por Lisa Prowse
La misión de reducir los costos de revisión de documentos para su empresa o los clientes es un cargo siempre presente. La mayoría de los abogados equiparan la revisión de documentos legales con un precio extremadamente alto y muchos asumen que no existe una alternativa viable. Sin embargo, como una mirada más profunda a todos los elementos del EDRM (Modelo de referencia de descubrimiento electrónico) que componen sus costos de descubrimiento, debería revelar: No tiene por qué ser tan caro. ¿Cuánto de sus costos de “revisión de documentos / producción de documentos” provienen de las horas dedicadas al trabajo que no es una revisión de documentos real?
Desde el principio, las ineficiencias acechan todo el proceso de revisión de documentos. Desde la identificación hasta la recolección, hasta el procesamiento y los protocolos de producción de ESI (información almacenada electrónicamente) (o la falta de ellos), abundan las fuentes de hemorragia de tiempo y dinero. Incluso hemos visto casos en los que los clientes gastan más tiempo y dinero negociando búsquedas y protocolos de producción que revisando documentos reales. Este es solo un ejemplo de una supervisión costosa que vemos todo el tiempo, y que a menudo pasa desapercibida o se nota, pero se ignora.
Esto no es culpa de los abogados que administran las revisiones. Hasta hace muy poco, las facultades de derecho les enseñaban cómo estudiar, interpretar y argumentar la ley, no cómo desarrollar protocolos de producción de ESI, cómo elegir términos de búsqueda, cómo negociar en nombre de un cliente con respecto a esos términos de búsqueda o cómo reducir costos de revisión de documentos. Como resultado, muchos abogados piensan que ir y venir una docena de veces para discutir sobre los términos de búsqueda es parte del curso y que el tiempo y el dinero gastado en hacerlo es inevitable.
Hay varias áreas que rodean el flujo de trabajo de descubrimiento electrónico y la revisión de documentos legales donde vemos que las empresas y los bufetes de abogados se apegan a métodos antiguos, ineficientes y costosos que, ahora más que nunca, hacen que sea casi imposible reducir los costos de revisión y descubrimiento electrónico. La mayoría de las veces, estos métodos y las ineficiencias de los mismos terminan aumentando la cuenta total de una empresa.
Cuatro trampas de ineficiencia comunes
1-Deje de gastar demasiado en las negociaciones de términos de búsqueda
Históricamente, la negociación de términos de búsqueda entre partes opuestas ha sido una parte importante del descubrimiento electrónico, pero con las tecnologías y los flujos de trabajo modernos, el costo de ese proceso ahora rápidamente, ya menudo enormemente, supera cualquier ahorro. En el viejo mundo, reducir la cantidad de documentos a través de negociaciones agresivas de términos de búsqueda se traducía en una reducción tanto de los costos de hospedaje como de la cantidad de horas que los abogados dedicaban (y facturaban) a la revisión. Cuando la tecnología se hizo cargo de gran parte del proceso de revisión, eso cambió de repente.
En pocas palabras, el retorno de la inversión de esas negociaciones no reduce el costo de revisión de documentos tanto como antes. Por el contrario, es más rentable y, a menudo, más preciso, dejar que los sistemas de aprendizaje automático revisen un conjunto más grande de documentos que dedicar más tiempo, dinero y esfuerzo a negociaciones de términos de búsqueda demasiado a menudo ineficaces.
En un asunto reciente, el abogado de un cliente pasó dos meses negociando los términos con el abogado contrario . Su proceso resultó en ocho iteraciones de términos de búsqueda diferentes, y cada ciclo tomó tiempo tanto del abogado como del técnico, pero al final solo disminuyó el recuento en aproximadamente un 2% en general. Ahora que es más posible que nunca reducir el costo de revisión de documentos, está claro que esta práctica debe cambiar.
Las partes opuestas deben estar de acuerdo con algunos términos de búsqueda básicos y primero ejecutarlos a través de análisis sin empantanarse en detalles menores. Incluso si ya está cargando un millón de documentos, lo mejor es seguir adelante y cargar un millón y medio y dedicar menos tiempo a discutir los términos. El beneficio de la analítica avanzada en estos días es que puede eliminar rápidamente los archivos que no responden por una fracción del costo, por lo que puede reducir los costos de revisión de documentos exponencialmente más, incluso cuando tiene en cuenta los costos de alojamiento y analítica.
2-Evite la compresión innecesaria de la línea de tiempo del descubrimiento
Un concepto relacionado es el efecto secundario que tienen semanas o meses de negociaciones de términos de búsqueda en el cronograma de descubrimiento general y los costos totales. En el ejemplo anterior, nuestro equipo de abogados de revisión no pudo comenzar su revisión hasta que se finalizaron los términos de búsqueda, lo que llevó semanas más de lo programado. Entonces, en lugar de tener las seis semanas esperadas para completar la fase de revisión, el equipo solo tuvo 2 semanas, lo que requirió que ellos y un abogado externo apresuraran el trabajo y trabajaran horas extras y fines de semana, todo lo cual aumentó los costos aún más. Al final, los 2 meses que pasó discutiendo sobre los términos de búsqueda no solo acumularon grandes honorarios de abogados en la parte inicial, sino que también llevaron a un proceso de revisión de documentos que fue más caro, innecesariamente apresurado y francamente caótico.
Acordar términos de búsqueda más básicos puede significar extraer más archivos irrelevantes al principio, pero un equipo de revisión impulsado por análisis y aprendizaje automático no necesariamente tendrá que mirar todos los archivos, ya que la plataforma aparta los documentos que no responden automáticamente. De esta forma, no corre el riesgo de retrasar, o apresurar, el proceso de revisión. En última instancia, el activo más preciado en estos días es el tiempo, y cualquier intento de reducir el costo de revisión de documentos debe hacerse teniendo esto en cuenta.
3-Elimina la codificación excesiva de problemas
Los códigos de emisión son etiquetas que se utilizan para categorizar documentos de una manera que facilita al equipo legal organizar documentos y encontrarlos rápidamente más adelante en el caso. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los abogados solicitarán 30, 40 o más códigos sobre un solo asunto, por supuesto con la mejor de las intenciones de que esos códigos ayudarán a organizar declaraciones, resúmenes de hechos y similares. Si bien es ciertamente una opción usar tantas etiquetas, hemos descubierto que algo más de 8-10 etiquetas a menudo solo ralentiza el ritmo de revisión y aumenta los costos innecesariamente, con muy poco valor de retorno.
De hecho, cuando los clientes han insistido en una cantidad tan grande de códigos de emisión, más tarde hemos visto esos códigos combinados, reducidos o simplemente nunca más referenciados. Ahora que las herramientas analíticas (TAR y de otro tipo) están disponibles y se vuelven cada vez más sofisticadas, la mayoría de las herramientas de revisión son más efectivas que la codificación de problemas. Si bien esto puede parecer un problema menor, si un revisor tiene que tomar 30 o 40 decisiones de etiquetado por documento en lugar de 8 a 10, su oportunidad de reducir el costo de revisión de documentos se reduce a cero. Por el contrario, lo más probable es que esto aumente el costo de la revisión, nuevamente con muy poco a cambio.
4-Elimina los archivos adjuntos basura
El manejo eficiente e inteligente de “familias” de documentos (grupos de archivos relacionados que contienen documentos principales y secundarios, como un correo electrónico y sus archivos adjuntos) puede tener un impacto significativo en sus costos de alojamiento, revisión y producción. Considere un correo electrónico con una hoja de cálculo adjunta que también tenga un logotipo de la empresa en la firma del remitente, así como iconos de redes sociales con enlaces a cada plataforma. Técnicamente hablando, esos logotipos e íconos son archivos adjuntos, pero no deben tratarse como tales con fines de descubrimiento electrónico. En este ejemplo simple, es la diferencia entre un padre con un solo archivo adjunto o un padre con media docena de archivos adjuntos. Es fácil ver cómo eso puede inflar rápidamente su base de datos con archivos inútiles que simplemente complican los flujos de trabajo e inflan en lugar de reducir el costo de revisión de documentos.
La mayoría de los sistemas de procesamiento de datos modernos pueden excluir tales logotipos, íconos y similares irrelevantes para que no se incluyan en los datos promocionados para revisión. Incluso si su plataforma de procesamiento no puede hacer eso, es bastante simple buscar y eliminar esos archivos una vez cargados en una plataforma de revisión. De cualquier manera, debería ser sencillo, incluso para las partes contrarias, estar de acuerdo en que dichos archivos son irrelevantes y deberían eliminarse en masa tan pronto como sea posible en el proceso.
Promoción de la eficiencia
Hoy en día, la integración de análisis, tecnologías actualizadas y flujos de trabajo adecuados, especialmente cuando se combina con un equipo de revisión experimentado ,permite una revisión precisa y eficaz de incluso terabytes de datos en un período de tiempo relativamente corto y a un costo menor que nunca. Para lograr resultados ideales, es importante establecer una asociación confiable entre el cliente, el abogado y el equipo de e-discovery. El equipo legal debe estar informado sobre las posibilidades y la disponibilidad de análisis avanzados, y el proveedor de e-discovery debe poder brindar asesoramiento experto sobre cómo ejecutar una revisión de documentos eficiente y consciente de los costos que garantice precisión, calidad y defensa. Reconocer estas trampas de ineficiencia comunes es el primer paso para combatirlas, y tomar los pasos de restauración que describimos aquí le permitirá a su organización reducir los costos de revisión de documentos mientras entrega resultados caso tras caso.