La forma más eficaz de utilizar la tecnología para impulsar la productividad requiere un cambio: de extraer el máximo rendimiento a eliminar las barreras laborales.
por David Barry
Las organizaciones actuales se enfrentan a una paradoja: si bien las herramientas digitales, la automatización y los datos están diseñados para optimizar las operaciones, a menudo generan nuevas capas de confusión, fragmentación e ineficiencia. La promesa de la automatización ha dado paso a una realidad más caótica en la que los sistemas que se supone que mejoran el trabajo, con frecuencia, introducen fricción.
Ahora sabemos cuánto. Casi el 60% de los trabajadores no alcanza sus objetivos diarios de productividad, un déficit que representa 11,2 millones de dólares anuales en capacidad desaprovechada por cada 1.000 empleados, según el primer informe de Referencia de Utilización de la Fuerza Laboral del Laboratorio de Productividad de ActivTrak . El análisis, que examinó datos de actividad digital de 5.619 organizaciones y 304.083 trabajadores monitoreados, revela que las organizaciones solo alcanzan el 87% de la producción esperada mientras pagan el 100% de los salarios, lo que genera una brecha de 2.860 millones de dólares anuales en pérdidas en las organizaciones estudiadas.
“Palabras como ‘fluidez’ y ‘automatización’ son excelentes”, afirmó Tyler Higgins , director general de AArete. “Pero solemos encontrar que la intervención manual y los resultados desalineados son los que causan el mayor desperdicio”. Esta desconexión entre la promesa de las tecnologías digitales para el lugar de trabajo y su impacto real ha creado una creciente brecha de productividad que exige un replanteamiento fundamental de nuestra forma de abordar el trabajo.
Identificación y cuantificación de la brecha de productividad
Los datos revelan patrones preocupantes en organizaciones de todos los tamaños. Si bien el 58 % del personal no alcanza los objetivos de productividad (con un promedio de seis horas y 50 minutos diarios), la situación es aún peor para las organizaciones más grandes. Las organizaciones con 251 o más empleados promedian siete veces más pérdida de productividad anual que las organizaciones más pequeñas, y las empresas más afectadas desperdician el equivalente a uno de cada cinco salarios de sus trabajadores en capacidad desaprovechada.
” Los déficits de productividad son un lastre serio y a menudo subestimado para el crecimiento , que sofoca la innovación e impide el progreso”, dijo Gabriela Mauch, directora de atención al cliente y jefa del laboratorio de productividad de ActivTrak, en un comunicado.
El primer paso para cerrar esta brecha implica que las organizaciones mapeen su ecosistema digital y examinen cómo se adapta a las funciones de las personas. Este proceso de diagnóstico revela áreas donde las integraciones de sistemas son excesivamente complejas o la propiedad no está clara. Estos factores que afectan la productividad se agravan rápidamente, especialmente en grandes organizaciones donde la complejidad digital magnifica cualquier ineficiencia.
Por qué es importante el diseño del lugar de trabajo digital
Los datos de referencia varían según la industria, lo que sugiere que los desafíos del diseño del espacio de trabajo digital afectan a cada sector de forma distinta. Las organizaciones de hardware informático presentan las tasas de subutilización más altas, con un 71 %, mientras que las empresas de logística muestran un mejor rendimiento, con solo un 41 % de trabajadores por debajo de los objetivos de productividad y la menor capacidad sin explotar, con un 9 %. Estas disparidades indican la importancia de adoptar enfoques específicos para cada industria en la integración de herramientas digitales y el diseño del flujo de trabajo .
“Los empleados de alto rendimiento se frustran y se van, reemplazados por personas que prefieren la estabilidad al progreso”, advirtió Todd Hagopian , experto en transformación empresarial. “Cuanto más grande es la empresa, más capas de burocracia lo ralentizan todo”. El lastre digital resultante no solo supone una pérdida de tiempo, sino que también corre el riesgo de perder a los mejores talentos, que se frustran con la inercia tecnológica.
Los síntomas se manifiestan de maneras familiares a través de nuestras herramientas digitales: reuniones redundantes programadas mediante calendarios, sobrecarga de herramientas en múltiples plataformas y comunicación fragmentada, dispersa entre correo electrónico, chat y software de colaboración. Sin embargo, estos no son signos de pereza, sino síntomas de sistemas digitales mal integrados. «Si los trabajadores del conocimiento pasan la mitad del día en reuniones, pero su valor reside en un resultado concentrado, las cuentas no cuadran», afirmó Higgins.
De la vigilancia digital al soporte digital
El enfoque más eficaz para restaurar la productividad mediante la tecnología requiere un cambio fundamental de perspectiva: pasar de usar herramientas digitales para exprimir al máximo el potencial de las personas a usarlas para eliminar obstáculos. Este replanteamiento reconoce que los problemas de rendimiento a menudo se derivan de cómo diseñamos e implementamos nuestras tecnologías digitales en el lugar de trabajo, y no de fallos individuales.
“Si más de la mitad de tu equipo no está a la altura, no se trata de agallas. Se trata de diseño”, explicó Lena McDearmid , directora ejecutiva de Wryver. Esta perspectiva desafía la suposición tradicional de que una mayor supervisión digital mejora el rendimiento, un enfoque que a menudo resulta contraproducente al añadir presión tecnológica en lugar de eliminar la fricción.
A medida que las organizaciones buscan comprender y mejorar la productividad a través de medios digitales, el debate sobre la monitorización del lugar de trabajo debe evolucionar más allá de la vigilancia hacia el apoyo. Dee Anthony , director de ISG, enfatizó la importancia de la transparencia en el seguimiento digital: «Dejar claro qué se está rastreando, por qué es importante y cómo se utilizarán (y no) los datos».
“Si más de la mitad de tu equipo no está a la altura, no es una cuestión de coraje. Es una cuestión de diseño”.
– Lena McDearmid
Director ejecutivo de Wryver
Anthony también aboga por la adopción de información basada en datos de las tecnologías digitales para el lugar de trabajo que refleje el comportamiento real en lugar de la autopercepción. “Los datos de actividad digital son más fiables porque capturan el comportamiento en el momento en que ocurre”, explicó. “Además, son detallados y ricos en patrones, y pueden capturar información y matices como la frecuencia de cambio de tareas o el tiempo de inactividad oculto que las encuestas suelen pasar por alto”.
Al analizar datos reales de actividad digital en el lugar de trabajo, las organizaciones van más allá de los autoinformes aspiracionales para comprender los patrones de rendimiento genuinos. Este cambio de la medición subjetiva a la objetiva cobra especial importancia, como señaló Mauch en el comunicado de prensa: «A medida que las empresas se enfrentan a una desaceleración del crecimiento, la reducción de márgenes y el aumento de costes, medir y optimizar la productividad de la fuerza laboral es una de las maneras más eficaces de proteger el rendimiento y mantener una ventaja competitiva».
Las señales en tiempo real de las herramientas digitales, como la fragmentación del enfoque, la sobrecarga de colaboración o los síntomas de agotamiento, alertan antes de que los problemas se agraven. Sin embargo, el objetivo no es crear un panóptico digital, sino fundamentar las conversaciones sobre el rendimiento en la realidad, manteniendo la confianza. Las herramientas digitales deberían ayudar a las organizaciones a apoyar, en lugar de suprimir, las fluctuaciones naturales de atención y energía propias del trabajo del conocimiento.
“El bajo rendimiento rara vez se debe al esfuerzo”, afirmó McDearmid. “Con mayor frecuencia, es una señal de que algo más profundo no funciona”. En lugar de recurrir a controles digitales más estrictos, los líderes deberían investigar si existe una discrepancia entre los sistemas tecnológicos y las necesidades humanas, o si alguien está agotado por la sobrecarga de herramientas, aislado por sistemas de comunicación fragmentados o confundido por flujos de trabajo digitales poco claros.
Diseño de sistemas digitales para el éxito humano
El verdadero cambio comienza cuando la productividad y el bienestar se consideran interdependientes mediante un diseño tecnológico inteligente. Esto requiere prácticas sencillas pero eficaces, respaldadas por herramientas digitales: reuniones breves de equipo mediante plataformas de video, ciclos de retroalimentación periódicos integrados en los sistemas de gestión de proyectos y planes codiseñados que permiten a los equipos probar juntos nuevos enfoques digitales. No se trata de reformas tecnológicas drásticas, sino de hábitos operativos que aprovechan las herramientas existentes para generar impulso y reducir el ruido digital.
“La mayoría de los equipos quieren rendir al máximo. Pero el sistema debe hacerlo posible”, afirmó McDearmid. Esto implica realizar auditorías periódicas de las rutinas de trabajo digitales para identificar dónde se pierde tiempo cambiando de herramienta, dónde las decisiones se atascan en los flujos de trabajo de aprobación y dónde las prioridades se vuelven confusas en los múltiples canales de comunicación. También es necesario ayudar a los gerentes a convertirse en coaches que utilicen paneles digitales no solo para monitorizar el rendimiento, sino también para guiar, aclarar y resolver problemas.
Las soluciones de productividad digital eficaces deben adaptarse a la diversidad de estilos de trabajo, en lugar de imponer a todos un molde tecnológico uniforme. No todos prosperan en el modelo tradicional de 9 a 5, y las herramientas digitales ofrecen la flexibilidad necesaria para adaptarse a diferentes patrones de trabajo. Las organizaciones necesitan utilizar sus sistemas digitales para identificar la capacidad desaprovechada y replantear la asignación del trabajo a través de estas plataformas.
Para las organizaciones listas para cerrar la brecha de productividad, Hagopian aboga por un enfoque más rápido y ágil basado en facilitadores digitales: ciclos de mejora rápidos respaldados por datos en tiempo real, la regla del 70% para evitar la parálisis de decisiones en los flujos de trabajo digitales y la voluntad de abandonar actividades de bajo valor identificadas a través del análisis digital.
“Hay que estar dispuesto a eliminar el 20% inferior de las actividades que destruyen valor”, afirmó Hagopian. “No se trata solo de hacer más; se trata de detener lo que no funciona”. Las tecnologías digitales para el lugar de trabajo ayudan a identificar estas actividades de bajo valor y a automatizarlas para eliminarlas.
El objetivo es un rendimiento sostenible mediante el uso inteligente de la tecnología. Las herramientas digitales deberían contribuir a este objetivo automatizando las tareas rutinarias y proporcionando señales claras sobre dónde se requiere mayor atención.
Un enfoque más inteligente para las herramientas digitales
En definitiva, cerrar la brecha de productividad no consiste en reemplazar a las personas con herramientas digitales, sino en lograr que trabajen juntas. La automatización flexible, la toma de decisiones basada en datos a través de plataformas digitales y las expectativas de rendimiento claras, respaldadas por paneles de control en tiempo real, ayudan a las organizaciones a recuperar el enfoque y a generar valor de forma consistente sin agotar a sus empleados.
Esta integración requiere afrontar la realidad de cómo funcionan las tecnologías digitales en el lugar de trabajo, reduciendo la complejidad tecnológica y priorizando la experiencia humana al trabajar con estas herramientas. Cuando los sistemas digitales apoyan a las personas, y no al revés, se posibilita un rendimiento sostenible.
Las organizaciones más exitosas serán aquellas que cierren la brecha no sólo con más herramientas y paneles de control, sino con transparencia, confianza y un diseño cuidadoso de todo su ecosistema de lugar de trabajo digital.
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Acerca del autor
David es un periodista europeo con 35 años de experiencia que ha dedicado los últimos 15 años al seguimiento del desarrollo de las tecnologías en el lugar de trabajo, desde los inicios de la gestión documental, la gestión de contenido empresarial y los servicios de contenido. Actualmente, con el desarrollo de nuevos modelos de trabajo remoto e híbrido, cubre la evolución de las tecnologías que facilitan la colaboración, la comunicación y el trabajo, y recientemente ha dedicado mucho tiempo a explorar los amplios alcances de la IA, la IA generativa y la IA general.
Fuente: https://www.reworked.co/collaboration-productivity/tackling-the-digital-productivity-gap/