Por qué las huellas digitales no gestionadas, los datos ocultos y la IA convierten las salidas de empleados en riesgos comerciales.
por Lourdes González
Por qué las huellas digitales no gestionadas, los datos ocultos y la IA convierten las salidas de empleados en riesgos comerciales.
Dejar una empresa es como terminar una relación. Devuelves la laptop, entregas tu credencial y recibes un recordatorio del acuerdo de confidencialidad firmado. Esperas una ruptura definitiva. Sin embargo, muchos empleadores se aferran a algo igualmente personal: tus datos.
Aprendí esto a las malas cuando, años después, un antiguo empleador me notificó que mis datos personales habían sido objeto de una filtración. La filtración en sí no me sorprendió. Lo que sí me sorprendió fue que aún tuvieran mis datos confidenciales años después de mi salida.
La misma organización que impuso normas estrictas sobre no aceptar trabajos ni datos confidenciales cuando me fui se había quedado con los míos. Los riesgos humanos, legales y de reputación son evidentes.
Lamentablemente, no es algo infrecuente. La retención de datos de empleados es un punto ciego sistémico para RR. HH. Los datos de los empleados perduran como una huella digital en sistemas de información de recursos humanos (SIRH), nóminas, unidades compartidas y, ahora, en los conjuntos de entrenamiento de IA. Incluyen información personal y sensible, así como lo que llamamos “datos ocultos”: información no gestionada ni supervisada que perdura más allá de la relación laboral.
Es la parte de la experiencia del empleado de la que nadie habla.
Que yo recuerde, ningún empleador mencionó jamás qué pasaría con mis datos tras mi salida. Nadie me pidió mi consentimiento. Las empresas se obsesionan con evitar que sus empleados se apropien de sus datos, pero no gestionan los que conservan.
La desvinculación y la dignidad de los datos cuando la IA está en auge
La presencia de la IA en nuestras plataformas tecnológicas implica la multiplicación de los datos persistentes. Esto incluye datos tanto de empleados como de la empresa que alimentan las plataformas y herramientas de IA. Si no se gestionan, los riesgos van mucho más allá del cumplimiento normativo y amenazan la confianza, la experiencia y la privacidad de los antiguos empleados y de la propia organización.
La prueba para RR.HH. es un cambio de mentalidad para diseñar una gobernanza de datos responsable desde el principio: comenzando con la salida y estableciendo expectativas desde el principio. Esto implica asumir la responsabilidad de cada etapa del ciclo de vida del empleado y de cada punto de contacto con la IA, dejando claro a los nuevos empleados qué ocurre con su huella digital y sus datos ocultos durante el proceso.
Los datos ocultos se esconden en lugares como archivos de nómina que nunca se purgan, canales de mensajería que quedan abiertos, carpetas de colaboración que nunca se cierran y modelos de IA que todavía se entrenan con información de personas que ya no están.
Aquí es donde entra en juego la dignidad de los datos tras la salida. La dignidad de los datos implica tratar la información de un empleado con el mismo respeto que se le mostró durante su empleo. Es un compromiso con la transparencia desde el primer día: qué datos se conservan, cuáles se eliminan, cómo se utilizarán tras la salida y durante cuánto tiempo se conservarán. Abarca tanto los datos sensibles como los ocultos a lo largo de la trayectoria del empleado.
Considérelo un reflejo de las políticas que ya implementa para proteger la información de la empresa. Cuando se filtran datos ocultos a través de los sistemas de IA, se puede poner en riesgo la privacidad de los empleados y la información confidencial de la empresa. Una sola filtración genera riesgos que los equipos directivos no pueden permitirse ignorar.
Los directores de recursos humanos no pueden solucionar esto solos. Las huellas digitales y los datos ocultos de los empleados se encuentran en los departamentos de RR. HH., TI y Legal.
- RRHH gestiona las políticas, la comunicación y la dignidad en la salida.
- TI elimina huellas digitales en plataformas SaaS e IA.
- El área legal define las normas de retención, cumplimiento y protecciones.
La brecha radica en que nadie es dueño de todo el proceso, de principio a fin. Por eso persisten los datos ocultos y mi propia información perduró mucho después de mi partida. La salida de datos debería seguir un enfoque interfuncional similar a la gestión proactiva de la IA como compañero de equipo .
Aquí es donde los directores de recursos humanos deben dar un paso al frente. Sin RR. HH. que lidere el diseño de un protocolo interfuncional de desvinculación de datos basado en la dignidad de los datos, sus exempleados pueden convertirse en una carga latente.
Próxima acción del CHRO: la salida responsable equivale a una IA responsable
La gobernanza responsable de la IA y la salida responsable de los empleados se basan en la transparencia, la responsabilidad y el consentimiento.
Los empleados quieren saber: ¿Cuánto tiempo se conservarán mis datos? ¿Para qué se utilizarán? ¿Quién tiene acceso? Las organizaciones quieren tener claro qué datos pueden y no pueden usar los empleados para la IA. Las empresas que responden a estas preguntas de forma proactiva reducen el riesgo y generan confianza en sus sistemas y su liderazgo.
Esta es la lista de verificación que todo CHRO debe implementar:
- Audite qué datos conserva y durante cuánto tiempo
- Definir y comunicar reglas de retención claras
- Solicitar el consentimiento cuando los datos deben permanecer
- Establecer pautas de gobernanza de la IA para rastrear cómo se utilizan los datos de antiguos empleados y de la empresa.
Como CHRO, pregunte junto con su CIO y su Asesor Jurídico General:
- ¿Cuándo fue la última vez que usted auditó los datos de ex empleados?
- ¿Sus marcos de gobernanza de IA tienen en cuenta las huellas digitales de los antiguos empleados?
- ¿Son sus protocolos de salida tan transparentes y centrados en el ser humano como sus manuales de incorporación?
El siguiente paso es claro: RRHH debe hacerse cargo de las salidas éticas, protegiendo tanto a los ex empleados como al futuro de la empresa.
En un mundo donde los datos sobreviven al empleo, la dignidad reside en las decisiones que tomas: qué conservas, qué eliminas, cómo te comunicas y si pides o no consentimiento. Así que pregúntate: si te marcharas hoy, ¿confiarías en que tu empresa cedería tus datos con dignidad?
Nota del editor: La salida de la empresa es una oportunidad. Aquí te mostramos algunas maneras de aprovecharla al máximo:
- ¿Qué preguntas deberías hacer durante una entrevista de salida? — Las entrevistas de salida pueden ser una herramienta poderosa para la retención de empleados. Consultamos a varios expertos para que nos dieran consejos sobre cómo llevar a cabo una entrevista exitosa.
- Los superpoderes ocultos de las redes de exalumnos corporativos : atraer y retener a empleados comprometidos es fundamental para el crecimiento, y una red de exalumnos corporativos podría ser un gran impulso. Aquí te explicamos cómo.
- Déjalos mejor de lo que los encontraste : toda empresa quiere que sus empleados que se van se conviertan en embajadores de la marca. Esto es lo que las organizaciones deben hacer para lograrlo.
Acerca del autor
Lourdes González es una experimentada líder multicultural en desarrollo de talento y experiencia del empleado, conocida por desarrollar estrategias efectivas de recursos humanos en empresas de la lista Fortune 500 como BP y en empresas tecnológicas de rápido crecimiento como Workday y Farmer’s Fridge.