Tres formas de animar a sus empleados a dejar de usar el correo electrónico, abandonar los mensajes directos y hacer un mejor uso de los canales.
Levanta la mano si esto ha sucedido alguna vez en tu equipo. Quizá incluso seas tú el culpable.
Un colega arma una presentación de diapositivas y, en lugar de publicarla en el sitio de administración de documentos en línea de su empresa o en el canal que usa su equipo para colaborar, su compañero de trabajo envía la presentación de diapositivas por correo electrónico a todos los miembros del equipo y luego envía mensajes de chat individuales a todos para actualizarlos sobre el progreso de la presentación de diapositivas.
¿El resultado? Confusión, posible pérdida de propiedad intelectual, falta de control de documentos, pérdida de tiempo y mayor agotamiento del personal.
“Las empresas no están obteniendo ningún beneficio de su inversión en canales, no están cambiando fundamentalmente la forma en que hacen las cosas y están viendo muchos inconvenientes, como agotamiento y pérdida de propiedad intelectual”, dijo Sharon O’Dea , cofundadora de Lithos Partners, una firma de consultoría de comunicaciones y colaboración digital.
Las empresas se apresuraron a sacar al mercado herramientas de colaboración
O’Dea rastrea estos malos hábitos de colaboración a los primeros días en que los empleados trabajaban desde casa durante la pandemia de COVID-19. De repente, todos trabajaban desde casa y tenían acceso a herramientas para colaborar de forma remota, pero la mayoría de los empleados no sabían (y no se les dijo) cómo usar la tecnología de manera efectiva.
Las organizaciones implementaron Microsoft 365 y otras herramientas de colaboración en pánico durante la pandemia, dijo la consultora de estrategia digital Lisa Riemers . Riemers había estado trabajando como contratista en una empresa que estaba probando Microsoft 365 justo antes de la pandemia. El plan era probarlo con un pequeño grupo de empleados, obtener sus comentarios y luego implementarlo durante los siguientes seis meses. Luego vinieron los protocolos de bloqueo de COVID. De repente, a Riemers le dijeron que necesitaba acelerar la implementación para todos en la empresa antes del final de la semana porque todos los empleados trabajarían desde casa.
¿El resultado? Un cronograma muy reducido que hizo que la capacitación se desarrollara después del plan de lanzamiento, en lugar de incluirse en él. Cada equipo de la empresa desarrolló una forma ligeramente diferente de colaborar y usar los canales.
Los empleados se aferran a viejos hábitos de colaboración
Andrew Pope, propietario de Designing Collaboration, estudia las razones por las que las personas se muestran reacias a interactuar con los canales y tiene algunas teorías. En primer lugar, todos somos criaturas de hábitos y no nos gusta cambiar nuestros procesos, especialmente si parece que están funcionando.
Por ejemplo, compartir archivos por correo electrónico sigue siendo popular porque es fácil. “Tienes la garantía de que tu mensaje llegará a la persona correcta”, dijo Pope. El chat es fácil porque resulta familiar, es como los mensajes de texto que enviamos todos los días.
Una de las barreras para utilizar eficazmente la tecnología de colaboración es la dificultad de comunicar los matices de las distintas herramientas. En apariencia, hacen lo mismo, pero todas son métodos diferentes de comunicación, colaboración y transferencia de información de un lugar a otro, afirmó Pope.
“La mayoría de las personas simplemente no tienen tiempo para comprender realmente ese matiz sutil de una cosa frente a la otra”, dijo Pope. Los empleados se quejan de que hay demasiadas herramientas, demasiadas notificaciones y actividad en demasiados lugares diferentes, agregó.
Riemers coincide en que si los empleados y sus organizaciones quieren sacar el máximo partido a estas herramientas, deben entender cómo y cuándo utilizarlas. “Es necesario comprender cómo funciona SharePoint, la diferencia entre chats y canales, la diferencia entre un canal privado, un canal compartido, un canal de equipo privado, un canal de equipo abierto, cuándo utilizar el canal general o cuándo no utilizarlo”, afirmó.
¿Cómo se puede entonces sacar a los empleados del correo electrónico y los mensajes directos y llevarlos a canales compartidos?
Cómo incentivar a los empleados para que abandonen el chat y el correo electrónico y utilicen los canales
Crear una Carta del Equipo
“Algunas organizaciones tienen demasiados canales. La gente no puede seguirles el ritmo, por lo que es necesario que haya un poco de gobernanza en torno a ellos”, dijo O’Dea. La mejor manera de hacerlo es crear un estatuto del equipo, que requiere que todos los miembros del equipo den un paso atrás y reflexionen sobre cómo trabajan.
Luego, el equipo acuerda usar el chat, el correo electrónico y los canales de una determinada manera durante las dos semanas siguientes y luego recopila comentarios de los miembros del equipo sobre si esas reglas facilitaron la colaboración, dijo O’Dea. El objetivo es que el equipo se ponga de acuerdo sobre cómo utilizará cada uno cada una de las herramientas.
Por ejemplo, el equipo podría acordar que el chat sea para solicitudes breves e inmediatas. Mientras tanto, en lugar de enviar esa presentación por correo electrónico, el equipo utilizará canales. Una vez que un equipo acepta un estatuto, los miembros del equipo deben oponerse cuando alguien hace algo fuera del estatuto, como enviar un documento por correo electrónico porque era más fácil en ese momento, dijo a Reworked Cai Kjaer , director ejecutivo y cofundador de SWOOP Analytics.
Proporcionar educación más allá de una guía de usuario
El Papa recomienda educar a los gerentes de equipo sobre el valor de los canales y cómo usarlos.
Hable con los gerentes de equipo sobre lo que les funciona y lo que no y sobre las dificultades que tienen. Luego, muéstreles cómo el uso de canales en lugar del chat o el correo electrónico puede ahorrar tiempo, aumentar la productividad y la eficiencia y reducir las notificaciones. “Si el líder del equipo sigue enviando correos electrónicos o chats, no obtendrá la mayor parte de la actividad en los canales”, dijo Pope. Muéstreles a los líderes de equipo cómo se pueden usar los canales para realizar reuniones recurrentes de forma asincrónica o para convertir un mensaje en una tarea.
“Es un proceso que lleva tiempo, pero es necesario hacer que la gente haga un pequeño recorrido para mostrarles lo ineficiente que es su forma de trabajar”, dijo Pope.
Personaliza tu panel de control
Una de las mayores quejas de los empleados es que hay demasiados lugares donde buscar actividad y reciben demasiadas notificaciones.
Esto se puede solucionar fácilmente si cada empleado personaliza su propia interfaz, dijo Riemers.
Desactiva las notificaciones del banner, reorganiza los canales y equipos en un orden que tenga sentido para tu trabajo, fija lo que sea más útil y oculta lo que no sea necesario para no recibir notificaciones de esos canales.
“Creo que si dedicas un poco de tiempo a revisar tu configuración, puede resultar más fácil que no te sientas abrumado en el futuro”, dijo Riemers.
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Acerca del autor
Lisa Rabasca Roepe es una escritora independiente que vive en Washington, DC, y tiene casi una década de experiencia escribiendo sobre cultura y liderazgo en el lugar de trabajo. Su trabajo ha aparecido en The New York Times, Fast Company, Wired, Christian Science Monitor, Marketplace y HR Magazine.