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Requisitos, alcance y pensamiento sistémico
Parte 1
por Bruce Boyes
En nuestro artículo 1 de febrero de la revista RealKM, «USAID y la nueva quema de libros en el epistemicidio digital e ideológico. Un llamado a la acción», informamos sobre el impacto de los recortes del Departamento de Eficiencia Gubernamental (DOGE) de EE. UU. en la agencia de ayuda USAID y lanzamos un llamado a la acción para salvar los recursos de conocimiento antes de que se pierdan por completo.
Varias respuestas a nuestro artículo argumentaron que los gobiernos tienen el derecho, y de hecho la responsabilidad, de abordar las ineficiencias administrativas, especialmente si se comprometieron a hacerlo antes de ser elegidos. Sin embargo, como escribimos en nuestras respuestas, esto nunca se cuestionó si existían argumentos fundados en la necesidad de eficiencias. Lo que criticábamos era la forma en que se decidían y se buscaban las eficiencias.
Algunas respuestas también criticaron la naturaleza política de nuestro artículo de USAID, afirmando que la política no guarda relación con la gestión del conocimiento (GC) en las organizaciones. Sin embargo, la GC ha abarcado desde hace tiempo mucho más que la GC organizacional, y la revista RealKM abarca todos sus aspectos. La GC para el desarrollo sostenible (GC4SD) se fundó hace más de 25 años, inicialmente denominada GC para el desarrollo (GC4D). GC4SD es necesariamente política, ya que aborda las actividades internacionales de desarrollo y ayuda de los gobiernos mundiales, como la labor de USAID. El área emergente de la GC social también se ha identificado como necesariamente política. Al igual que nuestro artículo de USAID, esta nueva serie de seguimiento también tiene dimensiones políticas necesarias.
Requisitos, pensamiento sistémico y lecciones aprendidas
Entonces, ¿qué constituye un enfoque basado en el conocimiento para la eficiencia gubernamental? En un artículo publicado en LinkedIn Pulse , Bill Kaplan escribe que, para que los programas de eficiencia gubernamental alcancen sus objetivos de forma eficaz y segura, deben incluir:
- Un proceso de definición de requisitos riguroso y transparente: cuando se implementan medidas de reducción de costos sin un proceso riguroso de definición de requisitos, aumenta el riesgo de consecuencias no deseadas.
- Un enfoque de pensamiento sistémico: comprender las interdependencias más amplias y los efectos a largo plazo de las decisiones es esencial para la eficiencia y la eficacia operativa sostenibles del gobierno.
- Mayor rendición de cuentas y supervisión: la eficacia de las medidas de reducción de costos debe supervisarse e informarse públicamente para garantizar que logren los resultados previstos sin degradar los servicios, y que las lecciones aprendidas se capturen para impulsar la mejora continua.
Este es un consejo muy acertado que se puede respaldar fácilmente con evidencia. Por ejemplo:
- Definición de requisitos: la base de conocimientos del Project Management Institute (PMI) incluye referencias que enfatizan la necesidad de una definición de requisitos rigurosa y transparente, como el documento 5 “Gestión eficaz de requisitos”.
- Pensamiento sistémico – El Gobierno del Reino Unido ha desarrollado un conjunto de herramientas introductorias sobre pensamiento sistémico para funcionarios públicos, afirmando que es aplicable a todos los funcionarios públicos que realizan buenas políticas, permitiéndoles explorar y aprovechar de forma inteligente partes del sistema para alcanzar objetivos.
- Lecciones aprendidas : la serie de artículos Lecciones aprendidas del ciclo de vida 7 de la revista RealKM de Dennis Pearce está respaldada por extensas listas de referencias.
Alcance del proyecto: Un paso necesario antes de los requisitos
Sin embargo, antes de definir los requisitos, se requiere otro paso esencial que los fundamenta. Como se establece 8 y 9 en los hallazgos de la investigación y en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) del PMI , este paso implica el desarrollo del alcance del proyecto.
Por ejemplo, un programa australiano de recuperación fluvial que gestioné fue precedido por un análisis multicriterio (ACM), realizado de forma independiente, de los posibles proyectos que lo componen. El ACM identificó solo 7 de los 15 proyectos propuestos con una relación coste-beneficio suficiente para justificar su implementación, por lo que estos se consideraron parte del alcance del programa y los demás se rechazaron. Los requisitos para los 7 proyectos seleccionados se definieron rigurosamente en un acuerdo de financiación del programa de 129 páginas que administré. El programa superó sus objetivos y se ejecutó a tiempo y dentro del presupuesto, obteniendo dos importantes premios.
De igual manera, para ver un ejemplo directamente relacionado con la eficiencia gubernamental, el líder de la oposición federal australiana se comprometió a realizar importantes recortes en los servicios públicos si ganaba las recientes elecciones nacionales. Estas propuestas populistas pueden resultar electoralmente atractivas, especialmente para quienes atraviesan dificultades económicas .
Sin embargo , el experto jefe de la respetada y veterana Comisión de Productividad de Australia, quien lidera una investigación sobre la eficiencia gubernamental, advirtió que dichos recortes generarían pocos ahorros y que, de hecho, podrían perjudicar los mejores resultados al sacrificar el conocimiento experto necesario para implementar reformas efectivas. El análisis también reveló que las afirmaciones sobre el crecimiento del servicio público, en las que se basaron los recortes propuestos, eran engañosas . Si se considera el crecimiento de la población, el tamaño del servicio público australiano sigue siendo mucho menor que hace 20 años.
Resultados de descuidar los requisitos, el alcance y el pensamiento sistémico
Además de los efectos devastadores de los recortes de USAID sobre el conocimiento y los poseedores del conocimiento reportados en nuestro artículo de febrero 15 , las advertencias anteriores sobre los escasos beneficios reales que traerán dichos recortes, junto con los efectos de las importantes interdependencias con otras partes del sistema, están empezando a verse claramente, como era de esperar, en Estados Unidos.
El modelo presupuestario no partidista de Penn Wharton informa16 que :
Ahora es evidente que DOGE no ha logrado reducir significativamente el gasto y el déficit públicos. Nuestro sistema de seguimiento de ingresos y gastos del presupuesto federal en tiempo real indica que el gasto en 2025 supera al de 2024 en montos que no pueden explicarse por la inflación ni por pagos únicos a empleados públicos despedidos.
Más recientemente, Elon Musk, arquitecto de los recortes de DOGE, ha criticado al presidente estadounidense Donald Trump por el One Big Beautiful Bill (OBBB), que según Musk causará un aumento masivo de la deuda nacional que eliminará por completo cualquier ahorro que se pudiera lograr con DOGE:
Las afirmaciones de Musk a este respecto están respaldadas por cuatro organizaciones políticas independientes, todas las cuales estiman que el OBBB elevaría la deuda nacional a más de 50 billones de dólares.
Referencias:
- Cummings, S., White, N. y Boyes, B. (27 de febrero de 2025). USAID y la nueva quema de libros en el epistemicidio digital e ideológico. Un llamado a la acción. Revista RealKM .
- Boyes, B., Cummings, S., Habtemariam, FT, y Kemboi, G. (2023). «Tenemos un sueño»: Proponiendo la descolonización del conocimiento como sexta generación de gestión del conocimiento para el desarrollo sostenible. Revista de Gestión del Conocimiento para el Desarrollo , 17 (1/2), 17-41 .
- Kaplan, B. (17 de marzo de 2025). Gestión del conocimiento: Definición de requisitos, lecciones aprendidas, pensamiento sistémico y eficiencia gubernamental. LinkedIn Pulse .
- Kumar, V.S. (2006). Gestión eficaz de requisitos. Congreso Global del PMI® 2006—EMEA, Madrid, España . Newtown Square, PA: Project Management Institute.
- Oficina del Gobierno del Reino Unido para la Ciencia. (2022). Pensamiento sistémico: un conjunto de herramientas introductorias para funcionarios .
- Pearce, D. (31 de enero de 2020). Puedes guiar a una empresa hacia el conocimiento, pero no puedes obligarla a pensar. Revista RealKM .
- Al-Rubaiei, QHS, Nifa, FAA y Musa, S. (septiembre de 2018). Gestión del alcance del proyecto desde múltiples perspectivas: Una revisión crítica de conceptos. En Actas de la Conferencia AIP (Vol. 2016, N.° 1). AIP Publishing.
- PMI. (2021). Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos (Guía del PMBOK®) – Séptima edición . Instituto de Dirección de Proyectos (PMI).
- Boyes, B. (20 de septiembre de 2011). Programa de Recuperación del Río Hawkesbury-Nepean (HNRRP). BruceBoyes.info .
- Cerullo, M. (16 de mayo de 2025). Un análisis revela que la mayoría de los estadounidenses no ganan lo suficiente para cubrir los gastos básicos de la vida. CBS News .
- Chalmers, J. (13 de diciembre de 2024). Términos de referencia: Crear una economía más dinámica y resiliente. Comisión de Productividad .
- Speers, D. (22 de marzo de 2025). El presidente de la Comisión de Productividad advierte que recortar el servicio público no ahorrará mucho dinero. ABC News .
- Hutchens, G. (23 de marzo de 2025). ¿Por qué recortar miles de empleos en el servicio público? ¿Quién tuvo la idea? ABC News .
- Cummings, S., White, N. y Boyes, B. (27 de febrero de 2025). USAID y la nueva quema de libros en el epistemicidio digital e ideológico. Un llamado a la acción. Revista RealKM .
- Reichling, F. y Smetters, K. (23 de mayo de 2025). Deuda, aranceles y mercados de capital en un entorno dinámico: Una explicación. Modelo presupuestario de Penn-Wharton .
- Fundación Peter G. Peterson. (6 de junio de 2025). Los responsables del balance coinciden: el proyecto de ley de presupuesto aumentará la deuda estadounidense en billones.
Un enfoque basado en el conocimiento para la eficiencia gubernamental: Lecciones aprendidas: ¿lentas o rápidas?
Parte 2
por Bruce Boyes
La primera parte de esta serie de dos artículos planteó la pregunta: ¿Qué constituye un enfoque basado en el conocimiento para la eficiencia gubernamental? A continuación, exploró la evidencia que respalda la necesidad de una definición rigurosa del alcance y los requisitos, un enfoque de pensamiento sistémico y una mayor rendición de cuentas y supervisión, con la captura de lecciones aprendidas para impulsar la mejora continua.
Sin embargo, una advertencia importante que debe tenerse en cuenta es que los enfoques tradicionales de lecciones aprendidas son demasiado lentos para ser eficaces en algo tan acelerado como las iniciativas de eficiencia que está implementando el Departamento de Eficiencia Gubernamental de los Estados Unidos (DOGE), y demasiado lineales para ser viables con el pensamiento sistémico.
Si bien los enfoques tradicionales de lecciones aprendidas aún podrían tener un lugar en el aprendizaje a través de diferentes iniciativas de eficiencia a lo largo de varios años, lo que se necesitaría ahora si DOGE adoptara un enfoque de pensamiento sistémico es un aprendizaje iterativo de lecciones que ocurra en tiempo real o lo más cerca posible del tiempo real.
Monitoreo iterativo orientado al impacto
Como se analiza en el Documento de trabajo 1 del Overseas Development Institute (ODI) , Asumir la responsabilidad de la complejidad: cómo la implementación puede lograr resultados frente a problemas complejos , este enfoque de aprendizaje rápido de lecciones se denomina “monitoreo iterativo orientado al impacto”.
El autor Harry Jones advierte que:
El seguimiento continuo de los efectos de una intervención será fundamental para su éxito, y debe realizarse para verificar y revisar la comprensión de cómo lograr el cambio, en lugar de simplemente registrar el progreso. Por lo tanto, es fundamental que cualquier evaluación se centre lo más posible en la utilización, para garantizar que se reciba la retroalimentación necesaria que permita una adaptación oportuna.
Estudio de caso 1: Un programa gubernamental de recuperación de ríos
Un caso práctico de la aplicación exitosa del monitoreo iterativo orientado al impacto es el Programa de Recuperación del Río Hawkesbury-Nepean 2, financiado por el Gobierno australiano con 77,4 millones de dólares , al que también me referí en la primera parte de esta serie. Este programa tenía como objetivo mejorar la salud de un sistema fluvial emblemático y comprendía siete proyectos ejecutados por seis agencias gubernamentales estatales.
Como Gerente de Programa del HNRRP, implementé un enfoque ágil para la gestión de programas, como se explica en la parte 8.3 de la serie de la revista RealKM «Gestión del Conocimiento en organizaciones temporales y basadas en proyectos». Para ello, incluí los siguientes requisitos adicionales en los informes trimestrales del proyecto:
- Una explicación de cualquier retraso ocurrido durante el período del informe y las medidas que deben adoptarse para solucionarlo.
- Revisión de la evaluación de riesgos, que incluye la revisión del cronograma del proyecto del informe integral de gestión de riesgos preparado al inicio del programa, como se analiza en la parte 7 4 de la serie “Gestión del conocimiento en organizaciones temporales y basadas en proyectos”.
- Una explicación detallada del trabajo que se realizará en el próximo período de informe,
- Cualquier dificultad, problema o riesgo potencial previsto en el próximo período de informe y las medidas que se adoptarían para mitigar esas posibles dificultades.
Estos requisitos adicionales transformaron cada trimestre en una etapa ágil, incremental e iterativa. Gracias a este enfoque, el HNRRP se completó a tiempo y por debajo del presupuesto en dos años y medio, superando los resultados previstos a pesar de los importantes desafíos, y posteriormente obtuvo dos importantes premios.
Caso práctico 2: Xiaomi
Otro caso de estudio sobre la aplicación exitosa de la monitorización iterativa orientada al impacto es el del fabricante chino de electrónica Xiaomi. Como se informa en un resumen de investigación de la revista RealKM 5 y se muestra en el siguiente vídeo, Xiaomi interactúa directamente con su equipo de atención al cliente para escuchar y responder directamente a los problemas que identifica esta amplia y creciente comunidad 6. Gracias a que los ciclos iterativos son rápidos y directos, los problemas, tanto los potenciales como los potenciales, se identifican y abordan rápidamente, y la comunidad contribuye a impulsar la innovación.
Video: https://realkm.com/wp-content/uploads/2025/03/Xiaomi.mp4?_=1
Referencias:
- Jones, H. (2011). Asumir la responsabilidad ante la complejidad: Cómo la implementación puede lograr resultados ante problemas complejos . Instituto de Desarrollo de Ultramar (ODI), Documento de trabajo 330. Londres: ODI.
- Boyes, B. (20 de septiembre de 2011). Programa de Recuperación del Río Hawkesbury-Nepean (HNRRP). BruceBoyes.info .
- Boyes, B. (27 de diciembre de 2023). Gestión del Conocimiento en organizaciones temporales y basadas en proyectos: Parte 8: Un enfoque ágil para la gestión de programas. Revista RealKM .
- Boyes, B. (12 de septiembre de 2022). Gestión del Conocimiento en organizaciones por proyectos y temporales: Parte 7: El enfoque de la biblioteca de riesgos y su relación con el modelo de causalidad de riesgos . Revista RealKM .
- Ortiz, J., Ren, H., Li, K. y Zhang, A. (2019). Construcción de una ecología de innovación abierta en internet: Un estudio de caso de Xiaomi (China) utilizando lógica institucional. Sustainability, 11 (11): 3225.
- Xiaomi. (sin fecha). Comunidad Xiaomi.