Automatización robótica de procesos 101

por Tim Kulp

Automatización robótica de procesos 101
Automatización robótica de procesos 101

La transformación digital es un concepto amorfo y abrumador. Las empresas saben que necesitan hacerlo, pero no están seguras de cómo comenzar la escalada. La automatización de procesos robóticos (RPA) es el punto de apoyo que muchos están adoptando. El año pasado, Gartner denominó a la RPA como ” el segmento de más rápido crecimiento del mercado global de software empresarial “, y ahora predice un crecimiento de dos dígitos hasta 2024.  

RPA está creciendo como un gran éxito porque se ha posicionado como una herramienta no invasiva y rentable para integrar las operaciones comerciales. Satisface dos de las mayores demandas de la economía COVID-19: la necesidad de reducir costos y disminuir la dependencia del trabajo humano para procesos repetitivos y diarios.

Si está pensando en aprovechar el poder de la RPA para su negocio, esto es lo que necesita saber:

¿Qué es RPA?

En su forma más básica, RPA está programando asistentes digitales (también conocidos como bots) para usar la tecnología de la misma manera que lo hace la gente. Imita cómo trabajan los humanos para conectar aplicaciones comerciales dispares. Al ejecutar sobre la infraestructura y los sistemas existentes, un bot copia datos de una fuente y los pega en otra. Cuando las personas realizan este tipo de trabajo, a menudo nos referimos a él como “operaciones de silla giratoria”. Ya sea que utilice mano de obra humana o bot, está evitando el gasto de actualizar o cambiar la plataforma de la tecnología.

Si ha investigado sobre los casos de uso de RPA, probablemente haya notado que sigue apareciendo una palabra: Legado. RPA es una forma no invasiva de conectar sistemas heredados que no “funcionan bien con otros” a pilas de tecnología moderna y entornos de nube. Las API de back-end son otra forma. Si tiene API que le permiten mover datos dentro y fuera de sistemas cerrados, probablemente no necesite RPA. Su director de TI puede ayudarlo a determinar qué táctica, API o RPA, es más barata, más efectiva y estable para su entorno tecnológico particular.

Hay ciertas unidades de negocio que tienen más probabilidades de beneficiarse de la RPA. Las finanzas y los recursos humanos a menudo se ven agobiados por sistemas heredados y tareas de alto volumen, repetitivas y basadas en reglas que minan la moral del empleado. El proveedor de software RPA UiPath dice que el 70% de sus clientes comienzan su viaje de automatización con finanzas y contabilidad. La entrada de datos de facturas es una prueba de concepto tan popular que UiPath demuestra la extracción y el procesamiento de facturas . Las aplicaciones de efectivo, que hacen coincidir los pagos con las cuentas por cobrar pendientes, es otro punto de partida común.

El objetivo de RPA es liberar a sus empleados humanos de la monotonía de la entrada de datos. Los robots pueden hacer este trabajo más rápido y con mucha más precisión. Las personas nunca debieron ingresar datos sin pensar. Estamos mucho más preparados para el pensamiento crítico, la creatividad y la colaboración.

Cómo elegir un proveedor

Una vez que haya evaluado su panorama técnico y haya decidido que RPA es la mejor solución, puede seleccionar un proveedor examinando a las personas que forman parte de su organización. Esto incluye su cultura y los conjuntos de habilidades disponibles. 

¿Tiene un puñado de personas repartidas por toda su organización a las que les encanta automatizar su ajetreado trabajo? Tal vez  creen macros de Excel  para ejecutar informes semanales y compartir sus aplicaciones caseras con el equipo. A estos empleados naturalmente ingeniosos los llamamos  desarrolladores ciudadanos . Si ya tiene una tienda de Microsoft, la plataforma RPA de Power Automate (anteriormente Microsoft Flow), Ui Flow  , les resultará fácil. Si están familiarizados con las capacidades de Power Apps, Power BI y AI Builder, sus desarrolladores ciudadanos pueden encadenar flujos de trabajo, utilizando conectores prediseñados para orquestar sinfonías de automatización inteligente en Dynamics 365, Microsoft 365 y Azure.  

La mayoría de los proveedores de RPA tienen opciones de código bajo y sin código en estos días. Se dan cuenta de que hacia ahí se dirige el mercado. Pero si su gente actualmente no tiene la inclinación natural a jugar con la automatización, es probable que su empresa se adapte mejor a proveedores de RPA veteranos como Pegasystems y UiPath. UiPath ha estado en ello desde 2005, por lo que su espectro de productos es más maduro que las relativamente recientes entradas al mercado de Microsoft. Sin embargo, las automatizaciones de procesos importantes requerirán que sus analistas comerciales se asocien con desarrolladores profesionales. 

¿Qué hace que un buen proyecto piloto de RPA?

Al igual que la transformación digital, la automatización es un viaje. Tienes que elegir sabiamente tu primer paso. Mi consultoría de datos y software evalúa la idoneidad de la automatización de los procesos comerciales en función de la facilidad con la que se automatizan y el valor que aportará a su organización. Recomendamos comenzar con Quick Wins. Estos proporcionan el máximo rendimiento por su dinero en oferta. Son procesos que son bastante sencillos de automatizar, pero que aún rinden beneficios relativamente altos.

Los procesos de ganancia rápida son estables, lo que significa que se componen de pasos bien documentados que no cambian. Son completamente digitales; no hay notas adhesivas ni formularios escritos a mano. Tratan solo con datos estructurados, campos con valores establecidos en lugar de los fragmentos más largos de lenguaje natural que puede encontrar en un correo electrónico o una llamada telefónica transcrita, y solo involucran de 1 a 3 aplicaciones separadas.

Para las empresas de atención médica, una gran ganancia rápida podría ser automatizar el proceso de presentación de reclamos con su mayor pagador. El proceso consta de campos, códigos y cifras en dólares. Su sistema de facturación interno interactúa con la interfaz digital de la compañía de seguros.

El objetivo de su proyecto piloto es una prueba de concepto que puede mostrar a otras unidades y departamentos. Las victorias rápidas generan confianza y entusiasmo. A partir de ahí, puede montar un Centro de excelencia de RPA . Este es un equipo ágil que desarrolla y ejecuta las reglas y la hoja de ruta para su viaje de automatización. Determina qué procesos se automatizan, en qué orden y cómo. A medida que madura su iniciativa de RPA, puede asumir procesos cada vez más complejos que involucran datos no estructurados. Las capacidades de automatización inteligente de RPA continúan creciendo a medida que las herramientas de IA se vuelven más integradas y accesibles.

Escollos para evitar

No lograr la aceptación: la automatización es un tema cargado de emociones. Los trabajadores de todos los niveles en todas las industrias están tratando de medir cuánto tiempo tienen antes de que los robots se hagan cargo de sus trabajos. Como líder empresarial, puede combatir este miedo con una comunicación clara y coherente de una visión compartida. Asegúrese de que todos comprendan lo que está automatizando y por qué, su papel en el cambio y los resultados esperados.

Hacer que las personas equivocadas demuestren el proceso: una vez que haya identificado un proceso para la automatización, debe mostrarle a su desarrollador cómo se hace para que puedan construir la automatización. La documentación del proceso es un ejercicio práctico y práctico. Una interpretación de alto nivel del proceso simplemente no es suficiente. Su desarrollador tiene que ver exactamente cómo se hace, paso a paso, de la persona que lo hace todos los días. Cuando la administración intenta demostrar un proceso comercial, generalmente solo resalta cuán alejados están de la realidad de las operaciones diarias, lo que puede conducir al tercer escollo.

Reinventar la automatización media de procesos : la mayoría de las empresas no pueden darse el lujo de estudiar y optimizar regularmente los procesos diarios. Por lo tanto, esos procesos se desarrollan silenciosamente con el tiempo. Es posible que los procesos rotos no se noten hasta que se conviertan en candidatos para la automatización. No es ninguna vergüenza tener que rediseñar un proceso empresarial. Simplemente no intente automatizarlo al mismo tiempo.  

Reimaginando su fuerza laboral

Si tiene sistemas heredados y tareas repetitivas de gran volumen, RPA probablemente pueda ahorrarle tiempo y dinero. Pero hay algunas cosas que nunca debes automatizar. La principal de ellas es su competencia central, lo que su empresa hace mejor que nadie. La automatización debería aumentar su fuerza de trabajo humana, no reemplazarla. RPA libera a sus empleados de la monotonía para que puedan generar el valor que lo hace único en el mercado.

Fuentes de investigación:

Edición de octubre de 2020 de la revista Information Today: https://www.infotoday.com/it/oct20/index.shtml

Septiembre de 2020 Estadísticas de mercado de RPA de Gartner: https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-09-21-gartner-says-worldwide-robotic-process-automation-software-revenue-to-reach -casi-2-mil millones-en-2021

Fuente: https://www.kmworld.com/Articles/Editorial/ViewPoints/Robotic-Process-Automation-101-144539.aspx

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