Deje de considerar las lecciones aprendidas como simples requisitos. Cuando se implementan correctamente, impulsan la mejora continua y potencian la gestión del conocimiento. Aquí le explicamos cómo.
por Lynda Braksiek
Todos hemos pasado por eso. Terminas un proyecto, reúnes al equipo y alguien dice: “Hagamos una sesión de lecciones aprendidas”. Hablas de lo que salió bien, lo que no, y quizás anotas algunas cosas. Luego, esas notas desaparecen en una carpeta que nadie vuelve a abrir.
¿Te suena familiar?
Es hora de dejar de tratar las lecciones aprendidas como si fueran una simple casilla de verificación y empezar a convertirlas en lecciones prácticas. Porque, bien implementada, esta sencilla práctica de gestión del conocimiento puede ahorrar tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza.
¿Qué son las lecciones aprendidas?
En esencia, las lecciones aprendidas son una forma elegante de decir: “No cometamos el mismo error dos veces” o “Apliquémosla a todas partes con esa gran idea”. Esta técnica de intercambio de conocimientos ayuda a los equipos a reflexionar sobre lo sucedido durante un proyecto o evento. Se plantean preguntas como:
- ¿Qué hicimos bien?
- ¿Qué podríamos haber hecho mejor?
- ¿Qué nos estábamos perdiendo?
- ¿Cómo podemos hacerlo aún mejor la próxima vez?
Las sesiones de lecciones aprendidas también pueden llamarse revisiones posteriores a la acción, análisis post mortem o retrospectivas. Independientemente de cómo se llamen, el objetivo es el mismo: ayudarnos a trabajar de forma más inteligente, no más arduamente.
¿Por qué molestarse?
Porque las lecciones aprendidas no solo sirven para mejorar el próximo proyecto. Pueden reutilizarse en equipos, departamentos e incluso organizaciones enteras para:
- Evite reinventar la rueda.
- Mejorar la calidad y la consistencia.
- Reducir errores y reelaboraciones.
- Acelere la incorporación y la capacitación.
- Construir una cultura de compartir y aprender.
- Despertar nuevas ideas y pensamiento innovador.
En resumen: son oro. Pero solo si realmente los usamos.
Cómo hacer que las lecciones aprendidas perduren
1. Empieza con el «por qué»
Las personas no se involucrarán con las lecciones aprendidas a menos que entiendan su importancia. Así que, hazlo real. Comparte historias. Muestra cómo aplicar una lección le ahorró a un equipo miles de dólares o ayudó a entregar un proyecto antes de lo previsto. Las historias se quedan grabadas en la memoria de las personas y los datos ayudan. Usa ambos.
¡Y recuerda celebrar los triunfos! Cuando alguien aplique una lección y obtenga resultados, anótalo (o al menos usa el boletín informativo o la intranet de tu empresa).
2. Hazlo parte del trabajo
Seamos sinceros, nadie tiene tiempo para trabajo extra. Así que no hagas que las lecciones aprendidas se sientan como un añadido al trabajo diario. Incorpóralas a tus procesos.
Añade puntos de control en tus planes de proyecto. Configura recordatorios. Incorpóralos en las reuniones de inicio y cierre. Mejor aún, asigna a alguien (quizás un miembro junior del equipo o un becario) para que te ayude a registrar y organizar las lecciones. Es una situación en la que todos ganan.
3. Dar opciones a las personas
No todos quieren participar en una sesión informativa formal. No hay problema. Ofrece dos opciones:
- Sesiones facilitadas: Ideales para proyectos complejos o temas delicados. Un facilitador capacitado puede ayudar a los equipos a profundizar en el tema y evitar acusaciones mutuas.
- Herramientas de autoservicio: Perfectas para reflexiones rápidas. Ofrecen plantillas o formularios de lecciones aprendidas que las personas pueden completar a su propio ritmo.
La clave es la flexibilidad: permita que las personas compartan lecciones de una manera que les funcione.
4. No dejes que las buenas lecciones desaparezcan en una base de datos
Has captado una idea brillante. ¿Y ahora qué?
No lo documentes y lo olvides. Crea un proceso para:
- Valídelo (pida a un experto en la materia que opine).
- Compártelo con las personas adecuadas.
- Escalarlo si supone un cambio radical (actualizar una política, ajustar un flujo de trabajo, agregarlo a la capacitación).
Y haz que este proceso sea opcional. No es necesario intensificar todas las lecciones. Ofrece a las personas una forma de señalar las lecciones más importantes e impactantes para que sea menos abrumador.
5. Mídalo. Demuestre su impacto. Mejórelo.
Si quieres que las lecciones aprendidas perduren, debes demostrar su impacto. Monitorea cuántas lecciones se capturan, con qué frecuencia se reutilizan y qué resultados generan.
¿Un equipo ahorró 100 horas al aplicar una lección? ¿Alguien evitó un error costoso? Captúrenlo y compártanlo. Úsenlo para obtener la aprobación del liderazgo y mantener el impulso.
Y si la gente no usa el sistema, averigua por qué. Quizás el formulario sea demasiado largo. Quizás no sepan dónde encontrar las lecciones. Quizás olvidaron por qué es importante. Puedes ayudar a solucionarlo.
Consejo adicional: deje que la IA haga el trabajo pesado
La IA está transformando la forma en que capturamos, analizamos y aplicamos las lecciones aprendidas. Aquí te explicamos cómo:
- La IA puede analizar datos del proyecto para identificar patrones y conocimientos.
- Las herramientas de IA conversacional permiten la retroalimentación en tiempo real y el aprendizaje adaptativo.
- Las plataformas de aprendizaje impulsadas por IA crean rutas de capacitación personalizadas basadas en las lecciones aprendidas.
- Los asistentes virtuales y los generadores de contenido agilizan la documentación y la capacitación.
- Las simulaciones de realidad virtual y las experiencias de aprendizaje gamificadas dan vida a las lecciones.
Reflexiones finales
Las lecciones aprendidas son una de las herramientas más poderosas (y subestimadas) de la gestión del conocimiento. Es sencilla e intuitiva. Y, bien implementada, aporta un gran valor. Pero solo funciona si vamos más allá del “aprendizaje” y nos adentramos en la “aplicación”.
Así que, hagámoslo fácil y significativo. Y que forme parte de nuestra forma de trabajar, no solo algo que hacemos al final. Porque las mejores lecciones no solo se capturan, sino que se reutilizan.
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Acerca del autor
Como Jefa de Investigación Principal, Lynda Braksiek desarrolla y ejecuta la agenda de APQC para la investigación en gestión del conocimiento. Trabaja de forma remota desde sus hogares en Iowa y Wisconsin y cuenta con más de 25 años de experiencia liderando e implementando estrategias y capacidades de gestión del conocimiento en las industrias aeroespacial, farmacéutica y de seguros.
Fuente: https://www.reworked.co/knowledge-findability/stop-learning-lessons-and-actually-use-them/