Al automatizar el trabajo pesado, optimizas el pasado. Comienza con el propósito y el diseño del sistema para crear espacio para la reinvención.
por Nicole Eisdorfer
Cuando no estamos seguros de lo que una nueva herramienta puede hacer, empezamos por darle aquello de lo que estamos cansados: tareas repetitivas, bandejas de entrada desordenadas y frustraciones cotidianas que parecen una pérdida de tiempo. En resumen, la monotonía. Sobre todo cuando la herramienta promete una velocidad inimaginable.
Pero ese instinto puede llevarnos por el camino equivocado. Al considerar dónde implementar la IA en los sistemas de RR. HH., debemos empezar por lo que intentamos lograr con nuestros sistemas, no solo por las tareas que resultan molestas.
Evalúe antes de automatizar
Cada tarea vive dentro de un sistema: una red de procesos, políticas, normas, suposiciones y señales.
Así que, antes de automatizar un trabajo, hay que preguntarse: “¿Qué hace esto dentro del sistema? ¿Qué compensa? ¿Qué señaliza? ¿Qué falla si desaparece?”
Si aplicamos IA a nuestros sistemas de forma refleja, si automatizamos en función del esfuerzo en lugar de la intención, corremos el riesgo de reforzar sistemas mal diseñados.
Por ejemplo:
- Automatizar un proceso de evaluación de desempeño deficiente no lo hará más justo.
- Digitalizar una experiencia de incorporación complicada no la hará más acogedora ni menos confusa.
- Acelerar la selección de candidatos no solucionará el sesgo si los criterios son defectuosos desde el principio.
Al priorizar la adopción de la IA frente a las tareas más tediosas, se optimiza el pasado. Al partir del propósito como función, al considerar el sistema en su conjunto, se abre el espacio para la reinvención.
En lugar de preguntar “¿qué es repetitivo?”, Recursos Humanos debería preguntar:
- ¿Qué tipo de trabajo estamos intentando proteger y qué tipo de trabajo estamos dispuestos a repensar?
- ¿Qué trabajo es fundamental para nuestra misión frente a lo que simplemente se ha heredado de los sistemas heredados?
- ¿Qué trabajos se requieren legalmente para cumplir con las obligaciones regulatorias?
- ¿Dónde el juicio humano añade valor único y dónde introduce sesgo, retraso o error?
- ¿Qué procesos no están alineados con la experiencia del empleado que decimos que queremos ofrecer?
- ¿Dónde pierden las personas el tiempo en la traducción entre sistemas, expectativas o políticas?
Estas no son preguntas hipotéticas, sino filtros estratégicos. Ayudan a los equipos de RR. HH. a pasar de la automatización como eficiencia a una automatización que refuerza la alineación con los objetivos organizacionales y las necesidades humanas.
Un marco para ayudarle a decidir
Para usar la IA intencionalmente, debemos pensar como diseñadores de sistemas, no como operadores de sistemas. Nuestra labor como diseñadores humanos es, en primer lugar, comprobar si vale la pena mantener el proceso que estamos automatizando . Un marco que lleva décadas circulando en los círculos de ingeniería de procesos puede sernos útil en este sentido.
Eliminar —> Simplificar —> Automatizar —> … con un cuarto paso, Aumentar, para reflejar la naturaleza exclusivamente colaborativa de los sistemas de IA modernos.
Este sencillo marco protege la integridad del proceso a la vez que determina dónde se puede aumentar la velocidad. La automatización es, en esencia, una decisión de diseño. Un mal diseño, una vez automatizado, se vuelve mucho más difícil de detectar, cuestionar o deshacer. Este marco no es una lista de verificación, sino un patrón de pensamiento.
Aquí están las cuatro piezas del marco:
- Eliminar lo que ya no sirve: ¿Es esta tarea realmente necesaria? ¿En qué supuestos se basa y siguen siendo ciertos?
- Simplificar lo que vale la pena conservar pero que no necesita ser complejo: ¿Se podría rediseñar esto para reducir la complejidad o la confusión antes de introducir la tecnología?
- Automatizar lo que se puede delegar sin erosionar el contexto ni la atención: ¿puede la IA respaldar o hacerse cargo de esta tarea sin perder matices?
- Ampliar el trabajo que depende del criterio humano, los matices o la confianza: ¿ un modelo de copiloto (en el que la IA apoya, y no reemplaza, al humano) conduciría a mejores decisiones o conocimientos más profundos?
Sepa qué escalar (y qué no)
El marco nos brinda una manera de reducir la velocidad, orientar nuestros planes en torno al significado y la misión y asegurarnos de que lo que escalamos merece ser escalado.
Analizar sus sistemas a través de este marco le ayudará a evitar escalar sistemas deficientes. También revelará trabajo que parece innecesario, pero que en realidad es una señal temprana de deuda de procesos. Probablemente encontrará áreas donde la IA no será útil. Y algunos trabajos no encajarán perfectamente en ninguna de las cuatro categorías porque deben rediseñarse desde cero.
Cuando hablamos del “sistema”, no nos referimos a tu conjunto de tecnologías ni a una plataforma específica. Nos referimos al ecosistema completo que configura la forma en que se realiza el trabajo.
Los procesos que rigen las decisiones y los flujos de trabajo, las políticas que dictan lo que está permitido o se asume, el lenguaje que enmarca lo que importa, la dinámica de poder que determina quién es escuchado: todos son partes del “sistema”.
La verdadera oportunidad de la IA en RRHH
La verdadera oportunidad de la IA en RR. HH. no reside en la velocidad, sino en la claridad del sistema. Si se hace correctamente, identificar cuidadosamente los objetivos para la implementación de la IA no solo puede mejorar nuestro trabajo, sino que también nos ayuda a detectar dónde el trabajo está desalineado, se retrasan las decisiones o se malgasta energía. Pero esto solo ocurrirá si, en lugar de preguntarnos “¿qué es tedioso?”, nos preguntamos “¿qué es esencial?”.
Nota del editor: Lea más sobre la IA en la tecnología y los procesos de RR.HH. a continuación:
- Si queremos que la IA ayude a RR. HH., RR. HH. debe sumarse a la conversación : los ingenieros están diseñando sistemas de IA para abordar problemas que tienen su raíz en los mismos sistemas que RR. HH. entiende mejor.
- Replantee su estrategia de RR.HH. para incluir agentes de IA : a medida que los agentes de IA se incorporan a nuestra fuerza laboral, RR.HH. debe adaptar su estrategia de fuerza laboral.
- Por qué Recursos Humanos y TI deben unir fuerzas para que la IA tenga éxito : la asociación pasada por alto en el centro de la adopción real de la IA.
Acerca del autor
La Dra. Nicole Eisdorfer escribe sobre el lado humano de los sistemas —y el lado sistémico de las personas— para ayudar a las organizaciones a alinear valores, estrategia y experiencia.