumir datos y la capacidad de generar plantillas para diferentes tareas, documentos y planes de proyectos.   

En términos de gestión de proyectos, la IA automatiza varios aspectos, incluida la capacidad de generar informes de progreso y estado. Por ejemplo, se puede solicitar una actualización del progreso durante un período de tiempo específico y se puede compartir si el proyecto está a tiempo, las actualizaciones recientes más importantes, las acciones que están a punto de llevarse a cabo, etc. Esto puede ahorrar tiempo en los informes del proyecto e incluso en las reuniones de trabajo. 

Las funciones de inteligencia artificial generativa también permiten configurar la gestión de proyectos mediante lenguaje natural para crear tareas y flujos de trabajo automatizados, o para generar automáticamente subtareas en un proyecto a partir de fragmentos de texto o basándose tan solo en un título. Además, ClickUp Brain tiene complementos específicos para las funciones de chat de ClickUp, incluida la creación de resúmenes de chats, la capacidad de extraer y crear elementos de acción (tareas) a partir de conversaciones y consultar hilos de chat anteriores. 

Quizás el servicio de IA más inusual que ofrece ClickUp Brain es la capacidad de hacer preguntas y obtener respuestas basadas en cualquier wiki, proyecto, documento o información de personas que esté conectada a ClickUp. Pueden ser preguntas sobre el proyecto, pero potencialmente relacionadas con otros conjuntos de documentos y bases de conocimiento. La IA también puede cubrir fuentes de datos que estén conectadas a ClickUp con conectores que cubran aplicaciones populares como GitHub, G-Drive, Box, Confluence, Salesforce y Slack. Este servicio afirma que puede producir “respuestas instantáneas y precisas”, aunque, como siempre, las respuestas son tan buenas como el contenido que las alimenta.

Asana: Inteligencia Artificial de Asana

Asana es una plataforma SaaS de gestión de proyectos y trabajo muy utilizada, lanzada en 2012 por Dustin Moskovitz y Justin Rosenstein. La empresa tiene su sede en San Francisco.

Asana AI  promete que puede “automatizar el trabajo manual, obtener información sobre qué priorizar y adaptar los flujos de trabajo a las necesidades cambiantes de su organización”. Su conjunto de capacidades se basa en los LLM de OpenAI y Anthropic. Asana AI está disponible actualmente en todos los niveles pagos de Asana, pero no en la versión freemium. Algunos elementos, como AI Studio, están disponibles a un costo adicional.  

Asana AI destaca las oportunidades de optimizar la gestión de proyectos y acelerar y automatizar los flujos de trabajo a lo largo del ciclo del proyecto. Por ejemplo, la IA puede analizar automáticamente un formulario de admisión y pedirle al solicitante más información si es necesario; esto podría usarse para recopilar solicitudes de asistencia, comentarios o información a lo largo de un proyecto, por ejemplo. 

Al igual que algunas de las otras soluciones, la IA genera automáticamente actualizaciones de estado y los usuarios pueden obtener un resumen del progreso mediante consultas en lenguaje natural. Los usuarios también pueden pedirle a la IA que analice los riesgos, identifique obstáculos, etc.

Por supuesto, la capacidad de generar texto es una característica de esta solución, como ocurre con todas las demás. La IA también puede ayudar con la configuración del proyecto creando automáticamente descripciones y tareas y etiquetando proyectos con campos específicos. Los miembros del equipo del proyecto también pueden crear respuestas escritas a preguntas o tareas dentro de Asana y luego variar el tono, por ejemplo.

El complemento AI Studio permite a los equipos crear flujos de trabajo inteligentes personalizados que incorporan elementos de todos los elementos anteriores. Estos flujos de trabajo se pueden incorporar a los procesos de proyectos u organizaciones, lo que ayuda a impulsar la automatización y la eficiencia.

Además, Asana AI puede utilizarse para ayudar a establecer objetivos y generar informes entre diferentes equipos. La IA puede redactar objetivos para usted y luego generar informes sobre ellos con paneles y visualizaciones. 

Wrike: Inteligencia de trabajo de Wrike

Wrike es otra herramienta de gestión de proyectos muy popular y madura que existe de una forma u otra desde 2006. La empresa, con sede en San José, California, fue adquirida por Citrix en enero de 2021. 

Las capacidades e integraciones de inteligencia artificial generativa de Wrike se denominan colectivamente “Wrike Work Intelligence”.  La empresa las promociona como un “motor de automatización e inteligencia artificial de autoaprendizaje creado para el trabajo” que puede “hacer recomendaciones, reducir tareas rutinarias y predecir resultados”. Work Intelligence se basa en el modelo Azure OpenAI y está disponible para todas las suscripciones pagas. Sin embargo, la suscripción Team de nivel más bajo no incluye la función de predicciones de riesgos impulsada por IA.

La IA de Wrike ofrece las capacidades de IA generativa habituales en la generación y mejora de texto, por lo que puede crear un esquema de un resumen de proyecto, un plan de campaña, detalles de un evento, una agenda de reuniones o incluso elementos de acción específicos. Estas opciones y más se ofrecen dentro de la interfaz de edición que se utiliza para la configuración del proyecto o al agregar más detalles a un proyecto existente.

También hay una serie de opciones de edición y traducción disponibles, que se pueden activar desde listas de opciones como corregir errores tipográficos, acortar, resumir, cambiar el tono, traducir, etc. A continuación, se pueden indicar otras opciones como el idioma o el tipo de tono.  

Una característica de gestión de proyectos exclusiva de Wrike es la función de predicción de riesgos de IA. Puede identificar factores de riesgo que podrían retrasar el proyecto, basándose en problemas que tienden a repetirse, así como en el historial de proyectos anteriores.

La IA también señala las tareas que deben completarse y que, de lo contrario, podrían perderse en los hilos de discusión o en otro texto sin formato. Por ejemplo, a partir de algunas notas o textos preliminares, la IA puede crear automáticamente tareas principales y subtareas, lo que tiene el potencial de ahorrar una cantidad sustancial de tiempo. 

Un asistente de voz disponible en la aplicación móvil de Wrike puede recibir instrucciones habladas.  

Work Intelligence de Wrike también respalda la automatización al hacer sugerencias sobre aspectos de la configuración del proyecto o del flujo de trabajo de gestión del proyecto que podrían automatizarse. Cuando un usuario activa las sugerencias de IA, esta analizará la actividad repetitiva, identificará una oportunidad potencial para automatizar una tarea (como agregar un comentario automático cuando cambia el estado de un proyecto) y luego la implementará si se le solicita. 

¿Qué sigue para la gestión de proyectos?

Dada la rápida evolución de la IA, es seguro decir que el software de gestión de proyectos seguirá integrando nuevas funciones de IA en consecuencia. Esta misma semana, Monday anunció el próximo lanzamiento de su primer agente de IA, Monday Expert, previsto para marzo. El agente está diseñado para ayudar con la incorporación a la plataforma y compartir consejos para lograr objetivos. 

Es inevitable que veamos más agentes de IA en el futuro. En teoría, estos agentes podrían encargarse de una mayor parte de la configuración y la elaboración de informes de proyectos para los gerentes de proyectos. Esto podría permitir que los gerentes de proyectos se concentren en tareas de valor agregado, como las intervenciones humanas necesarias para superar obstáculos y desbloquear obstáculos, ya que la IA actuaría como un miembro más del equipo del proyecto. También es probable que la creación de proyectos se vuelva cada vez más inteligente y confiable. Y en proyectos extremadamente complejos, o en organizaciones que llevan a cabo muchos proyectos cada año, la IA puede detectar tendencias y riesgos que ayuden a minimizar los riesgos, reducir los costos y detectar obstáculos de manera temprana. 

Acerca del autor

Steve Bynghall es un consultor y escritor independiente radicado en el Reino Unido. Se especializa en intranets, colaboración, negocios sociales, gestión del conocimiento y el lugar de trabajo digital. 

Fuente: https://www.reworked.co/collaboration-productivity/generative-ai-comes-for-project-management-an-overview-of-4-solutions/