La primera impresión que un nuevo empleado tiene de una empresa suele ser la facilidad con la que se integra. Algunas estrategias para que esa impresión sea una que quieran conservar.
por Tim Flower
La primera impresión que un nuevo empleado tiene de una empresa suele ser la facilidad con la que se integra. Algunas estrategias para que esa impresión sea una que quieran conservar.
Comenzar un nuevo trabajo debería ser un momento emocionante en cualquier carrera: una nueva oportunidad, nuevos desafíos y la posibilidad de contribuir a algo más grande. Pero, con demasiada frecuencia, esa emoción se ve empañada por la frustrante realidad de la incorporación.
Las primeras interacciones que los empleados tienen con los sistemas de TI y RR.HH. marcan el tono de su experiencia y, cuando esas interacciones son lentas, complejas o confusas, crean una barrera inmediata para la productividad. Tanto RR.HH. como TI deben trabajar para garantizar que los nuevos empleados tengan una bienvenida sin problemas, incluida toda la capacitación, el equipo y las herramientas que necesitan para comenzar a trabajar de inmediato.
Como he desempeñado un puesto de EUC durante décadas, he visto en primera fila los obstáculos que enfrentan las empresas. Ha sido increíblemente frustrante ver lo difícil que puede ser encontrar soluciones. Los departamentos de TI y RR.HH. suelen estar estancados en modo reactivo cuando se trata de la incorporación, lidiando con poca información y aún menos tiempo (¿cómo que empiezan hoy?).
Desde obtener acceso a las aplicaciones hasta administrar los cronogramas, existen docenas de desafíos de incorporación en los que RR.HH. y TI podrían beneficiarse de una relación de trabajo más cercana.
El dolor de una mala incorporación
Piense en sus propias experiencias de incorporación. ¿Se sentó frente a una computadora portátil nueva y tuvo dificultades para pasar una pantalla de inicio de sesión porque no sabía su contraseña o, peor aún, su identificación aún no estaba configurada? ¿Tuvo que buscar a alguien en Recursos Humanos para averiguar por qué su portal de beneficios no estaba accesible? ¿Pasó su primera semana enviando solicitudes y esperando aprobaciones en lugar de aprender realmente su función?
Esta es la realidad de muchos empleados. En un mundo en el que podemos pedir un viaje en coche en cuestión de segundos o ver una película al instante, quedar atrapado en un proceso de incorporación que requiere cinco inicios de sesión diferentes, papeleo redundante y múltiples aprobaciones no solo es frustrante, sino también inaceptable.
Un estudio de Glassdoor concluyó que las organizaciones con un proceso de incorporación sólido mejoran la retención de nuevos empleados en un 82 % y la productividad en más del 70 %. Sin embargo, muchas empresas aún dependen de procesos obsoletos, flujos de trabajo manuales y sistemas de TI que no brindan una experiencia positiva.
Si la primera experiencia de un empleado con TI y RR.HH. está llena de obstáculos, envía un mensaje de que la empresa no prioriza la facilidad del trabajo.
El papel de la IA y la automatización en la incorporación
En lugar de navegar por un laberinto de formularios, correos electrónicos y tickets, los nuevos empleados deben experimentar un proceso de incorporación que se sienta intuitivo, personalizado y sin fricciones.
Entonces, ¿cómo podemos solucionar este problema? Las plataformas de IA, automatización de procesos y experiencia digital de los empleados (DEX) están transformando la forma en que las empresas incorporan a los empleados. A continuación, se presentan cinco formas en las que pueden ayudar a sus equipos.
1. Aprovisionamiento basado en IA
Cada nuevo empleado tiene necesidades diferentes. Un ingeniero de software necesita acceso a entornos de desarrollo con derechos elevados, mientras que un comercial necesita herramientas de diseño y plataformas de análisis. En lugar de obligar a todos los nuevos empleados a pasar por el mismo proceso rígido, la IA puede analizar el puesto, el departamento y la función para preconfigurar el acceso a las aplicaciones, herramientas y recursos adecuados desde el primer día.
Imagina iniciar sesión por primera vez y tener todo configurado: tu computadora portátil preconfigurada, tu correo electrónico y herramientas de colaboración listas, y una guía sobre lo que debes hacer a continuación. DEX con IA incorporada puede incluso predecir problemas comunes y brindar respuestas de manera proactiva antes de que los empleados tengan que preguntar.
2. Automatización de procesos para un acceso sin inconvenientes
Una de las mayores quejas de los nuevos empleados es el tiempo que se tarda en acceder a los sistemas críticos. A menudo, los equipos de TI y RR.HH. dependen de procesos basados en aprobaciones que crean cuellos de botella. La automatización de la gestión de acceso garantiza que se otorguen automáticamente los permisos adecuados en función del rol y la función, lo que reduce la necesidad de intervención manual.
Una plataforma DEX con automatización inteligente puede:
- Identificar y aprovisionar automáticamente cuentas y licencias de software antes del primer día;
- Detectar y resolver problemas de acceso de forma proactiva;
- monitorear los retrasos y escalar los problemas no resueltos automáticamente; y
- Realizar seguimiento con el empleado para verificar el progreso o los problemas.
- Con estas capacidades, los nuevos empleados no tienen que esperar a que el departamento de TI se ponga al día; pueden comenzar a trabajar de inmediato.
3. Asistentes virtuales para asistencia instantánea
Los nuevos empleados suelen tener preguntas básicas: “¿Cómo configuro mi firma de correo electrónico?”, “¿Dónde encuentro la información de mi nómina?”, “¿Cómo me conecto a la VPN?”. En lugar de enviar un ticket y esperar una respuesta, los asistentes virtuales impulsados por IA pueden brindar respuestas instantáneas y guiar a estos empleados paso a paso.
Los asistentes digitales no solo reducen la carga de trabajo de TI y RR. HH., sino que también mejoran la experiencia de los empleados. Al gestionar preguntas y solicitudes repetitivas, liberan a los equipos de asistencia humana para que se centren en cuestiones más complejas que requieren un toque personal.
4. Adopción acelerada de tecnología
Una plataforma DEX con todas las funciones va más allá de solucionar problemas de acceso; también ayuda a los empleados a adoptar nuevas herramientas más rápidamente.
Muchas empresas introducen plataformas de colaboración, aplicaciones en la nube, políticas de seguridad y ahora capacidades de inteligencia artificial sin brindarles a los empleados la orientación que necesitan para usarlas de manera efectiva. ¿El resultado? Frustración, bajas tasas de adopción y solicitudes de soporte técnico innecesarias.
Al integrar orientación en la aplicación, indicaciones contextuales y capacitación personalizada, las plataformas DEX ayudan a los empleados a ponerse al día rápidamente. Si un empleado tiene dificultades con una función, la plataforma puede detectar la fricción y ofrecer asistencia en tiempo real, lo que garantiza que se convierta en un usuario competente más rápido.
El impacto empresarial de una mejor incorporación
Las empresas invierten mucho para atraer a los mejores talentos, pero si la experiencia de incorporación es mala, corren el riesgo de perder esas contrataciones antes de que tengan la oportunidad de contribuir.
Un estudio de Gartner muestra que los empleados con una experiencia de incorporación positiva están más comprometidos con la empresa y tienen nueve veces menos probabilidades de irse. La Society for Human Resource Management (SHRM) informa que las organizaciones con una incorporación estructurada experimentaron una mejora interanual del 60 % en los ingresos.
Un sólido proceso de incorporación impulsado por IA, automatización y una estrategia DEX ofrece beneficios mensurables, que incluyen:
- Mayor retención: los empleados que tienen una experiencia de incorporación fluida se sienten más comprometidos y tienen menos probabilidades de irse.
- Menor tiempo de productividad: los nuevos empleados comienzan a agregar valor antes cuando no tienen que enfrentarse a obstáculos de TI.
- Reducción de la carga de trabajo de TI y RR.HH.: la automatización y el soporte impulsado por IA reducen el volumen de tickets y mejoran la eficiencia del servicio.
- Mayor satisfacción de los empleados: un proceso de incorporación fluido e intuitivo establece un tono positivo para toda la experiencia del empleado.
- Mayor compromiso de los empleados: se ha demostrado que tener empleados más dedicados produce mejoras en los ingresos.
El proceso de incorporación es más que una simple lista de verificación; también es una oportunidad para mostrarles a los empleados que la empresa valora su tiempo, productividad y experiencia. Existe la tecnología para que la incorporación sea sencilla, pero muchas empresas aún dependen de procesos obsoletos que frustran a los empleados desde el primer día.
Al adoptar la inteligencia artificial, la automatización y una estrategia DEX proactiva, las organizaciones pueden convertir la incorporación en una ventaja competitiva. En lugar de dejar a los nuevos empleados esperando, luchando y enviando solicitudes, las empresas pueden crear una experiencia que sea rápida, inteligente y empoderadora.
La primera impresión que un nuevo empleado tiene de una empresa muchas veces surge de su interacción temprana con TI y RR. HH. Y esa impresión debería ser de eficiencia, no de frustración. Es hora de repensar la incorporación y brindarles a los empleados la experiencia fluida y de calidad de consumidor que se merecen. Porque cuando los empleados comienzan bien, obtienen mejores resultados.
Acerca del autor
Tim Flower ha trabajado en TI empresarial durante más de 35 años. Comenzó su carrera en Digital Equipment en Connecticut en 1988, brindando soporte a algunos de los entornos EUC más grandes de Connecticut, como Aetna, United Technologies, GTE y The Hartford. Luego se mudó a The Hartford en 1995, donde ocupó varios puestos de liderazgo en informática de usuario final, creó el primer equipo de ingeniería de escritorio y reforzó la capacidad del Help Desk para respaldar la expansión de la informática distribuida.
Fuente: https://www.reworked.co/employee-experience/5-steps-to-better-onboarding/
