El entorno de trabajo digital ha pasado de ser un concepto futurista a ser la forma en que trabajan la mayoría de los trabajadores del conocimiento. Consideraciones y mejores prácticas para 2025.
por Steve Bynghall
- ¿Qué es un lugar de trabajo digital?
- ¿Cuál es la diferencia entre un espacio de trabajo digital y el lugar de trabajo digital?
- ¿Cuál es la diferencia entre la experiencia digital del empleado (DEX) y el lugar de trabajo digital?
- ¿Por qué es importante el lugar de trabajo digital?
- ¿Qué es la transformación digital del lugar de trabajo?
- Herramientas para el lugar de trabajo digital: CommonApps
- El impacto de GenAI en el lugar de trabajo digital
- Beneficios de un lugar de trabajo digital
- Mejores prácticas para un lugar de trabajo digital
- El futuro es brillante para el lugar de trabajo digital
- Preguntas frecuentes
- ¿Cómo miden las empresas la efectividad de sus iniciativas en el lugar de trabajo digital sobre el bienestar y la salud mental de los empleados?
- ¿Qué desafíos enfrentan las empresas al integrar nuevas herramientas digitales en los flujos de trabajo existentes y cómo los superan?
- ¿Quién gestiona normalmente un lugar de trabajo digital?
- Acerca del autor
El entorno de trabajo digital ha pasado de ser un concepto futurista a ser la forma en que trabajan la mayoría de los trabajadores del conocimiento. Consideraciones y mejores prácticas para 2025.
Durante años, viajábamos a la oficina o al lugar de trabajo al que uno se desplazaba para llegar al trabajo. El auge de la tecnología, con la evolución de la nube y una pandemia mundial como catalizadores, posibilitó la adopción de modelos de trabajo más flexibles e híbridos.
Hoy en día, la mayoría de nosotros —al menos aquellos involucrados en trabajos cognitivos— pasamos gran parte de nuestra jornada laboral utilizando software de lugar de trabajo digital, ya sea en la oficina, en casa o mientras viajamos.
¿Qué es un lugar de trabajo digital?
El informe “Estado del lugar de trabajo digital 2024” de Reworked define el lugar de trabajo digital como: “En constante evolución, el lugar de trabajo digital combina liderazgo, cultura, tecnología y prácticas para generar resultados críticos que impactan tanto la efectividad operativa como el compromiso de los empleados”.
“El concepto es que existe un equivalente virtual al lugar de trabajo físico, y que este debe planificarse y gestionarse de forma coherente porque es fundamental para la productividad, el compromiso y la salud laboral de las personas”, afirmó Sam Marshall , colaborador de Reworked, propietario de ClearBox Consulting y especialista en espacios de trabajo digitales con más de 20 años de experiencia.
Nancy Goebel, directora ejecutiva de Digital Workplace Group (DWG), se refiere al espacio de trabajo digital como la “sede digital de la empresa”, donde los empleados obtienen la información necesaria para desempeñar sus funciones. A medida que el espacio de trabajo digital se vuelve más inteligente, también proporciona a los empleados acceso a datos e información relevantes para tomar decisiones mejor informadas.
¿Cuál es la diferencia entre un espacio de trabajo digital y el lugar de trabajo digital?
«Espacio de trabajo digital» es un término que a menudo se usa indistintamente con «lugar de trabajo digital», en parte porque suenan muy similares y en parte porque sus definiciones se solapan. Sin embargo, los espacios de trabajo digitales y los lugares de trabajo digitales son bastante distintos.
En general, un espacio de trabajo digital es un espacio en línea donde los empleados tienen acceso a un conjunto específico de herramientas, generalmente de forma coherente y diseñada. El espacio de trabajo digital suele considerarse un concepto más amplio, que abarca no solo un conjunto más amplio de aplicaciones y tecnologías, sino también prácticas y enfoques estratégicos e integrales que apoyan a los empleados y el uso óptimo de las herramientas.
Por lo tanto, un lugar de trabajo digital podría abarcar un espacio de trabajo digital o varios espacios de trabajo digitales dentro de él.
¿Cuál es la diferencia entre la experiencia digital del empleado (DEX) y el lugar de trabajo digital?
La experiencia digital del empleado (DEX) es otro término similar que a veces se utiliza en relación con el lugar de trabajo digital o de manera intercambiable, y que enfatiza la contribución del lugar de trabajo digital a la experiencia del empleado.
“La intersección entre ambos términos es muy amplia”, afirmó Marshall. “Algunos intentan redefinir el ‘lugar de trabajo digital’ como si se tratara únicamente de la tecnología, pero yo siempre lo he visto como la experiencia integral”. Esto abarca cómo se siente una persona al trabajar dentro de una organización, así como áreas como el bienestar y la cultura. En la práctica, no se mencionan estas áreas en suficientes conversaciones sobre DEX, añadió.
“Algunos intentan redefinir el ‘lugar de trabajo digital’ como algo que solo tiene que ver con la tecnología, pero yo siempre lo he visto como una experiencia integral”.
– Sam Marshall | Consultoría ClearBox
¿Por qué es importante el lugar de trabajo digital?
El espacio de trabajo digital abarca la tecnología esencial que los empleados utilizan a diario: las herramientas, los servicios y los recursos que necesitan para desempeñar sus funciones con éxito. Esto es fundamental para la experiencia laboral de un empleado, ya sea en la oficina o en cualquier otro lugar mediante el trabajo híbrido y remoto.
El entorno de trabajo digital y su diseño, gestión y experiencia influyen en áreas como la productividad y la colaboración, favorecen los patrones de trabajo y contribuyen al compromiso de los empleados. A su vez, estos factores sustentan las operaciones diarias, favorecen la retención y atracción de talento y, en última instancia, inciden en los resultados.
“Más de cinco años de datos de encuestas muestran que las organizaciones han experimentado mejoras en la productividad e informan que los empleados están experimentando un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal gracias a la transición al entorno de trabajo digital”, afirmó Sarah Kimmel , vicepresidenta de Investigación de Simpler Media Group. “En nuestra última investigación, el entorno de trabajo digital se ha convertido en una prioridad para las organizaciones, con un 83 % que lo considera una prioridad crítica o muy importante”.
¿Qué es la transformación digital del lugar de trabajo?
El éxito empresarial actual depende de la capacidad de los empleados para conectarse, colaborar, tomar decisiones en tiempo real y ser ágiles. La IA también será un factor cada vez más crucial. Aquí es donde entra en juego la transformación digital del entorno laboral.
Aunque el término “transformación digital” se aplica más comúnmente, a menudo se trata de la transformación del lugar de trabajo digital , mejorando el lugar de trabajo tradicional a través de herramientas y tecnología digitales más avanzadas.
Si bien es posible que ya use la tecnología a su favor, la transformación digital consiste en aprovechar al máximo cada herramienta, aplicación o software, pero manteniendo la experiencia general del lugar de trabajo digital coordinada, consistente y centrada en el ser humano, en lugar de fragmentada, ineficiente o abrumadora.
Incluye pasos como:
- Evaluación de su entorno de trabajo digital actual: ¿Cómo se posiciona su entorno de trabajo en el panorama competitivo de su sector? ¿Cuáles son las deficiencias de la empresa? ¿Cuál es su nivel de madurez y dónde se encuentran las deficiencias?
- Definiendo tu futuro lugar de trabajo: ¿Cómo puedes mejorarlo en función del comportamiento, las dificultades y las preferencias de tus empleados? ¿Cómo puedes abordar las deficiencias? ¿Dónde quieres estar?
- Explorando su software de lugar de trabajo digital: ¿Qué plataforma de lugar de trabajo digital y herramientas relacionadas satisfacen los objetivos de su organización, conectan a los miembros del equipo y maximizan la productividad y la eficacia?
- Diseño del espacio de trabajo digital: ¿Cómo será su espacio de trabajo? Su diseño debe incluir el entorno de trabajo digital, pero también la tecnología integrada en su oficina física (si la tiene), incluyendo áreas como las salas de reuniones.
- Gestión del entorno de trabajo digital: ¿Cuál es la gobernanza subyacente que ayudará a mantener y guiar la evolución del entorno de trabajo digital a largo plazo? ¿Qué roles impulsan el éxito y lo sustentan?
Por qué la transformación es más que su plataforma de lugar de trabajo digital
Si bien la tecnología es esencial para la transformación del lugar de trabajo digital, es solo una parte.
Las empresas a menudo cometen el error de considerar su lugar de trabajo digital mirando solo la tecnología, dijo Rachel Happe , estratega del lugar de trabajo digital y fundadora de Engaged Organizations.
“Puede ser una conversación centrada principalmente en TI, en lugar de una conversación estratégica, operativa o de gestión sobre cómo trabajamos juntos”, dijo Happe. “Existe el riesgo real de dar a la gente herramientas muy potentes sin tener la perspectiva suficiente sobre cómo usarlas adecuadamente”.
Goebel también instó a las empresas a considerar cómo las personas realmente utilizarán la tecnología en el lugar de trabajo y el esfuerzo de cambio que implica la transformación del lugar de trabajo digital, en particular a medida que la IA cambia la forma en que trabajamos .
“La agilidad de cambio es la nueva moneda social de la empresa”, afirmó Goebel. “Los líderes digitales capaces de crear una esfera de influencia que impulse a otros a avanzar en el cambio serán un recurso muy valorado en las organizaciones”.
Herramientas para el lugar de trabajo digital: CommonApps
¿Qué tipo de aplicaciones componen un lugar de trabajo digital típico?
“Abarca todas las herramientas en línea que utilizan sus empleados en el lugar de trabajo, incluidas las aplicaciones de línea de negocio, el autoservicio de los empleados y las herramientas de colaboración y comunicación”, afirmó Marshall.
Las empresas actuales con enfoque digital utilizan una gran variedad de herramientas digitales para el entorno laboral. Algunas de las más comunes incluyen:
- Aplicaciones de comunicación : admite comunicaciones externas e internas entre colegas, gerencia, proveedores y clientes, incluido el correo electrónico, la mensajería instantánea y el chat por video.
- Herramientas de colaboración : fomenta que los empleados compartan conocimientos y trabajen juntos, a pesar de estar físicamente separados, como mediante herramientas de reuniones virtuales o documentos compartidos en la nube.
- Herramientas de productividad digital : ayuda a los empleados con la gestión de proyectos y flujos de trabajo.
- Herramientas de autoservicio para empleados : ayuda a los empleados a gestionar los principales procesos, servicios e información de RR.HH., TI y finanzas.
- Herramientas de automatización de procesos : automatiza las operaciones rutinarias en cada departamento para liberar tiempo de los empleados.
- Herramientas de IA : la IA se está integrando cada vez más en todo lo anterior, además de proporcionar una capa más inteligente para crear contenido, obtener información y realizar tareas más simples.
El impacto de GenAI en el lugar de trabajo digital
La IA generativa afecta a todas las soluciones en el entorno de trabajo digital. Muchos equipos están implementando herramientas, pero aún están desarrollando su mejor caso de uso.
“La IA está cambiando la naturaleza del trabajo y, por ende, el entorno laboral”, afirmó Marshall. “Afecta a prácticamente todos los aspectos, desde la forma en que se espera que los empleados realicen sus tareas específicas hasta la automatización de los servicios para empleados y la inteligencia integrada en todas las herramientas de productividad”.
Uno de los desarrollos más emocionantes será el crecimiento del “compañero de equipo de IA”, donde un colega artificial es parte del lugar de trabajo digital, agregó.
“La superposición de IA también empezará a actuar cada vez más como un entrenador virtual que ofrece orientación y sugerencias, y ayuda a conectar diferentes áreas del lugar de trabajo de maneras nuevas y emocionantes”, coincidió Goebel.
También predice que la IA agente conducirá a que los líderes del lugar de trabajo digital gestionen una combinación de personas y agentes de IA para realizar el trabajo.
Sin embargo, es importante recordar el elemento humano del lugar de trabajo digital; de lo contrario, corremos el riesgo de reforzar formas viejas e ineficaces de hacer las cosas, afirmó Happe.
“Existe el peligro de que la IA simplemente esté acelerando el marco actual en el que trabajan las personas al hacer que las transacciones sean cada vez más eficientes”, afirmó Happe. “Si tratamos a las personas como una capacidad de producción y la IA la acelera, entonces, básicamente, las estamos forzando a la mediocridad al usar la IA”.
Beneficios de un lugar de trabajo digital
Un lugar de trabajo digital ofrece una serie de beneficios que mejoran los resultados de una organización.
Mayor productividad
Uno de los objetivos del entorno de trabajo digital es ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Las mejoras en la productividad se manifiestan en diversas formas, incluyendo la mejora de procesos, la automatización inteligente, una mejor localización, menos interrupciones y una mejor colaboración, tanto en tiempo real como asíncrona.
“Si se pueden eliminar las reuniones de los calendarios de los empleados y compartirlas en línea para que puedan acceder a la información cuando les resulte relevante, se les ahorra tiempo y energía”, afirmó Happe. Esto también les da tiempo para reflexionar y planificar, lo que aumenta la eficacia de los empleados, añadió.
Se podría decir que un entorno de trabajo digital que facilita el teletrabajo también mejora la productividad. Sin embargo, esto sigue siendo motivo de debate, ya que algunos directores ejecutivos aún se muestran favorables al regreso a la oficina. Las encuestas han revelado que los empleados remotos creen ser más productivos , mientras que los responsables de contratación piensan que lo son menos.
Resiliencia y continuidad empresarial
Hace años, un negocio era su espacio físico. ¿Podría trasladarse a otra ubicación? Claro. Pero requería tiempo y dinero.
La pandemia lo cambió todo, y el entorno de trabajo digital impulsó una transición casi repentina al trabajo remoto a gran escala. Y aunque algunas organizaciones ahora exigen el regreso a la oficina o han formalizado el trabajo híbrido, el entorno de trabajo digital proporciona estabilidad, resiliencia y es fundamental para la planificación de la continuidad del negocio .
Mayor inclusión
La inclusión en el entorno laboral conlleva numerosos beneficios, como el acceso a una gama más amplia de conocimientos y experiencia. Investigaciones de consultoras como McKinsey también sugieren una relación entre un entorno laboral más inclusivo y el éxito empresarial .
Un lugar de trabajo digital promueve la inclusión de múltiples maneras, entre ellas:
- Hacer que los sistemas sean más accesibles y utilizables para las personas con discapacidad (hasta uno de cada cuatro trabajadores).
- Proporcionar mejores métodos de comunicación y colaboración para empleados neurodivergentes.
- Brindar a un grupo más amplio de talentos acceso a las herramientas digitales que necesitan.
- Apoyar a grupos de recursos para empleados que también promuevan la diversidad y la inclusión.
Más sostenibilidad
Un elemento de los lugares de trabajo digitales que a menudo se pasa por alto es la sostenibilidad .
“Reducir el desperdicio digital puede tener impactos ambientales positivos, como el ahorro de emisiones de CO2 mediante comunicaciones más eficientes, la reducción de viajes, la sustitución del papel por gemelos digitales, el rescate de la consultoría de datos, etc.”, afirmó Goebel.
Experiencia mejorada de los empleados
Muchos de estos beneficios mejoran la experiencia del empleado.
Eliminar la fricción digital, mejorar la productividad y ofrecer un lugar de trabajo más inclusivo podrían mejorar la forma en que un empleado se siente con respecto a su empleador.
Mejores prácticas para un lugar de trabajo digital
Ya conoces la definición de espacio de trabajo digital y sus beneficios. Ahora, veamos las mejores prácticas que lo ayudan a funcionar correctamente.
Reducir la fricción digital
La fricción digital es el esfuerzo innecesario que alguien debe realizar para usar la tecnología. Se trata de cambiar de aplicación, lidiar con búsquedas fallidas y navegar por entornos de trabajo inconexos: cualquier cosa que desperdicie tiempo y reduzca la productividad al cambiar de contexto.
Reconocer el costo, la frustración y el esfuerzo que conllevan dificultades como estas significa que una prioridad absoluta para los equipos de trabajo digitales es reducir la fricción digital.
– Nancy Goebel
Eliminar la fricción también implica reducir las interrupciones constantes que ocurren en múltiples aplicaciones, agregó Happe.
“Muchas plataformas de colaboración dependen de descargar costos a los usuarios mediante mensajes de texto y correos electrónicos que los interrumpen constantemente y los obligan a tomar decisiones minuciosas sobre lo importante”, dijo Happe. “Es fácil sentirse acosado constantemente y esto consume la energía y la capacidad de decisión de las personas”.
Promover la transparencia
Dado que la tecnología en el lugar de trabajo genera enormes cantidades de datos personales y muchas organizaciones se ven obligadas a supervisar el rendimiento de sus empleados, es fundamental tener claridad sobre cómo se utilizan los datos. Esto no solo cumple con las prácticas éticas y las normativas de privacidad de datos, sino que también evita malentendidos.
“Necesitamos ser clarísimos con los datos que capturamos”, dijo Happe. “Si las personas creen que estás observando sus pulsaciones de teclas y juzgándolas, puede ser un estrés leve y cambiar su comportamiento”.
Medir el impacto del trabajo digital
Todas las empresas deberían contar con una estrategia de espacio de trabajo digital que incluya la medición del impacto del trabajo digital. Estas mediciones ayudan a los directivos a identificar qué están haciendo bien y qué podría requerir una revisión.
Las métricas a seguir incluyen:
- Compromiso de los empleados
- Productividad de los empleados
- niveles de retención de empleados
- Tasas de adopción de software por parte de los usuarios
- Adopción del autoservicio para empleados
- Retorno de la inversión en tecnología en el lugar de trabajo
- Puntuaciones de satisfacción del usuario
- Ahorro de costes mediante la optimización y consolidación del lugar de trabajo digital
- Presupuestos del proyecto vs. costos reales
Tener una estructura de gobernanza
Debido a que los lugares de trabajo digitales son tan complejos (están repartidos por todo el panorama digital y abarcan tantas herramientas y tecnologías), las empresas necesitan planes concretos para gestionarlos.
La gobernanza digital del lugar de trabajo es un marco que ayuda a las empresas a cumplir con sus normativas, estándares, cultura y valores. Garantiza la coherencia en la experiencia del usuario, lo que beneficia a los equipos en lugar de obstaculizarlos.
Este marco incluye reglas, sistemas y procesos relacionados con temas como seguridad, comunicación, tecnología y cumplimiento.
Centrarse en la gestión del conocimiento
Con la incorporación de la IA a la combinación tecnológica del lugar de trabajo, tener bases sólidas en torno a enfoques consistentes para la gestión de datos, contenido confiable y preciso y el uso de taxonomías para que la información sea más fácil de encontrar están surgiendo como factores de éxito importantes.
“La gestión de contenido y del conocimiento, así como los datos que las rodean, están adquiriendo una importancia cada vez mayor”, afirmó Goebel. “Los profesionales del entorno laboral digital necesitan disciplinas como la gestión de datos como parte de sus competencias esenciales”.
Reflexionar sobre las prácticas digitales a nivel de equipo
Gran parte del diseño del espacio de trabajo digital se lleva a cabo a nivel organizacional. Sin embargo, muchos patrones de uso se dan a nivel de equipo, y rara vez son uniformes. Considerar con detenimiento cómo un equipo utiliza el espacio de trabajo digital y establecer las reglas pertinentes ofrece grandes beneficios.
Dedicar tiempo en equipo a reflexionar sobre cómo trabajan juntos puede ser muy beneficioso. ¿Cómo usamos Teams o Viva Engage? ¿Cómo usamos la IA? Definir todos estos aspectos es increíblemente útil.
– Rachel Happe
Proporcionar presupuesto a nivel de equipo para cubrir la habilitación digital también ayuda a los empleados a utilizar mejor las herramientas.
El futuro es brillante para el lugar de trabajo digital
Desde la pandemia, el entorno de trabajo digital dejó de ser un concepto asociado al futuro del trabajo y se convirtió en un activo estratégico para transformar nuestra jornada laboral. Afecta a todo, desde la productividad hasta la experiencia del empleado.
Ahora que la IA está preparada para transformar aún más el lugar de trabajo digital, es un momento fascinante y emocionante para involucrarse en dicho lugar.
“Anteriormente, las investigaciones de DWG sugerían que el futuro lugar de trabajo digital sería más atractivo, más inteligente y más conectado”, afirmó Goebel. “Parece que estamos encaminados hacia ese objetivo”.
Preguntas frecuentes
¿Cómo miden las empresas la efectividad de sus iniciativas en el lugar de trabajo digital sobre el bienestar y la salud mental de los empleados?
Las empresas suelen medir el impacto de las iniciativas de digitalización del espacio de trabajo en
el bienestar y la salud mental de los empleados mediante encuestas, comentarios y métricas de rendimiento. Estas medidas ayudan a evaluar el nivel de satisfacción, estrés y salud mental general de los empleados, lo que permite a las empresas ajustar sus estrategias de digitalización para fomentar un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y reducir el estrés.
¿Qué desafíos enfrentan las empresas al integrar nuevas herramientas digitales en los flujos de trabajo existentes y cómo los superan?
Las empresas se enfrentan a retos como la resistencia al cambio, problemas de compatibilidad con los sistemas existentes y necesidades de formación al integrar nuevas herramientas digitales. Superar estos retos implica comunicar claramente los beneficios, ofrecer una formación completa y garantizar que las nuevas herramientas sean compatibles con los flujos de trabajo existentes o puedan sustituirlos eficazmente.
Una sólida iniciativa de gestión del cambio puede ayudar a las personas a familiarizarse y familiarizarse con el nuevo software de entorno de trabajo digital. Los programas piloto también pueden ayudar a identificar y mitigar problemas de integración antes de su implementación completa.
¿Quién gestiona normalmente un lugar de trabajo digital?
La propiedad del lugar de trabajo digital puede cambiar de una organización a otra, pero una cosa está clara: se necesita un propietario.
Quien asuma ese rol es responsable de impulsar la adopción de tecnología, asesorar a la empresa sobre qué herramientas utilizar, crear y administrar un repositorio central de recursos clave, trabajar con las principales partes interesadas del negocio para impulsar iniciativas de experiencia de los empleados y asegurarse de que el entorno digital sea un lugar agradable y eficaz para trabajar.
Acerca del autor
Steve Bynghall es consultor y escritor independiente radicado en el Reino Unido. Se especializa en intranets, colaboración, negocios sociales, gestión del conocimiento y el entorno de trabajo digital.