Los flujos de trabajo eficientes de extremo a extremo son palancas estratégicas para la productividad, la experiencia de los empleados y el rendimiento empresarial sostenido.
La eficiencia y la eficacia son cruciales para lograr el éxito organizacional y el crecimiento sostenible en el competitivo entorno empresarial actual.
Según Boston Consulting Group , las empresas que no cumplen sus objetivos de costes obtienen un rendimiento inferior al total de la rentabilidad para el accionista en un promedio de 9 puntos porcentuales. En 2024, los encuestados alcanzaron solo el 48 % de sus objetivos de ahorro de costes y tuvieron dificultades para mantener la eficiencia más allá de dos años.
Para ir más allá de la reducción reactiva de costos, las empresas están optimizando sus operaciones y desarrollando capacidades competitivas que sustentan una experiencia laboral cohesionada y productiva . Cultivar flujos de trabajo eficientes es una estrategia poderosa para ayudar a alcanzar los objetivos empresariales y reducir la frustración de los empleados, lo que permite un trabajo más enfocado y significativo.
Definición de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son secuencias estructuradas de actividades con entradas definidas, diseñadas para producir resultados empresariales específicos. Constituyen la columna vertebral de los procesos organizacionales, garantizando que los actores asignados, ya sean humanos o IA agente, completen las tareas de forma lógica, eficiente y consistente.
Los flujos de trabajo han evolucionado significativamente a lo largo de los años, pasando de procesos manuales y en papel a sistemas sofisticados y automatizados. Esta digitalización permite mayor precisión, automatización y escalabilidad, y se traduce en ciclos más rápidos, menos errores y seguimiento en tiempo real.
Por ejemplo, antes los empleados rellenaban formularios en papel para solicitar licencias, que se enviaban manualmente a los gerentes para su aprobación y luego a RR. HH., un proceso lento y propenso a errores. Con un sistema digital de gestión de licencias, los empleados envían sus solicitudes en línea, que se envían automáticamente a los gerentes para su aprobación y se actualizan en los registros de RR. HH. y nómina.
Los flujos de trabajo incorporan cada vez más sistemas autónomos, capaces de ejecutar tareas, tomar decisiones y adaptarse a condiciones cambiantes de forma independiente, mejorando así la eficiencia y la eficacia. Algunos ejemplos incluyen sistemas inteligentes de gestión de inventario, atención y respuesta automatizadas al cliente, y sistemas de programación autónoma.
Desarrollo de flujos de trabajo
Para desarrollar flujos de trabajo efectivos:
- Identificar el proceso y el resultado a optimizar.
- Visualice pasos y entradas utilizando diagramas de flujo.
- Definir roles y responsabilidades.
Seguir estos pasos le ayudará a comprender el trabajo para identificar áreas de mejora. A menudo, este ejercicio se limita al ámbito de control funcional u organizativo, lo que genera flujos de trabajo aislados.
Los flujos de trabajo deben desarrollarse en el contexto de la experiencia integral del empleado, sin límites ni restricciones organizacionales ni impuestas por el usuario. Este enfoque permite anticipar las necesidades y abordar posibles problemas antes de que afecten a los empleados.
“Con demasiada frecuencia, durante el diseño, los equipos pierden la oportunidad de reimaginar los flujos de trabajo de un extremo a otro con el foco puesto en los resultados finales y las experiencias de los empleados”, afirmó Deepika Sharma, directora de datos e IA en EE. UU. en Kyndryl Consult.
Como ejemplo, presentó un proceso de Pedido a Cobro (O2C) para una empresa de fabricación de alimentos, que abarcaba múltiples equipos y sistemas. Sin un flujo de trabajo bien definido, pueden producirse ineficiencias como retenciones de pedidos y errores de facturación. Un flujo de trabajo O2C unificado conecta estas funciones de forma proactiva. Esto garantiza la validación de crédito inicial, la verificación automatizada del inventario y una facturación fluida al momento del envío, con cálculos precisos de precios e impuestos.
Medir métricas clave como la precisión de los pedidos, la velocidad de cumplimiento y la tasa de resolución de disputas ayuda a perfeccionar el proceso con el tiempo. Un flujo de trabajo bien estructurado antes de la implementación del ERP evita las soluciones reactivas y sienta las bases para la automatización, la eficiencia y una experiencia fluida para empleados, distribuidores y clientes.
Refinando flujos de trabajo
El perfeccionamiento del flujo de trabajo requiere un compromiso con procesos medibles y una cultura de mejora continua . Como dice el conocido principio de gestión: «No se puede mejorar lo que no se mide». Mediante el seguimiento de métricas clave como los tiempos de ciclo, las tasas de error y los costes de los procesos, las organizaciones pueden tomar decisiones basadas en datos para optimizar sus flujos de trabajo.
La integración de la mejora continua en la gestión del rendimiento garantiza que la búsqueda de mejores procesos forme parte de las operaciones diarias. Esto incluye implementaciones de prueba y ajuste, capacitación de usuarios y herramientas de automatización del flujo de trabajo para eliminar ineficiencias. Un excelente ejemplo es la aplicación de la filosofía Kaizen por parte de Toyota , que se centra en la mejora gradual y la participación de los empleados de todos los niveles. En 2024, las prácticas Kaizen de Toyota permitieron una reducción del 15 % en los tiempos del ciclo de producción y un aumento del 20 % en la productividad de fabricación.
Las plataformas de automatización de flujos de trabajo que facilitan el modelado, la ejecución y la optimización mesurada de procesos pueden contribuir a la sostenibilidad de estos esfuerzos de mejora continua. Plataformas como Camunda , Flowable y otras ofrecen funciones como el Modelo y la Notación de Procesos de Negocio para visualizar flujos de trabajo, y el Modelo y la Notación de Decisiones para integrar lógica basada en reglas. Estas herramientas ayudan a los equipos a documentar, analizar y refinar procesos, a la vez que orquestan la ejecución y la monitorización en tiempo real. Al utilizar estas herramientas en sus operaciones, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, la capacidad de respuesta y la escalabilidad.
Pasos clave para el principio básico n.º 3
- Invertir en el desarrollo de flujos de trabajo: Asigne recursos para desarrollar y perfeccionar flujos de trabajo. Siguiendo estos pasos, las organizaciones pueden garantizar que sus flujos de trabajo sean eficientes, estén integrados y mejoren continuamente.
- Utilice métricas para medir la eficiencia y la eficacia: Métricas como el tiempo de ciclo (el tiempo que se tarda en completar un flujo de trabajo) y las tasas de error (la frecuencia de los errores dentro de un flujo de trabajo) son cruciales para evaluar el rendimiento de los flujos de trabajo. Estas métricas ayudan a identificar cuellos de botella y áreas de mejora.
- Anticipar las necesidades y crear experiencias satisfactorias: Los flujos de trabajo unificados pueden revelar oportunidades para anticipar las necesidades de los empleados y crear experiencias satisfactorias. Esto implica la etapa previa al servicio, donde se abordan los posibles problemas antes de que surjan, mejorando así la experiencia general del empleado.
Invertir en flujos de trabajo bien diseñados y continuamente perfeccionados no solo mejora la eficiencia, sino que también contribuye a crear una experiencia fluida e integrada para los empleados. Esto, a su vez, genera mejores resultados empresariales al eliminar silos, mejorar la colaboración y anticiparse a las necesidades de los empleados.
En nuestro próximo artículo de esta serie de seis artículos , profundizaremos en el Principio Fundamental n.º 4: Conectar plataformas para las personas, que explorará cómo integrar más allá de los datos. ¡No se lo pierdan!
Nota del editor: Lea más ideas sobre cómo mejorar la experiencia digital de los empleados a continuación:
- 7 Principios de Mentalidad de Producto que Cambiaron mi Trayectoria como Liderazgo de TI : Las lecciones que aprendí del diseño de producto me ayudaron a generar constantemente excelencia operativa y valor para el negocio. Esto es lo que puedes aprender.
- Un modelo integral y práctico para la experiencia del empleado : un enfoque común para la experiencia del empleado recomienda mejorar los momentos importantes. Le sugiero que preste atención al 90 % restante del tiempo de los empleados.
- Creando Experiencias Excepcionales para los Empleados: Donde RR. HH., Comunicaciones y Tecnología se Unen — Las experiencias de los empleados trascienden las fronteras departamentales. Por lo tanto, para crear una experiencia excepcional, varios departamentos deben colaborar, con el departamento de comunicaciones internas a la cabeza.
Acerca del autor
Rohinee (Ro) Mohindroo es un socio comercial estratégico que ayuda a empresas tecnológicas medianas a crecer y escalar mediante la consolidación de operaciones, la optimización de los flujos de trabajo empresariales y el fomento de una mentalidad centrada en el cliente. Ro es un visionario que cree en el poder de la tecnología para crear nuevas oportunidades y optimizar las existentes.